Assistant(e) de Programmes - Jobs in Hamilton, ON

Job Description

THE ENGLISH VERSION WILL FOLLOWASSISTANT(E) DE PROGRAMMESPoste permanent et temps plein – 35 h / semaineLieu de travail : HamiltonÉchelle salariale annuelle : 38 070 $ – 45 867 $Sous l’autorité de la direction des Services de santé primaire, lassistant(e) de programmes accomplit les tâches administratives générales reliées à l’accueil de la clientèle et au soutien des professionnels du Centre de santé.Responsabilités:Accueillir la clientèle du Centre de santé à la Réception : vérifier leurs coordonnées, inscrire les informations de base dans le système, avertir l’intervenant(e) de leur présence et effectuer les saisies de données requises pour les dossiers électroniquesAccueillir la clientèle du Centre de santé par téléphone, répondre aux demandes de renseignements généraux, acheminer les appels aux intervenants ou prendre les messagesPréparer les trousses dinformation destinées aux clientsTenir à jour la liste des ressources disponibles à linterne et dans la communautéEnregistrer les rendez-vous de la clientèle, tenir les dossiers de la clientèle à jour en collaboration avec la secrétaire médicaleRecevoir, trier et diffuser le courrier; contrôler et transmettre les bordereaux de livraison; assurer les envois postaux ordinaires ou recommandésClasser les documents et assurer annuellement larchivage des dossiers inactifs selon la procédure en vigueurEffectuer, au besoin, le rangement de l’espace de réception de la clientèle pour maintenir une salle d’attente accueillanteMaintenir un stock suffisant de fournitures de bureau, en tenir l’inventaire et faire les commandes selon les procédures établiesParticiper à l’inventaire général des bureaux, entrepôts et espaces communsParticiper au suivi de l’entretien de la fourgonnette (mise à jour du cartable et information aux intervenants de son indisponibilité le cas échéant)Fournir un soutien administratif aux équipes du centre de santé selon les directives de la direction du secteurParticiper aux réunions du personnel et réunions de secteurAppuyer le travail de la secrétaire médicale et de la réceptionniste au besoinToute autre tâche connexe jugée nécessaire par la directionAptitudes, expérience et exigences spécifiquesDiplôme d’études secondairesCours de secrétariat ou d’informatique considéré comme un atoutExcellentes connaissances en informatique et maîtrise des technologies bureautiques, ci-inclus des dossiers médicaux électroniquesExpérience minimum de deux ans dans un environnement de service à la clientèle et de travail de bureauParler et écrire couramment le français et l’anglaisExcellente aptitude à la communication avec la clientèle de tous les âges et toutes origines, surtout avec les personnes âgéesFlexibilité pour travailler en soirée au besoinAptitude à travailler de façon autonome et au sein d’une équipeCapacité d’adaptation et à gérer plusieurs demandes simultanémentSens aigu de la résolution de problèmes et de l’organisationRespecter la confidentialité et les lois relatives à la confidentialitéVeuillez faire parvenir votre candidature avec lettre de présentation et Curriculum Vitae en français ou en anglais.Le CSCHN souscrit au principe de l’égalité d’accès à l’emploi. Des mesures dadaptation aux besoins des personnes handicapées sont offertes sur demande par le CSCHN. Nous ne communiquerons qu’avec les personnes dont la candidature aura été retenue pour une entrevue.-Program AssistantPermanent Full-time position-35 hours /weekLocation: HamiltonAnnual Salary Range: $ 38, 070 – $ 45, 867Under the authority of the Primary Health Services Director, the Program Assistant performs general administrative tasks related to the reception of clients and the support of the Centre de santés professionals.Responsibilities:Greet Centre de santés clients at the Reception Desk: verify their contact information, enter basic information into the system, notify the provider of their presence and complete the data entry required for electronic recordsGreeting clients at the Centre de santé by telephone, answering general inquiries, routing calls to the provider or taking messagesPrepare information packages for clientsMaintain a list of resources available in-house and in the communityRecord client appointments, maintain client files in collaboration with the medical secretaryReceive, sort and distribute mail; control and transmit delivery slips; ensure regular and registered mailingsFile documents and ensure the annual archiving of inactive files according to the procedure in effectTidy up the customer reception area as required to maintain a welcoming waiting roomMaintain an adequate supply of office supplies, maintain inventory and place orders according to established proceduresParticipate in the general inventory of offices, storage and common areasParticipate in the follow-up of the maintenance of the van (update the binder and inform stakeholders of its unavailability when necessary)Provide administrative support to the Centre de santés teams as directed by the sector managementParticipate in staff meetings and sector meetingsSupport the work of the medical secretary and receptionist as requiredAny other related duties as deemed necessary by managementEducation, Experience and Specific Requirements:High school diplomaSecretarial or IT courses considered an assetExcellent knowledge of IT and office related technologies, including electronic medical recordsMinimum two years experience in a customer service and office work environmentSpeak and write fluently in French and EnglishExcellent communication skills with clients of all ages and backgrounds, especially with senior populationsKnowledge of oral health issues in community settingsFlexibility to work evenings on an as needed basisAbility to work independently and as part of a teamAbility to adapt and manage time conflicting prioritiesStrong problem-solving and organizational skillsAbility to respect confidentiality, related policies and legislationPlease send us your cover letter and resume in French or English.The CSC is committed to the principle of equal access to employment. Accommodations are available upon request. Only those selected for an interview will be contacted.Quick Apply

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