TECHNICIEN(NE) EN ADMINISTRATION VOLET SECRÉTARIAT (RÉF. 708146) - Jobs in Lévis, QC

Job Description

Présentation de lorganisationLe Centre intégré de santé et de services sociaux (CISSS) de Chaudière-Appalaches offre la chance d’œuvrer dans un environnement stimulant, innovant et dynamique comptant plus de 13 000 employés, 800 médecins, sans oublier les milliers de bénévoles, de chercheurs et d’étudiants. Notre établissement vous offre l’occasion de poursuivre ou de débuter votre carrière au sein de sa grande famille.Étant le seul CISSS et CIUSSS de la province ayant obtenu la certification Entreprise en santé – Élite, nous mettons au centre de nos préoccupations les valeurs d’équité, d’humanisme et de collaboration.Nous avons piqué votre curiosité Visionnez notre vidéo présentant notre engagement envers la population ainsi que notre souci du bien-être de nos employés : https://www.youtube.com/watchv=TSJGA1mpeW4Sommaire de lemploiSous l’autorité de l’adjointe à la direction de services professionnels – Volet régional, le titulaire de ce poste est responsable de l’organisation de l’agenda, de la rédaction des procès-verbaux de réunions et du suivi des différents dossiers, en collaboration avec les techniciennes en administration et des agentes administratives de la DSP. Elle collabore également avec la technicienne administrative du CMDP pour le support à la coordination des effectifs médicaux. Elle offre un soutien administratif aux différents chefs de départements médicaux.Sommaire de lemploiSous l’autorité du directeur des programmes en déficience, en trouble du spectre de l’autisme et en réadaptation physique (DPDTSARP), la personne titulaire de ce poste assiste cette personne dans ses différentes fonctions et collabore étroitement avec elle dans le cadre de l’ensemble de ses mandats. Lors de situation d’urgence, elle agit à titre de ressource de premier niveau et prend les mesures appropriées à la situation.Elle participe activement à la gestion administrative interne de la direction. Elle voit à la coordination, à la planification, et l’organisation matérielle des réunions, des activités spéciales et en élabore les procès-verbaux. À la demande de son supérieur, elle rédige des correspondances et autres documents pertinents. Elle est responsable de la tenue et du classement des différents dossier de la direction. Elle assume aussi la diffusion des différents documents relatifs au bon fonctionnement du programme.La personne exerce des tâches de secrétariat et de bureautique touchant notamment l’utilisation des logiciels spécifiques (Word, Excel, Power Point, visioconférence, web conférence, etc.)Responsabilités et tâchesGÉNÉRALES

• Répond aux demandes de la clientèle ou redirige celles-ci à la personne-ressource. Accueille et oriente les visiteurs selon les motifs de leur présence;
• Établit et gère les urgences au niveau des demandes adressées à la Direction et assure rapidement le suivi auprès des personnes visées;
• Coordonne et contrôle le cheminement des dossiers. Veille à ce qu’ils contiennent les pièces et les renseignements requis;
• Assure la gestion documentaire des dossiers relatifs à la Direction. Effectue le classement et la mise à jour des dossiers et documents de la Direction;
• Répond à des demandes d’information, recherche, diffuse et explique les renseignements relevant de son domaine de travail et tient à jour la documentation s’y rattachant. Réfère les problèmes exceptionnels;
• Recueille et compile différentes données, en fait l’analyse et les présente sous les formes appropriées.
• Rédige la correspondance et les documents pertinents aux services concernés et élabore différents types de tableaux selon les besoins;
• Procède à la correction, la mise en page et la diffusion de documents;
• Commande les fournitures de bureau pour le personnel dont elle apporte son soutien;
• S’assure du langage administratif ainsi que de la présentation à adopter dans la correspondance et les documents officiels et utilise les équipements sur support informationnel;
• Remplit différents formulaires et rédige les rapports relatifs à son travail;
• Anticipe et prévient les besoins de son supérieur, tels que le rappel des échéanciers et des procédures administratives, le règlement d’un grand nombre de détails administratifs; discerne ce qui doit être porté à son attention et le transmet;
• Accueille, gère, organise et transmet l’information;
• Assure le suivi des demandes d’information internes et externes en référant, si nécessaire, à son supérieur;
• Assume la responsabilité des tâches générales de bureau afin d’assurer le suivi des processus sous sa responsabilité et soutient les personnes qu’elle assiste. À ce titre, tient à jour l’agenda, prend et filtre les appels téléphoniques, assure la responsabilité du courrier et du classement, réalise les photocopies et l’assemblage de documents, convoque et organise des réunions, assiste aux réunions, prend des notes, rédige des procès-verbaux, des lettres et recueille divers renseignements afin de les présenter sous les formes appropriées;
• Transcrit, à partir de brouillons, de textes déjà saisis au traitement de texte ou à l’aide de tout logiciel approprié, les lettres, textes, rapports, tableaux, etc.;
• Remplit, vérifie, corrige et concilie des listes, documents et réquisitions. Assure le suivi des documents et le respect des échéanciers;
• Respecte la confidentialité des données, des documents confidentiels, du courrier électronique et de toute autre information confidentielle;
• Prépare le matériel et les documents nécessaires aux activités d’information ou de formation supervisées par la direction;
• Organise son travail en tenant compte des priorités du personnel à qui elle apporte son soutien (support, suivi du travail);
• Connaît le fonctionnement et utilise efficacement les équipements de transmission des données et de communication (modem-télécopieur, messagerie vocale, courrier électronique, web conférence, etc.);
• Maîtrise les logiciels de traitement des diverses formes de données (texte, chiffres, images, graphiques, etc.);
• Utilise efficacement tout équipement sur support informationnel;
• Développe et maintien des compétences concernant le traitement de l’information et des communications de même que les diverses technologies reliées au travail de soutien administratif.

SPÉCIFIQUES

• S’assure de la conformité et de la qualité des documents produits pour son supérieur immédiat. (présentation, rédaction, orthographe);
• Prépare des documents et des projets de note de service lorsque requis;
• Assiste à toutes les réunions de gestion des équipes de son secteur d’activités et rédige les procès-verbaux;
• Accomplit tout autre mandat à la demande de son supérieur immédiat en soutien administratif, au bénéfice du programme. Exigences : Doit détenir un diplôme détudes collégiales (DEC), un certificat détudes collégiales (CEC) ou une attestation détudes collégiales (AEC) en secrétariat ou en bureautique

ETDoit réussir les tests suivants avant la fin de laffichage (volet secrétariat, relevant d’un directeur) : Français expert (85 %), Word avancé (80%) et Excel avancé (80 %).ETUn test de secteur est requis pour obtenir ce poste.Profil de compétences

• Maîtrise les outils bureautiques (environnement Windows et logiciels suivants : Word, Excel, PowerPoint, Lotus Notes, Visio)
• Capacité à s’adapter à différents logiciels
• Excellente maîtrise du français écrit et parlé
• Capacité à travailler en équipe et à établir des alliances en favorisant des comportements clés axés sur la collaboration et la recherche d’amélioration continue des pratiques à tous les niveaux
• Aptitudes pour les relations interpersonnelles et la communication
• Très bonne habileté de rédaction de textes administratifs
• Proactive
• Autonomie et rigueur
• Capacité à gérer la pression
• Sens de l’organisation
• Discrétion
• Capacité d’analyse et de jugement
• Sens du service à la clientèle

Les diplômes exigés pour lemploi, obtenus hors Québec, doivent être accompagnés dune évaluation comparative des études effectuées hors Québec (ÉCEEHQ) émise par le ministère de lImmigration, de la Francisation et Intégration du Québec.Avantages

• 4 semaines de vacances après une année de service;
• 13 jours de congés fériés;
• 9,6 jours de congé maladie;
• Une programme de développement des compétences et de carrière (formation);
• Un des meilleurs régimes de retraite pour les employés sur le marché (RREGOP);
• Un programme d’aide aux employés (PAE) gratuit pour résoudre les préoccupations du travail, de santé ou de la vie;
• Un programme dassurance collective modulable selon vos besoins;
• Rabais corporatifs (centre dentraînement et activité physique).

Pour consulter loffre détaillée et postuler en ligne : https://bit.ly/3qcrPHGQuick Apply

• Terms & Conditions
• New Privacy
• Privacy Center
• Accessibility

For Job Seekers

• Browse Jobs
• Advanced Job Search
• Emplois Quebec

For Employers

• Post a Job

Stay Connected