AIRBUS Canada - Adjointe administrative - Administrative assistant - Jobs in Mirabel, QC

Job Description

**THE ENGLISH POSTING FOLLOWS**Airbus est un pionnier international de lindustrie aérospatiale. Nous sommes un leader dans laconception, la fabrication et la livraison de produits, services et solutions aérospatiaux à des clients àléchelle mondiale. Nous visons un monde mieux connecté, plus sûr et plus prospère.Constructeur davions commerciaux, avec des divisions Espace et Défense ainsi que des hélicoptères,Airbus est la plus grande entreprise aéronautique et spatiale en Europe et un leader mondial.Chez Airbus Canada, nos collaborateurs travaillent ensemble à faire évoluer la mobilité partout dans lemonde, une bonne idée après lautre. Si vous avez une bonne idée, nous avons lenvironnement pourquelle devienne un produit unique ou une expérience client exceptionnelle. Vos idées sont notre énergie.Dans vos fonctions, vous serez appelé à :

• Planifier des réunions et prendre des minutes détaillées
• Répondre aux demandes de renseignements par courriel, par téléphone ou en personne
• Rédiger et distribuer des courriels, des notes de correspondance, des lettres, des télécopies et

des formulaires

• Aider à la préparation de rapports réguliers
• Développer et maintenir un système de classement informatique
• Mettre à jour et maintenir les politiques et procédures du bureau
• Réserver des arrangements de voyage
• Soumettre et rapprocher les rapports de dépenses
• Commander des fournitures de bureau
• Maintenir linventaire des fournitures en vérifiant les stocks pour déterminer le niveau dinventaire;

anticiper les fournitures nécessaires; placer et accélérer les commandes de fournitures;vérification de la réception des fournitures

• Préparer et surveiller les factures
• Participer à la préparation budgétaire
• Fournir un soutien général aux visiteurs
• Assurer la liaison avec les adjoints administratifs pour traiter les demandes
• Rechercher et créer des présentations
• Gérer plusieurs projets
• Contribuer à leffort déquipe en réalisant des résultats connexes au besoin
• Assurer le fonctionnement de léquipement en remplissant les exigences dentretien préventif;

appeler pour des réparations; tenir à jour les inventaires déquipement; évaluer de nouveauxéquipements et techniques

• Coordonner les réparations de léquipement de bureau
• Maintenir à jour la liste des équipements
• Développer et mettre à jour les systèmes administratifs pour les rendre plus efficaces
• Résoudre les problèmes administratifs
• Superviser et superviser le travail du personnel subalterne
• Maintenir à jour les registres des congés des employés
• Gérer les listes de contacts
• Maintenir à jour le plan bureau
• Gérer les informations sensibles de manière confidentielle

En tant que candidat idéal:

• Expérience confirmée en tant quadjointe ou assistante administrative
• Expérience gestion comptable ou financière
• Connaissance des systèmes et des procédures de gestion de bureau
• Connaissances informatiques, numériques et électroniques
• Connaissance pratique de léquipement de bureau, comme imprimantes et télécopieurs
• Maîtrise de la suite Google un atout (Google drive, sheets, slides, mail, meet en particulier)
• Maîtrise de MS Office (MS Excel et MS PowerPoint, en particulier)
• Excellentes compétences en gestion du temps et la capacité de prioriser le travail
• Attention aux détails et compétences en résolution de problèmes
• Excellentes compétences de communication écrite et verbale
• Fortes compétences organisationnelles avec la capacité de multi-tâche
• Sens des responsabilités
• Polyvalence
• Rigueur
• Capacité de discrétion
• Bilingue anglais & français

Veuillez télécharger votre curriculum vitae en français et en anglais.Lutilisation du genre masculin a été adoptée afin de faciliter la lecture et na aucune intentiondiscriminatoire.Airbus Canada souscrit au principe déquité en matière demploi et encourage les femmes, lesautochtones, les personnes handicapées et les membres des minorités visibles à soumettre leurscandidatures.*************************************************************************Airbus is an international pioneer in the aerospace industry. We are a leader in the design, manufactureand delivery of aerospace products, services and solutions to customers worldwide. We aim for a betterconnected, safer and more prosperous world.Manufacturer of commercial aircraft, with Space and Defense divisions as well as Helicopters, Airbus isthe largest aeronautics and Space Company in Europe and a world leader.At Airbus Canada, our people work together to make mobility evolve around the world, one good ideaafter another. If you have a great idea, we have the environment for it to become a unique product or agreat customer experience. Your ideas are our energy.In your duties, you will be called upon to:

• Schedule meetings and take detailed minutes

• Respond to inquiries by email, phone or in person
• Write and distribute emails, correspondence notes, letters, faxes and forms
• Assist in the preparation of regular reports

• Develop and maintain a computer filing system
• Update and maintain office policies and procedures
• Book travel arrangements
• Submit and reconcile expense reports
• Order office supplies
• Maintain the inventory of supplies by checking inventories to determine the inventory level;

anticipate the necessary supplies; placing and expediting orders for supplies; verification ofreceipt of supplies

• Prepare and monitor invoices
• Participate in budget preparation
• Provide general support to visitors
• Liaise with Administrative Assistants to process applications
• Find and create presentations
• Manage multiple projects
• Contribute to the team effort by achieving related results as needed
• Ensure the operation of the equipment by fulfilling preventive maintenance requirements; call

for repairs; maintain equipment inventories; evaluate new equipment and techniques

• Coordinate office equipment repairs
• Keep the equipment list up to date
• Develop and update administrative systems to make them more efficient
• Troubleshoot administrative issues
• Supervise and supervise the work of junior staff
• Maintain employee set records
• Manage contact lists
• Keep the desktop plan up to date
• Manage sensitive information confidentially

As the ideal candidate, you possess:

• Proven experience as an administrative assistant
• Experience in accounting or financial management
• Knowledge of office management systems and procedures
• Computer, digital and electronic knowledge
• Working knowledge of office equipment, such as printers and fax machines
• Mastery of the Google suite an asset (Google drive, sheets, slides, mail, meet in

particular)

• Proficiency in MS Office (MS Excel and MS PowerPoint, in particular)
• Excellent time management skills and the ability to prioritize work
• Attention to detail and problem-solving skills
• Excellent written and verbal communication skills
• ·Strong organizational skills with multi-tasking capability
• Sense of responsibility
• Versatility
• Rigour
• Discretion
• Bilingual English & French

Please upload your resume in French and English.The use of the masculine gender has been adopted for ease of reading and has no discriminatory intent.Airbus Canada subscribes to the principle of employment equity and encourages women, aboriginals,persons with disabilities and members of visible minorities to apply.This job requires an awareness of any potential compliance risks and a commitment to act with integrity, as the foundation for the Company’s success, reputation and sustainable growth.Company:Airbus Canada Limited PartnershipContract Type:Permanent Contract / CDI / Unbefristet / Contrato indefinidoExperience Level:Professional / Expérimenté(e) / Professionell / ProfesionalJob Family:Administration / Documentation <JF-FA-SA>By submitting your CV or application you are consenting to Airbus using and storing information about you for monitoring purposes relating to your application or future employment. This information will only be used by Airbus.Airbus is committed to achieving workforce diversity and creating an inclusive working environment. We welcome all applications irrespective of social and cultural background, age, gender, disability, sexual orientation or religious belief.Airbus is, and always has been, committed to equal opportunities for all. As such, we will never ask for any type of monetary exchange in the frame of a recruitment process. Any impersonation of Airbus to do so should be reported to emsom@airbus.com .At Airbus, we support you to work, connect and collaborate more easily and flexibly. Wherever possible, we foster flexible working arrangements to stimulate innovative thinking.Quick Apply

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