Coordinator, Accounts Payable / Coordonnateur des comptes fournisseurs. (24-month contract / contrat 24 mois) - Jobs in Montréal, QC

Job Description

Voir la version française à la suite de la version en anglaisCOORDINATOR, ACCOUNTS PAYABLE (24-month contract)Group: FinanceReports to: Assistant ControllerLocation: WADA Headquarters, Montreal, CanadaPosting deadline: 5 May 2022Who we areThe World Anti-Doping Agency (WADA) was established in 1999 as an international independent agency composed and funded equally by the sport movement and governments of the world. Its key activities include scientific research, education, development of anti-doping capacities, and monitoring of the World Anti-Doping Code (Code) – the document harmonizing anti-doping policies in all sports and all countries.POSITION OVERVIEWThe accounts payable coordinator role consists of daily management of all payment cycle activities in a timely and efficient manner. Their responsibility is to perform accounting and clerical duties as required to efficiently maintain and process AP transactions including month end process and to ensure best practices are always upheld.KEY RESPONSIBILITIES

• Monitor and keep track timely of all payments and expenditures, purchase orders and statement of accounts and prepare analysis report;
• Respond to all vendor and internal staff inquiries and handle any discrepancies or outstanding balances;
• Validate invoices and POs to ensure expenses are registered in the proper GL account and department by analyzing invoice/expense reports; recording entries;
• Verify vendor accounts by reconciling monthly statements and related transactions;
• Process payments (wires, EFT and credit card);
• Reconcile processed work by verifying entries and comparing system reports to balances and ensure credit is received for outstanding memos;
• Ensure to follow and comply with the corporate policies and procedures
• Maintain historical records;
• Continuous improvement on payment process;
• Responsible for all receivables (charge back and booking);
• Handle additional adhoc requests as needed;
• Contribute to team effort by accomplishing related tasks as needed;
• Other related tasks as defined by Financial Controller;

QUALIFICATIONS AND SKILLS

• A minimum of 3 years of experience in accounts payable in a multi-currency environment;
• Bachelor’s degree;
• Excellent oral and written skills in one of the two WADA official languages (English/French) and very good command of the other official language; Additional languages would be an asset;
• Good written and spoken communication skills; Able to communicate information accurately;
• Experience in working in an ERP environment
• Very high aptitude for working with computers and the Microsoft Office Suite Excel i.e. macros, creating reports is an asset;
• Sound organizational and interpersonal skills;
• Able to work quickly and meet deadlines;
• Able to work without supervision;
• Tact and discretion;
• Flexibility;
• Fit with culture and organization values (e.g. teamwork spirit and love of sport).

What we offer

• Working with great colleagues, for a good cause;
• Retirement plan (RRSP) contribution very competitive;
• Group Insurance 100% premium covered by WADA (effective first day of employment);
• Annual wellness subsidy;
• Professional development and growth opportunities;
• Hybrid work environment (post COVID pandemic, WADA is moving towards a new hybrid format; a mix of office and home-based work);

Use of the masculine in our communications refers equally to all genders.WADA believes in the success of an inclusive organization that values diversity within its team. All qualified candidates will be considered for this position in a fair manner.WADA would like to thank all candidates who have shown an interest by applying on a position. However, after a thorough profile review, only the retained candidates will be contacted.Vision: WADA’s vision is a world where all athletes compete in a doping-free sporting environment.Mission: WADAs mission is to lead a collaborative worldwide movement for doping-free sport.About us: WADA is headquartered in Montreal, Canada and has regional offices in Cape Town, Lausanne, Montevideo and Tokyo, and the office of the President in Warsaw, Poland. As of December 2021, the Agency employs approximately 173 employees and is represented by 60 nationalities. We value the diversity of our employees – current and future – that, as a global team, endeavor every day to protect the rights of clean athletes worldwide.COORDONATEUR DES COMPTES FOURNISSEURS (Contrat de 24 mois)Groupe : FinanceSupérieur : Contrôleur financierLieu : Bureau principal de l’AMA – Montréal, CanadaDate limite de candidature: 5 Mai 2022Qui nous sommesLAgence mondiale antidopage (AMA) a été créée en 1999 en tant quagence internationale indépendante composée et financée à parts égales par le mouvement sportif et les gouvernements du monde entier. Ses principales activités comprennent la recherche scientifique, léducation, le développement des capacités de lutte contre le dopage et la surveillance du Code mondial antidopage (Code) - le document qui harmonise les politiques antidopage dans tous les sports et tous les pays.APERÇU DU POSTELe rôle du coordonnateur des comptes fournisseurs consiste à gérer quotidiennement toutes les activités du cycle de paiement de manière opportune et efficace. Sa responsabilité est d’ effectuer des tâches comptables et de bureau selon les besoins pour maintenir et traiter efficacement les transactions A/P, y compris le processus de fin de mois et pour sassurer que les meilleures pratiques sont toujours respectées.PRINCIPALES RESPONSABILITÉS

• Contrôler et suivre en temps utile tous les paiements et dépenses, les bons de commande et les relevés de compte, et préparer un rapport danalyse ;
• Répondre à toutes les demandes de renseignements des fournisseurs et du personnel interne et traiter tout écart ou solde impayé ;
• Valider les factures et les bons de commande pour sassurer que les dépenses sont enregistrées dans le compte et le service GL approprié en analysant les factures/rapports de dépenses ; enregistrer les entrées ;
• Vérifiez les comptes des fournisseurs en rapprochant les relevés mensuels et les transactions connexes ;
• Traiter les paiements (virements, TEF et carte de crédit) ;
• Rapprocher le travail traité en vérifiant les entrées et en comparant les rapports du système aux soldes et sassurer que les notes en suspens sont créditées ;
• Veiller à suivre et à respecter les politiques et procédures de lentreprise
• Tenir des registres historiques ;
• Amélioration continue du processus de paiement ;
• Responsable de toutes les créances (imputation et comptabilisation) ;
• Traiter les demandes ad hoc supplémentaires selon les besoins ;
• Contribuer à leffort déquipe en accomplissant des tâches connexes selon les besoins ;
• Autres tâches connexes telles que définies par le contrôleur financier ;

QUALIFICATIONS ET EXPÉRIENCES

• Un minimum de 3 ans dexpérience dans le domaine des comptes fournisseurs dans un environnement multidevise;
• Diplôme universitaire;
• Excellentes aptitudes en communication orale et écrite dans l’une des deux langues officielles de l’AMA (français/anglais) et très bonne maîtrise de l’autre langue officielle; autres langues, un atout;
• Bonnes compétences en communication écrite et orale : capacité à communiquer des informations avec précision;
• Expérience de travail dans un environnement ERP;
• Très grande aptitude à travailler avec des ordinateurs et la suite Microsoft Office Excel, cest-à-dire les macros, la création de rapports est un atout;
• De solides compétences organisationnelles et interpersonnelles;
• Capable de travailler rapidement et de respecter les délais;
• Capable de travailler sans supervision;
• Tact et discrétion;
• Flexibilité;
• Compatibilité avec la culture de l’organisation: bon esprit d’équipe, aimer le travail d’équipe et le sport en général;
• Adhésion aux valeurs fondamentales de l’AMA: Intégrité, Ouverture d’esprit et Excellence.

Ce que nous offrons

• Travailler avec des collègues formidables, pour une bonne cause ;
• Contribution à un régime de retraite très concurrentiel ;
• Assurance collective dont la prime est couverte à 100 % par lAMA (à compter du premier jour demploi) ;
• Subvention annuelle pour le bien-être ;
• Possibilités de développement professionnel et de croissance ;
• Environnement de travail hybride (après la pandémie de COVID, lAMA soriente vers un nouveau format hybride ; un mélange de travail au bureau et à domicile) ;

L’utilisation du masculin dans nos communications réfère de manière égale à tous les genres.L’AMA croit au succès d’une organisation inclusive qui valorise la diversité au sein de son équipe. Tous les candidats et candidates qualifiés seront considérés pour ce poste de manière équitable.L’AMA tient à remercier tous les candidats qui ont manifesté leur intérêt en postulant. Cependant, après un examen approfondi du profil, seuls les candidats retenus seront contactés.Vision de l’AMA : Un monde où tous les sportifs peuvent évoluer dans un environnement sans dopage.Mission de l’AMA : Mener un mouvement mondial pour un sport sans dopage en collaboration avec ses partenaires.À propos de nous : En plus de son bureau principal situé à Montréal, au Canada, l’AMA possède des bureaux régionaux au Cap, à Lausanne, à Montevideo, à Tokyo, ainsi que le bureau du président à Varsovie. En date de décembre 2021, l’Agence comptait quelque 173 employés de 60 nationalités. Nous accordons beaucoup d’importance à la diversité de nos employés – actuels et futurs. En tant qu’équipe internationale, nous nous efforçons jour après jour de protéger les droits des sportifs propres, partout dans le monde.Quick Apply

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