Coordonnateur.trice, Communication et Avancement / Coordinator, Communications and Advancement - Jobs in Montréal

Job Description

Description du posteSEE ENGLISH VERSION BELOWIdentification de l’emploi

• Titre de l’emploi :Coordonnateur.trice, Communication et Avancement
• Division : Communication et Avancement
• Supérieur immédiat : Directeur Associé Communication et Directeur Associé Avancement
• Statut: Contrat, 3 ans, temps plein (35 heures par semaine)
• Durée de l #39;affichage: 16 août au 3 septembre 2024
• Entrée en poste : Automne 2024

Sommaire de l’emploi Le/la Coordonnateur.trice Communication et Avancement coordonne les éléments administratifs de l’emploi et certains projets en lien avec les activités de communication, de marketing, de production numérique et du développement ou soutien du financement. Le titulaire du poste fournit un soutien constant à l’équipe en se tenant informé de toutes les activités des deux divisions (Communication et Avancement) incluant le suivi des calendriers de l’équipe, des échéanciers et des budgets, en plus de prendre en charge la coordination des projets en cours. Son rôle est partagé entre les deux divisions pour assurer la collaboration et le dialogue entre la communication et le développement. De plus, il/elle veille à la connexion avec toutes les autres divisions au CCA.Principales responsabilités de l’emploi

• Faciliter la communication entre les différents départements ou équipes, en veillant à ce que chacun soit informé des mises à jour du projet, des échéances et d #39;autres informations importantes
• Coordonner les réunions, les conférences téléphoniques et les autres activités de collaboration afin de s #39;assurer que toutes les parties prenantes sont impliquées et informées
• Contrôler l #39;avancement du projet, les délais et identifier les problèmes ou retards potentiels, en les communiquant aux parties prenantes. Identifier les possibilités d #39;amélioration des processus et recommander des changements pour accroître l #39;efficacité et l #39;efficience
• Veiller à ce que toutes les ressources nécessaires soient disponibles pour soutenir les activités du projet, y compris le personnel, l #39;équipement et le matériel
• Maintenir la documentation du projet, y compris les plans du projet, les rapports d #39;état et les procès-verbaux des réunions
• Fournir un soutien administratif selon les besoins, y compris le suivi des budgets, la programmation des rendez-vous, la préparation des rapports et la gestion de la correspondance
• Jouer un rôle de soutien dans l #39;accueil des nouveaux membres du personnel des divisions, et des invités des deux divisions
• Veiller au respect des politiques, des réglementations et des normes pertinentes

Spécifique (50 %)

• Assurer le suivi des partenariats marketing ou donateurs, incluant entre autres leur renouvellement, la mise à jour des informations liées aux activités du CCA sur les plateformes partenaires
• Monitorer les boîtes courriel liée aux activités des Communication et Avancement et assurer un suivi en répondant lorsque nécessaire
• Tenir à jour les différentes listes de contacts (donateurs, amis du CCA, médias, vidéastes, agences de design, fournisseurs, les consuls, ambassadeurs, etc.) et veiller à ce que celles-ci soient conservées, gérées et utilisées dans le respect des pratiques exemplaires
• Faciliter et apporter un soutien important au développement du Gala à chaque année

Prise de décision et autonomie

• Niveau de base à intermédiaire : Les postes de ce niveau impliquent un certain degré de prise de décision et requièrent un certain niveau d #39;autonomie
• On attend des employés qu #39;ils fassent preuve de discernement et qu #39;ils prennent des décisions dans le cadre des lignes directrices établies

Problématique et défis

• Le titulaire doit travailler avec plusieurs équipes et assurer la mise à jour de plusieurs documents sur une base régulière
• Doit parfois travailler avec des agences de design externes et les guider dans la production de livrables

Conditions de travail spécifiques

• Peu de déplacement, assis la majorité du temps. Travail qui exige de collaborer et d’assurer la liaison entre plusieurs personnes

Autres

• Connaître et documenter les formats émergents et les nouvelles plateformes ; relever les tendances en matière de création et de design, en déterminant leur incidence et les occasions qu’elles sont susceptibles de créer
• Participer à la préparation du calendrier et à la planification média annuelle

_______ENGLISH VERSIONJob Identification

• Job Title: Coordinator, Communications and Advancement
• Divisions: Communications and Advancement
• Supervisor: Associate Director of Communications and Associate Director of Advancement
• Status: Contract, 3 years, full-time (35 hours per week)
• Posting Period: August 16 to September 3rd, 2024
• Start Date: Fall 2024

Job SummaryThe Coordinator, Communications and Advancement manages the administrative elements of the job and certain projects related to communications, marketing, digital production, and development or support for fundraising activities. The position holder provides ongoing support to the team by staying informed about all activities of both divisions (Communications and Advancement), including tracking team calendars, deadlines, and budgets, in addition to overseeing the coordination of ongoing projects. Their role is divided between the two divisions to ensure collaboration and dialogue between communications and development. Additionally, the position holder ensure collaboration with all other divisions within the organization.Main Job Responsibilities

• Facilitates communication between different departments or teams, ensuring that everyone is informed of project updates, deadlines, and other important information
• Coordinates meetings, conference calls, and other collaborative activities to ensure all stakeholders are involved and informed
• Monitors project progress, timelines, and identify potential issues or delays, communicating them to stakeholders. Identify process improvement opportunities and recommend changes to increase efficiency and effectiveness
• Ensures that all necessary resources, including personnel, equipment, and materials, are available to support project activities
• Maintains project documentation, including project plans, status reports, and meeting minutes
• Provides administrative support as needed, including budget tracking, scheduling appointments, preparing reports, and managing correspondence
• Plays a supportive role in welcoming new staff members and guests from both divisions
• Ensures compliance with relevant policies, regulations, and standards

Specific Responsibilities (50%)

• Tracks marketing or donor partnerships, including their renewal and updating information related to CCA activities on partner platforms
• Monitors email inboxes related to the activities of the Communications and Advancement divisions and follow-ups with responses when necessary
• Maintains and updates various contact lists (donors, friends of the CCA, media, videographers, design agencies, suppliers, consuls, ambassadors, etc.) and ensures they are managed and used in accordance with best practices
• Facilitates and provides significant support in the development of the annual Gala

Decision-Making and Autonomy

• Basic to intermediate level: Positions at this level involve some degree of decision-making and require a certain level of autonomy.
• Staff members are expected to use judgment and make decisions within established guidelines.

Challenges and Issues

• The position holder must work with multiple teams and regularly update various documents.
• Occasionally works with external design agencies and guides them in delivering outputs.

Specific Working Conditions

• Minimal travel; primarily desk work. Requires collaboration and liaison between multiple individuals.

Other

• Knowledge of emerging formats and new platforms; identifying trends in creation and design, assessing their impact, and the opportunities they may create.
• Participate in preparing the calendar and annual media planning.