Coordonnateur(trice) - Jobs in Montréal, QC

Job Description

Thèsez-vous en quelques motsDepuis 2015, Thèsez-vous met en place des environnements physiques et virtuels pensés pour faciliter le travail des étudiant.e.s aux cycles supérieurs, en proposant des conditions idéales pour rédiger un mémoire, une thèse, un article scientifique ou une demande de financement selon les meilleures pratiques documentées par la recherche.En bref, Thèsez-vous c’est :

• Des retraites de rédaction de trois jours;
• Un espace de rédaction à Montréal;
• Des activités de rédaction collective et structurée en ligne (et sur notre application Web);
• Une expertise sur les meilleures pratiques de rédaction scientifique, ancrée dans la recherche;
• Une communauté d’entraide et de soutien pour étudiant.e.s aux cycles supérieurs.

Sur le plan organisationnel, Thèsez-vous est composé de quatre équipes de travail, ou “cercles”:

• Le conseil d’administration, composé d’étudiant.e.s aux cycles supérieurs, de co-fondatrices de l’organisme et de professeur.e.s;
• L’équipe d’opérations, composée de la directrice générale, la coordonnatrice, la chargée des partenariats et du développement, la graphiste, le chargé des communications et la chargée de projets recherche et formation;
• L’équipe d’animation, composée d’une vingtaine d’étudiant.e.s aux cycles supérieurs;
• L’équipe de recherche, composée d’une vingtaine de chercheur.euse.s de diverses universités.

Description du posteNous cherchons un.e coordonnateur.trice pour la coordination de notre OBNL. Le/la coordonnateur.trice devra assurer la coordination de léquipe animation (bénévoles), de lEspace Thèsez-vous et des retraites de rédaction. Iel travaillera en étroite collaboration avec les membres de léquipe opération.Principales tâches et responsabilités: Volet 1: coordination de léquipe danimation de Thèsez-vousGérer une équipe denviron 20 à 25 personnes dans leur engagement bénévole à Thèsez-vous, plus spécifiquement:

• Recruter les bénévoles;
• Former (ou superviser la formation) des bénévoles;
• Rédiger, mettre à jour et classer les contrats de bénévolat;
• Préparer et remplir les horaires danimation des services de Thèsez-vous;
• Planifier, animer et résumer les rencontres de léquipe danimation (1 semaine sur 2 pendant la session; 1 semaine sur 3 pendant lété);
• Soutenir les bénévoles dans laccomplissement de leurs diverses tâches et responsabilités; -***la coordonnatrice ou le coordonnateur est le premier point de contact entre l’équipe d’opérations et l’équipe d’animation; à ce titre, iel est en dialogue constant avec les bénévoles, qui comptent sur son appui;
• En collabortion avec le reste de léquipe dopérations, développer et mettre à jour des outils et ressources pour faciliter le travail des bénévoles (guides danimation en présentiel et en virtuel, présentations Power Point, tableaux « Kanban », etc.);
• En collaboration avec le reste de léquipe dopérations, gérer les urgences et pépins pouvant survenir avant, pendant ou après lanimation de services.

Volet 2: coordination de lEspace Thèsez-vousGérer les services et activités à l’Espace Thèsez-vous; plus spécifiquement :

• Approvisionner l’Espace en café/thé/tisane, ainsi qu’en matériel et équipement divers; plus spécifiquement :
• Faire l’inventaire;
• Passer les commandes;
• Recevoir les livraisons;
• Envoyer les factures à la comptable;
• Faire le suivi avec les bénévoles;

• Transiger avec divers intervenant.e.s et collaborateur.trice.s de l’Espace (propriétaire, gestionnaire d’immeuble, concierge, voisin.e.s, etc);
• Planifier et coordonner le ménage/nettoyage de l’Espace à intervalles réguliers;
• En collaboration avec un.e chargé.e de projets ou d’autres membres de Thèsez-vous (si possible), gérer la Place Parlez-vous; plus spécifiquement :
• Organiser l’installation/montage de la Place au début de l’été (meubles de jardin, végétaux, etc.);
• Préparer et remplir l’horaire d’arrosage et autres tâches liées à la Place;
• Former et co-présider (avec un.e chargé.e de projet, si possible) le Comité de gestion de la Place;
• Organiser la soirée de lancement de la Place (fournisseurs nourriture et boissons, permis d’alcool, performances, etc.);
• Organiser la soirée de clôture de la Place (soirée spéciale de la rentrée);
• En collaboration avec le Comité de gestion de la Place Parlez-vous, imaginer et organiser des activités sociales, sportives et artistiques sur la Place tout au long de l’été;

• En temps de COVID (ou autre pandémie!), se renseigner sur les mesures sanitaires applicables au milieu communautaire, les annoncer et les faire appliquer à l’Espace;
• Voir à la bonne marche générale des animations et autres activités à l’Espace et sur la Place; plus spécifiquement :
• Sassurer que lEspace et la Place soient fonctionnels et propres;
• Sassurer que lanimation des services à lEspace et sur la Place soit de qualité;
• Sassurer que lambiance régnant à lEspace et sur la Place soit bonne;
• Sassurer que les relations avec le voisinage ainsi quavec tous les fournisseurs et collaborateur.trice.s de lEspace et de la Place soient bonnes.

Volet 3 : coordination des retraites de rédaction de Thèsez-vous​Planifier et organiser les retraites de rédaction en nature de Thèsez-vous; plus spécifiquement :

• Contacter les sites d’hébergement et négocier des ententes avec eux;
• En collaboration avec le reste de l’équipe d’opérations, planifier le calendrier des retraites;
• En collaborations avec le reste de l’équipe d’opérations, programmer les retraites sur la boutique en ligne de Thèsez-vous;
• Gérer les inscriptions/annulations aux retraites, dont les listes d’attente sur la boutique en ligne de Thèsez-vous;
• Envoyer la liste participant.e.s et de leurs restrictions alimentaires aux sites;
• Faire le suivi avec les participant.e.s relativement à leurs besoins particuliers;
• Recruter et former des animateur.trice.s pour les retraites;
• Rédiger, mettre à jour et classer les contrats d’animation des retraites;
• En collaboration avec le reste de l’équipe d’opérations, développer et mettre à jour des outils et ressources pour faciliter le travail des animateur.trice.s des retraites (présentation Power Point pour l’atelier d’introduction, guide d’information sur les sites, check-list du contenu de la valise d’animation, etc.);
• Préparer la valise d’animation pour les retraites, comportant tout le matériel requis (rallonges, barres multiprises, affiches, matériel de bureau, etc.);
• Récolter les commentaires des animateur.trice.s après les retraites;
• Faire le suivi avec les sites pour proposer des modifications, lorsque requis.

Volet 4 : autres tâches de coordinationEffectuer d’autres tâches de gestion pour assurer la bonne marche de Thèsez-vous, dont :

• En collaboration avec le reste de l’équipe d’opérations, imaginer et opérationnaliser (c’est-à-dire programmer sur la boutique en ligne) de nouveaux services ou activités;
• En collaboration avec le reste de léquipe d’opérations, sassurer de la justesse des informations présentées sur le site internet et sur la boutique en ligne par rapport à loffre de services de Thèsez-vous;
• En première ligne, gérer tout conflit ou différend pouvant survenir avant, pendant ou après l’animation de services ou activités de Thèsez-vous, à l’Espace Thèsez-vous, sur la Place Parlez-vous, en retraite de rédaction ou en ligne; au besoin, faire intervenir l’équipe opérations (en deuxième ligne) et le conseil dadministration (en troisième ligne).

Compétences et aptitudes requises :

• Expérience en coordination ou en gestion de projets ou d’événements;
• Excellente maîtrise de la langue française;
• Bonne maîtrise de la langue anglaise;
• Sens de l’organisation;
• Esprit de leadership, sens de l’initiative et autonomie;
• Heureux mélange de flexibilité et de fermeté;
• Créativité et débrouillardise;
• Rigueur et minutie;
• Bienveillance, patience et empathie;
• Excellentes aptitudes sociales et compétences communicationnelles (connaissances ou compétences en communication non-violente un atout);
• Capacité à travailler sous pression;
• Capacité à travailler en équipe et goût pour cela; en particulier, capacité à donner et à recevoir de la rétroaction de manière professionnelle et bienveillante.

Conditions d’emploi et avantages

• Entrée en fonction en septembre 2022; période de formation en juillet (environ deux semaines)
• Contrat de 28h/semaine (mandat dun an renouvelable);
• Salaire de 25$ / heure;
• Accès gratuit à l’Espace de rédaction Thèsez-vous, dans le quartier Villeray à Montréal;
• Accès gratuits à certains services de l’OBNL;
• Intégration d’une équipe de travail bienveillante, dynamique (et vraiment le fun!) qui a à cÅ“ur d’appliquer les principes de la gestion horizontale et sociocratique.

Pour soumettre votre candidatureFaites-nous parvenir votre CV, votre lettre de présentation par courriel, avant le 4 juillet 2022. Pour toute question concernant le poste, nous vous invitons à nous contacter par courriel à la même adresse, il nous fera plaisir de répondre dès que possible.Nous avons hâte de vous rencontrer!Type demploi : Temps plein, PermanentSalaire : 25,00$ par heureAvantages :

• Congés de Vacances et Compensatoires
• Horaires flexibles
• Horaires flexibles
• Tenue Décontractée
• Travail à domicile

Horaire :

• Quart de jour
• Repos la fin de semaine

Capacité à faire le trajet ou à déménager:

• Montréal, QC: Faire le trajet sans problème ou prévoir un déménagement avant de prendre son poste (Souhaité)

Question(s) de présélection:

• Êtes-vous éligible à la subvention salariale d’Emploi été Canada Pour lêtre, vous devez avoir entre 15 et 30 ans et avoir l’autorisation légale de travailler au Canada (ce qui signifie que vous devez détenir un numéro d’assurance sociale valide)).

Expérience:

• Gestion de projet: 1 an (Souhaité)

Date limite de candidature : 2022-07-07Date de début prévue : 2022-09-01Quick Apply

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