Property Administrator / Administrateur(trice) de propriétés - Jobs in Montréal, QC

Job Description

First Capital [TSX: FCR.UN] is a leading owner, operator, and developer of mixed-use real estate located in Canada’s most densely populated cities. First Capital’s focus is on creating thriving urban neighbourhoods to generate value for businesses, residents, communities and our investors. We strive for performance excellence at our properties and new developments, creating healthy and sustainable urban neighbourhoods. As one of the Greater Toronto Area’s top employers, we foster a vibrant corporate culture that ensures equal opportunity and well-being for all employees in a dynamic and rewarding workplace.THE ROLE:We are looking for a Property Administrator to join our dynamic property management team based in Saint-Leonard, Montreal. Reporting to the Property Manager, the Property Administrator will be responsible for providing various services to effectively operate and maintain a portfolio of retail and mixed-use properties. Those services will include accounts receivable reporting, accounts payable processing, budgeting, supplier invoicing, rent roll review, and tenant communication. In this role, you will very much be an integral part of the team and support the delivery of “best in class” property operations to enhance our assets and tenants’ relationships.WHAT YOU WILL DO:

• Provide critical administrative support to the property management team.
• Conduct review of the monthly rent-roll and pre-authorized debit report.
• Perform accounts receivable reporting, including bank deposits, form filling, and inputting accounts receivable commentary.
• Prepare and process purchase orders and accounts payable invoices.
• Send, collect, and process various tenant chargebacks.
• Oversee the payment of utilities, track billing and assist with collection of data for tenant charge backs, and environmental, social, and governance (ESG) reporting.
• Prepare manual tenant statements of accounts and manage account reconciliations.
• Issue demand, default, or termination notices to tenants.
• Review and prepare tenant notification letters, stop billing notices, last months rent application, and security deposit application.
• Prepare and issue tenant refunds.
• Assist with monthly and annual budgets.
• Monitor, track, and collect tenant insurance and tenant sales reports.
• Prepare check lists for tenants move-in and move-outs and ensure all documentation are completed.
• Liaise with the Operations team to dispatch maintenance and security at tenant’s request and to facilitate smooth day-to-day site activities.
• Liaise with property accountants, lease administrators, and legal to ensure the accuracy of tenants information.
• Participate in special projects and take on other duties as assigned.

WHAT YOU BRING:

• One (1) to three (3) years of administration experience, ideally within residential, commercial, or retail property management.
• Post-secondary education, preferably in business, accounting, or related field as an asset.

SPECIFIC SKILLS YOU NEED TO BE SUCCESSFUL:

• Must be fully bilingual in French and English.
• You care about providing exceptional customer service and you know how to create connections and lasting first impressions.
• Service oriented with the ability to problem solve and offer solutions.
• Excellent communication skills to effectively communicate with tenants, suppliers, internal teams, and other stakeholders.
• Strong attention to detail and time management skills to coordinate multiple, competing priorities and deadlines.
• You have solid computer skills coupled with sound knowledge of Microsoft Office (Excel, PowerPoint, Word, and Outlook). Experience working with JDE, and Building Engines would be an asset.

WHAT WE OFFER:We invest in People. Along with our competitive compensation packages—we’re always thinking of new ways for our people to share in the company’s success. We are very proud to offer the following to our employees:

• Flexible Hours
• Remote workdays
• Company-matched savings plans
• Annual Wellness Subsidy
• Tuition & Development Program
• Employee Referral Program
• Rewards and Recognition Programs
• Paid time off during December holiday season
• Parental leave benefits

Our people are what makes us different. At First Capital we are committed to workplace diversity and inclusion within our organization, therefore, we encourage all qualified persons from all backgrounds to apply. Accommodations are available, upon request, to all applicants with disabilities throughout our hiring process.First Capital [TSX: FCR.UN] est l’un des principaux propriétaires, opérateur et promoteurs d’immeubles à usages multiples situés dans les villes canadiennes les plus densément peuplées. First Capital se concentre sur la création de quartiers ultra-urbains prospères pour générer de la valeur pour les entreprises, les résidents, les quartiers et nos investisseurs. Nous visons l’excellence dans nos propriétés et nos nouveaux projets, en créant des quartiers urbains sains et durables. Figurant parmi les meilleurs employeurs de la région du Grand Toronto, nous favorisons une culture d’entreprise dynamique garantissant l’égalité des chances et le bien-être de tous les employés dans un lieu de travail dynamique et enrichissant.LE POSTE :First Capital est à la recherche d’un ou d’une administrateur(trice) de propriétés tourné(e) vers le service pour rejoindre notre équipe dynamique de gestion immobilière. L’administrateur(trice) de propriétés relèvera du gestionnaire de propriétés et sera chargé(e) de fournir divers services pour exploiter et maintenir efficacement un portefeuille de propriétés commerciales et à usage mixte. Ces services comprennent la production de rapports sur les comptes débiteurs, le traitement des comptes créditeurs, l’établissement du budget, la facturation des fournisseurs, la révision des loyers et la communication avec les locataires. Dans ce poste, vous ferez partie intégrante de l’équipe et vous contribuerez à l’exécution d’opérations immobilières de premier ordre afin de valoriser nos actifs et les relations avec les locataires.CE QUE VOUS FEREZ :

• Fournir un soutien administratif essentiel à l’équipe de gestion immobilière.
• Procéder à l’examen des rapports mensuels de loyers et de débits préautorisés.
• Effectuer le suivi des comptes débiteurs, notamment les dépôts bancaires, le remplissage des formulaires et la saisie des commentaires sur les comptes débiteurs.
• Préparer et traiter les bons de commande et les factures des comptes fournisseurs.
• Envoyez, percevez et gérez les différentes rétrofacturations des locataires.
• Superviser le paiement des charges, suivre la facturation et aider à la collecte des données pour les remboursements des locataires et l’élaboration des rapports environnementaux, sociaux et de gouvernance (ESG).
• Préparer les relevés de comptes manuels des locataires et gérer les rapprochements de comptes.
• Émettre des avis de mise en demeure, de défaut de paiement ou de résiliation aux locataires.
• Examiner et préparer les lettres de notification aux locataires, les avis de suspension de facturation, la demande de loyer du mois passé et la demande de dépôt de garantie.
• Préparer et émettre les remboursements destinés aux locataires.
• Contribuer à l’élaboration des budgets mensuels et annuels.
• Surveiller, suivre et collecter les rapports d’assurance et de vente des locataires.
• Préparer des listes de contrôle pour les entrées et départs des locataires et s’assurer que tous les documents sont remplis.
• Assurer la liaison avec l’équipe d’exploitation pour envoyer des agents de maintenance et de sécurité à la demande des locataires et faciliter le bon déroulement des activités quotidiennes sur le site.
• Assurer la liaison avec les comptables immobiliers, les administrateurs de baux et les services juridiques pour garantir l’exactitude des informations relatives aux locataires.
• Participer à des projets exceptionnels et assumer d’autres tâches selon les besoins.

CE QUE VOUS APPORTEZ:

• Un (1) à trois (3) ans d’expérience en administration, idéalement dans la gestion de propriétés résidentielles, commerciales ou de vente au détail.
• Une formation postsecondaire, de préférence en commerce, en comptabilité ou dans un domaine connexe, constitue un atout.

COMPÉTENCES PARTICULIÈRES POUR RÉUSSIR DANS LE POSTE :

• Très bonne capacité de communication pour échanger efficacement avec les locataires, les fournisseurs, les équipes internes et les autres parties prenantes.
• Un grand souci du détail et des aptitudes à gérer son temps pour concilier des priorités et des échéances multiples et concurrentes.
• Vous disposez de solides compétences informatiques et d’une bonne connaissance de Microsoft Office (Excel, PowerPoint, Word et Outlook). Une expérience de travail avec JDE, et Building Engines est un atout.

CE QUE NOUS OFFRONS :Nous investissons dans notre personnel. En plus de nos programmes de rémunération compétitifs, nous pensons toujours à de nouvelles façons pour nos employés de partager le succès de lentreprise. Nous sommes très fiers doffrir ce qui suit à nos employés:

• Heures flexibles
• Jours de travail à distance
• Plans dépargne jumelés à lentreprise
• Subvention annuelle pour le bien-être
• Programme de scolarité et de développement
• Programme de référencement de personnel
• Programmes de récompenses et de reconnaissance
• Congés payés pendant les vacances de décembre
• Prestations de congé parental

Notre différence, c’est notre personnel. Au sein de First Capital, nous nous engageons en faveur de la diversité et de l’inclusion sur le lieu de travail. Nous encourageons ainsi toutes les personnes qualifiées provenant de tout horizon à présenter leur candidature. Au cours de notre processus d’embauche, des accommodements sont possibles sur demande pour tout candidat en situation de handicap.Quick Apply

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