Executive Assistant/Events Planner - Jobs in Dollard-Des Ormeaux, QC

Job Description

At Brother, we live and breathe the spirit of “at your side” by offering our people careers where they can learn, grow and thrive. And with over 100 years of experience making high-quality printers, labellers, scanners, sewing, embroidery, and quilting machines, we’re a rock-solid company with a reputation for being great people delivering a superior customer experience.Are you detail-oriented, great at multi-tasking, and always on the lookout for the best ways to get things done Do you take pride in keeping everyone and everything organized Are you a resourceful and passionate people person Does creating memorable events and making sure everyone is having a great time excite you If you answered yes, then the Administrative Assistant/Events Planner opportunity at Brother could be for you!What youd be doing:Reporting to the Senior Director, CTM (Corporate Talent Management), you will work independently while exercising initiative and judgment to provide administrative support to the President, the executive management team, and the Corporate Talent Management department. Also, you’ll be the person running our corporate events, social gatherings, and Corporate Social Responsibilities (CSR) initiatives.Administrative

• Provide administrative support to the President
• Coordinate scheduling of meetings as well as travel and other arrangements
• Attend meetings, keep written minutes of the meetings, ensure the distribution of minutes and manage follow-ups on actions
• Identify and prepare materials and information needed for meetings, such as reports, including PowerPoint presentations, Word documents, and Excel reports
• Prepare weekly expense reports
• Coordinate offsite meetings
• Proofread and format various official documents
• Provide support to various projects/departments as required
• Purchase orders and invoice processing
• Maintain monthly budget
• Manage contract documents
• Provide support to Corporate Communications as needed

Events Planning

• Plan, organize, create, and execute all corporate and social events
• Liaise with outside agencies and suppliers
• Manage events budget

Corporate Social Responsibility

• Execute the yearly CSR calendar and events
• Liaise with our partners

What we look for:

• 3 to 5 years’ administrative assistant experience working for executives in a high-paced environment
• 3 to 5 years’ experience planning and organizing events
• English/French, both verbal and written
• Proficiency in MS Office Suite (Word, Excel, PowerPoint)

To be set up for success:

• Passion for bringing our Brother community to life
• Excellent written and verbal communication skills
• Strong organizational skills
• Ability to take initiative, work independently and meet deadlines
• Positive attitude, resiliency, and problem-solving skills
• You’re accountable, authentic, and bold!
• You strive for excellence in all that you do

What you need to know about Brother:

• Our shared values are Inclusion, Collaboration, Customer Centricity and Social Responsibility
• We’re an open and honest group of people that foster a challenging spirit in all that we do
• "At your side" is more than a slogan; it’s our purpose and we do our best to fulfill it every day
• We’re great people who work hard, play hard and look out for each other because we’re a team – it’s that simple!

What Brother has to offer:

• Were committed to achieving shared success and we provide opportunities for you to develop through experience, training and learning via Brother University
• RRSP program – we match up to 4% base salary per year after your first year of enrollment
• Insurance package that cares for you as much as we do
• Wellness subsidy to support your wellness goals
• Recognition Awards Program: we give and receive kudos through our social recognition program, where you accumulate points towards your preferred reward
• Friends and Family discount on Brother products save you, your friends and family money on the things you need
• Hybrid work model (at home/in the office) provides greater balance in supporting our Brother Community and team spirit

Bring your positive attitude and great personality and apply today to become our next Administrative Assistant/Events Planner! #joinbrothercanadaAt Brother Canada, we strive to provide an environment where everyone feels valued by respecting individual differences and welcoming diverse life and work styles. We are an equalopportunity employer and do not discriminate or make employment decisions on the basis of race, colour, religion, sex, disability, or any other protected characteristic.-Chez Brother, nous incarnons et respirons l’esprit « At your side » en offrant à nos employés des carrières où ils peuvent apprendre, grandir et s’épanouir. Possédant plus de 100 ans d’expérience dans la fabrication d’imprimantes, d’étiqueteuses, de scanners et de machines à coudre, à broder et de courtepointe de qualité supérieure, nous sommes une entreprise solide comme le roc et nous avons la réputation d’être des gens formidables qui offrent une expérience client remarquable.Êtes-vous une personne soucieuse des détails, douée pour mener plusieurs tâches de front et toujours à l’affût des pratiques exemplaires dans votre travail Ressentez-vous une grande fierté quand tout est bien organisé Êtes-vous une personne pleine de ressources et passionnée par les gens Aimez-vous créer des événements mémorables en faisant en sorte que tout le monde passe un moment agréable Si vous avez répondu « oui » à toutes ces questions, ce poste d’adjoint administratif et planificateur d’événement chez Brother pourrait bien être pour vous.Voici ce que vous ferez :Relevant de la directrice principale de la gestion des talents de l’entreprise (GTE), votre travail consistera à fournir un soutien administratif au président, à l’équipe de direction et au service de la gestion des talents de l’entreprise. Vous travaillerez de façon indépendante tout en faisant preuve d’initiative et de jugement. De plus, vous serez responsable de l’organisation de nos événements corporatifs, de nos activités sociales et nos initiatives liées à la responsabilité sociale d’entreprise (RSE).Tâches administratives

• Fournir du soutien administratif au président
• Coordonner l’organisation des réunions, les déplacements et autres arrangements
• Assister aux réunions, rédiger les procès-verbaux des réunions, assurer leur distribution et effectuer le suivi des mesures adoptées
• Déterminer et préparer la documentation et l’information requises pour les rencontres, comme les rapports, les présentations PowerPoint, les documents Word et les tableaux Excel
• Préparer les rapports de dépenses hebdomadaires
• Coordonner les réunions à l’extérieur du bureau
• Faire la relecture et la mise en forme de divers documents officiels
• Fournir du soutien pour divers projets ou à différents services au besoin
• Traiter les bons de commande et les factures
• Gérer le budget mensuel
• Gérer la documentation liée aux ententes
• Fournir du soutien au service des communications corporatives, au besoin

Planification d’événements

• Planifier, organiser, créer et gérer tous les événements corporatifs et sociaux
• Agir à titre de personne-ressource auprès des agences externes et des fournisseurs
• Gérer le budget des événements

Responsabilité sociale d’entreprise (RSE)

• Gérer le calendrier annuel des événements liés à la RSE
• Agir à titre de personne-ressource auprès de nos partenaires

Qualifications requises pour le poste :

• De 3 à 5 ans d’expérience à titre d’adjoint administratif auprès de cadres dans un environnement dynamique
• De 3 à 5 ans d’expérience dans la planification et l’organisation d’événements
• Maîtrise du français et de l’anglais à l’écrite et à l’oral
• Maîtrise de la suite MS Office (Word, Excel, PowerPoint)

Pour réussir :

• Vous êtes une personne passionnée et déterminée à rendre la communauté Brother vivante
• Vous avez d’excellentes aptitudes en communication écrite et orale
• Vous possédez d’excellentes compétences organisationnelles
• Vous prenez des initiatives, travaillez de façon indépendante et respectez les échéanciers
• Vous avez une attitude positive, faites preuve de résilience et êtes habile en résolution de problèmes
• Vous êtes une personne responsable, authentique et audacieuse!
• Vous visez l’excellence dans tout ce que vous faites

Ce que vous devez savoir au sujet de Brother :

• Nos valeurs communes sont l’inclusion, la collaboration, l’orientation client et la responsabilité sociale
• Nous sommes un groupe de personnes ouvertes et honnêtes qui cultivent le goût du défi dans tout ce que nous faisons
• « At your side » est plus qu’un slogan; c’est notre objectif et nous faisons de notre mieux pour l’atteindre chaque jour
• Nous sommes des gens formidables qui travaillent fort, associent sérieux et plaisir et s’entraident parce que nous sommes une équipe — c’est aussi simple que cela!

Ce que Brother a à offrir :

• Nous nous engageons à parvenir au succès commun et nous vous offrons des opportunités de vous développer par l’expérience, la formation et l’apprentissage avec l’Université Brother
• Programme de REER : nous versons une contribution de contrepartie allant jusqu’à 4 % du salaire de base par an après votre première année d’emploi
• Un ensemble d’assurance qui se soucie de vous autant que nous
• Une subvention de santé pour vous aider à atteindre vos objectifs
• Programme de reconnaissance : nous donnons et recevons des félicitations par le biais de notre programme de reconnaissance sociale, dans le cadre duquel vous accumulez des points pour le cadeau de votre choix
• Des rabais accordés à vous, à vos amis et aux membres de votre famille sur les produits Brother qui vous feront économiser de l’argent sur les articles dont vous avez besoin
• Mode de travail hybride (au bureau et à la maison) favorisant un bon équilibre pour soutenir notre communauté Brother et notre esprit d’équipe

Apportez votre attitude positive et votre belle personnalité chez Brother aujourd’hui et devenez notre prochain adjoint administratif et planificateur d’événement!Chez Brother Canada, nous nous efforçons d’offrir un environnement de travail où tous se sentent valorisés en respectant les différences individuelles et en accueillant des styles de vie et de travail variés. Nous sommes un employeur qui souscrit au principe de l’égalité des chances. Nous ne faisons aucune discrimination et ne prenons aucune décision d’embauche fondée sur la race, la couleur, la religion, le genre, le handicap, ni toute autre caractéristique protégée.Quick Apply

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