Executive Assistant to the Senior Director of Finance/Adjoint(e) de direction auprès du Directeur principal des finances - Jobs in Kahnawake

Job Description

Playground is an internationally renowned gaming destination located a short 15-minute drive south of downtown Montreal, within the Mohawk territory of Kahnawake. We are currently expanding, unveiling new gaming floors, a luxurious hotel, and specialized dining options.Position Overview:The Executive Assistant to the Senior Director of Finance will provide high-level administrative support, ensuring the smooth and efficient operation of the finance department. The ideal candidate will possess exceptional organizational skills, a keen attention to detail, and the ability to manage multiple priorities in a fast-paced environment. This role requires a high level of confidentiality, professionalism, and the ability to communicate effectively with various stakeholders. The Executive Assistant plays a critical role in maintaining efficiency, confidentiality, and effective communication, contributing to the overall success of the organization.What we have to offer:

• Competitive compensation (annual salary of $80K-90K - based on experience, comprehensive group insurance)
• Flexible schedule options
• Discounts on food
• Comprehensive paid training
• Opportunities for career advancement
• Company-wide events
• Playground Cares volunteer opportunities

Responsibilities:Administrative Support:

• Manage the Senior Director’s calendar, schedule meetings, and coordinate appointments.
• Prepare and edit correspondence, communications, presentations, and other documents.
• Organize and maintain files and records, ensuring data integrity and confidentiality.
• Manage inquiries or requests from vendors, investors, contractors and team members.
• Prepare and submit expenses and book and manage travel, events, and meetings including logistics such as materials, venue, food, expenses, etc.

Meeting Coordination:

• Arrange and coordinate logistics for meetings, including booking venues, preparing agendas, and distributing materials.
• Take meeting minutes, track action items, and ensure follow-up on commitments.
• Assist in the preparation of financial reports, presentations, and analysis for meetings.

Travel Management:

• Coordinate travel arrangements, including flights, accommodations, transportation, and itineraries.
• Prepare and submit expense reports and ensure timely reimbursement.

Project Management:

• Assist in the planning and execution of special projects and events.
• Coordinate cross-functional teams and track project timelines and deliverables.
• Provide support on projects, presentations and special assignments as required.

Communication:

• Handle incoming and outgoing communications, including phone calls, emails, and mail.
• Serve as a liaison between the Senior Director and internal/external stakeholders.
• Ensure effective communication and information flow within the finance department and other departments.
• Manage and prioritize email communication and tasks including coordinating responses from the Executive team as needed.

Office Management:

• Oversee office supplies and equipment, ensuring the office is well-maintained and stocked.
• Assist in the onboarding of new finance department staff, including training and orientation.

Confidentiality:

• Handle sensitive and confidential information with discretion and integrity.

Personal assistance

• Schedule and manage personal appointments, projects and travel, including transportation, accommodations, etc.
• Manage mail, package deliveries, etc.
• Execute a variety of personal support tasks, including placing orders, vehicle maintenance, general errands, and more.

Requirements:

• Bilingual (French/English) - an asset.
• Post-secondary degree or an equivalent combination of formal training and experience.
• Minimum of 5 years of experience in an executive assistant or similar role, within a finance department or complex technical industry such as manufacturing.
• Proficient in Microsoft Office Suite (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
• Comfortable using AI tools such as ChatGPT for various administrative functions (full subscription provided).
• Strong organizational and time management skills with the ability to prioritize tasks.
• Excellent written and verbal communication skills.
• High level of professionalism, discretion, and confidentiality.
• Ability to work independently and as part of a team.
• Strong attention to detail and problem-solving skills.

Important Characteristics

• Organized – you can manage multiple tasks flawlessly and prioritize appropriately. You sweat the small details so that the Executive team doesn #39;t have to!
• A self-starter – you take ownership over your work, proudly take initiative, and don’t require constant direction from others to keep you productive and on task.
• Trustworthy –demonstrated and impeccable sense of discretion, tact, integrity, and etiquette as well as sound judgment especially in confidential and sensitive matters.
• An expert communicator – you’re personable, display great phone etiquette, and are able to ensure your message is communicated in a clear and effective manner.
• A problem-solver – you’re proactive and have the ability to rapidly find problems and identify opportunities. You have an analytical mind and enjoy solving complex problems.

Join our team and become a vital part of an exceptional journey. Here, your unique talents and ambitions will flourish, finding the perfect environment to thrive. Apply today and embark on a journey of innovation, synergy, and personal growth that will reshape the course of your career.___________________________________________________Playground est une destination de jeu internationalement reconnue située à seulement 15 minutes en voiture au sud du centre-ville de Montréal, sur le territoire mohawk de Kahnawake. Nous sommes actuellement en expansion, dévoilant de nouveaux espaces de jeu, un hôtel luxueux et des options de restauration spécialisées.Aperçu du rôle :L #39;Adjoint(e) de direction auprès du Directeur principal des finances fournira un soutien administratif de haut niveau, assurant le bon fonctionnement et l #39;efficacité du département financier. Le candidat idéal possédera des compétences organisationnelles exceptionnelles, une grande attention aux détails et la capacité de gérer plusieurs priorités dans un environnement dynamique. Ce rôle nécessite un haut niveau de confidentialité, de professionnalisme et la capacité de communiquer efficacement avec divers intervenants. L #39;Adjoint(e) de direction joue un rôle crucial dans le maintien de l #39;efficacité, de la confidentialité et de la communication efficace, contribuant ainsi au succès global de l #39;organisation.Ce que nous offrons :

• Rémunération concurrentielle (salaire annuel de 80K à 90K $ - selon l #39;expérience, assurance groupe complète)
• Possibilités d’horaires flexibles
• Rabais sur la nourriture
• Formation complète rémunérée
• Possibilités d’avancement
• Stationnement gratuit
• Événements organisés par l #39;entreprise
• Possibilités de bénévolat pour Playground Cares

Responsabilités :Soutien administratif :

• Gérer l #39;agenda du Directeur Principal, planifier les réunions et coordonner les rendez-vous.
• Préparer et éditer la correspondance, les communications, les présentations et autres documents.
• Organiser et maintenir les fichiers et dossiers, assurant l #39;intégrité et la confidentialité des données. Gérer les demandes des fournisseurs, investisseurs, entrepreneurs et membres de l #39;équipe. Préparer et soumettre les dépenses, réserver et gérer les déplacements, événements et réunions incluant la logistique telle que les matériels, le lieu, la nourriture, les dépenses, etc.

Coordination des réunions :

• Organiser et coordonner la logistique des réunions, incluant la réservation des lieux, la préparation des ordres du jour et la distribution des documents.
• Prendre des notes lors des réunions, suivre les actions et assurer le suivi des engagements.
• Aider à la préparation des rapports financiers, des présentations et des analyses pour les réunions.

Gestion des voyages :

• Coordonner les arrangements de voyage, y compris les vols, hébergements, transports et itinéraires.
• Préparer et soumettre les rapports de dépenses et assurer le remboursement en temps opportun.

Gestion de projets :

• Aider à la planification et à l #39;exécution de projets spéciaux et événements.
• Coordonner les équipes interfonctionnelles et suivre les échéanciers et livrables des projets.
• Fournir un soutien sur les projets, présentations et missions spéciales au besoin.

Communication:

• Gérer les communications entrantes et sortantes, y compris les appels téléphoniques, les emails et le courrier.
• Servir de liaison entre le Directeur Principal et les intervenants internes/externes.
• Assurer une communication efficace et un flux d #39;information au sein du département financier et avec les autres départements.
• Gérer et prioriser les communications par email et les tâches, y compris coordonner les réponses de l #39;équipe exécutive au besoin.

Gestion au bureau :

• Superviser les fournitures de bureau et l #39;équipement, assurant que le bureau est bien entretenu et approvisionné.
• Aider à l #39;intégration des nouveaux membres du département financier, incluant la formation et l #39;orientation.

Confidentialité :

• Gérer les informations sensibles et confidentielles avec discrétion et intégrité.

Assistance personnelle :

• Planifier et gérer les rendez-vous personnels, projets et voyages, incluant transport et hébergement.
• Gérer le courrier, les livraisons de colis, etc.
• Exécuter diverses tâches de soutien personnel, incluant les commandes, l #39;entretien des véhicules, les courses générales, etc.

Exigences :

• Bilingue (français/anglais) - un atout.
• Diplôme postsecondaire ou une combinaison équivalente de formation formelle et d #39;expérience.
• Minimum de 5 ans d #39;expérience dans un rôle d #39;assistant exécutif ou similaire, au sein d #39;un département financier ou d #39;une industrie technique complexe comme la fabrication.
• Maîtrise de la suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook). Confortable avec l #39;utilisation d #39;outils IA tels que ChatGPT pour diverses fonctions administratives (abonnement complet fourni).
• Fortes compétences en organisation et en gestion du temps avec la capacité de prioriser les tâches. Excellentes compétences en communication écrite et verbale.
• Grand professionnalisme, discrétion et confidentialité.
• Capacité à travailler de manière autonome et en équipe.
• Grande attention aux détails et compétences en résolution de problèmes.

Caractéristiques importantes

• Organisé(e) - vous pouvez gérer plusieurs tâches sans faille et les prioriser de manière appropriée. Vous vous souciez des petits détails pour que l #39;équipe exécutive n #39;ait pas à le faire !
• Autonome - vous prenez en charge votre travail, prenez fièrement des initiatives et n #39;avez pas besoin d #39;une direction constante pour rester productif et concentré.
• Digne de confiance - démonstration d #39;un sens impeccable de la discrétion, du tact, de l #39;intégrité et de l #39;étiquette, ainsi qu #39;un jugement avisé surtout dans les affaires confidentielles et sensibles.
• Communicateur expert - vous êtes agréable, avez un bon comportement téléphonique et êtes capable de vous assurer que votre message est communiqué de manière claire et efficace.
• Résolution de problèmes - vous êtes proactif et avez la capacité d #39;identifier rapidement les problèmes et les opportunités. Vous avez un esprit analytique et aimez résoudre des problèmes complexes.

Joignez notre équipe et devenez un élément vital d’un parcours exceptionnel. Ici, vous serez dans l’environnement parfait pour l’épanouissement de vos talents uniques et ambitions. Postulez maintenant pour rejoindre une aventure remplie d’innovation, de synergie et de croissance personnelle qui va remodeler votre parcours professionnel.* L #39;utilisation du genre masculin inclut le féminin et n #39;est utilisée que pour faciliter la lecture.Powered by JazzHR