CHEF DE L’ADMINISTRATION - Jobs in Kuujjuaq, QC

Job Description

I. Aperçu du posteLe(la) chef de l’administration joue un rôle essentiel au sein du Centre régional de rétablissement Isuarsivik. Il s’agit de l’un des postes tournées vers l’externe le plus interactif du Centre. Sous la direction du directeur général, le(la) chef de l’administration est responsable d’offrir du soutien administratif, y compris à la haute direction, et d’aider à superviser les personnes qui occupent des postes de secrétaire ou réceptionniste.Le(la) chef de l’administration est responsable :D’offrir du soutien administratif au directeur général et aux autres gestionnaires ;D’organiser des réunions et des événements, à l’externe et à l’interne ;De promouvoir le développement d’une identité culturelle positive avec le personnel et les clients.II. Objectif du posteLe chef ou la chef de l’administration est responsable d’offrir du soutien administratif et d’organiser des événements pour l’équipe administrative.III. Fonctions et responsabilités essentiellesSoutien administratif :Tenir à jour les dossiers, les registres et la correspondance ;Offrir du soutien administratif à l’ensemble du personnel ;Tenir à jour les fiches de contact, le calendrier des événements et les organigrammes du personnel et du conseil d’administration ;Coordonner la traduction des documents ;Effectuer d’autres tâches administratives selon les besoins.Soutien à la haute direction :Préparer des lettres, des notes de synthèse, des calendriers, des ordres du jour et des dossiers pour les réunions du conseil d’administration ;Préparer, conserver et assurer la sauvegarde de toute la correspondance, des procès-verbaux des réunions et des comptes rendus de décisions ;Rédiger des rapports détaillés, des notes de synthèse et de la correspondance ;Aider à organiser les voyages et l’hébergement des directeur(rice)s, des cadres dirigeants, du personnel et des consultant(e)s :Organiser les voyages ;Réserver l’hébergement ;Confirmer et communiquer tous les préparatifs de voyage ;Tenir un registre précis et détaillé des déplacements et de l’hébergement.Réunions, événements et projets spéciaux :Réunions du conseil d’administration (CA)Prévoir l’emplacement, le matériel, l’équipement et la nourriture pour les réunions :Réserver la salle de réunion ;Organiser les téléconférences ;Confirmer que tout le matériel, les dossiers, l’information et les documents nécessaires à la réunion sont prêts ;Confirmer que l’équipement audiovisuel et le matériel général sont prêts ;Prévoir la nourriture et les boissons ;Rédiger les procès-verbaux et tenir un registre des décisions prises pendant les réunions du personnel et du conseil d’administration et lors de tout autre événement.Servir de soutien administratif lors de toutes les réunions et événements qui concernent le conseil d’administration ;Coordonner les réunions et les événements du Centre :Aider à planifier l’événement, à envoyer les invitations, à préparer les convocations et à rédiger les procès-verbaux (p. ex. lors des réunions du personnel, de la cérémonie des finissants, etc.)Effectuer d’autres tâches connexes à la demande du directeur général.IV. QualificationsÉducationDiplôme collégial ;Diplôme dans un domaine lié à la gestion (un atout) ;Des cours sur les pratiques organisationnelles ou les relations humaines (un atout).Expérience de travailCinq d’expérience professionnelle connexe ;Au moins un an d’expérience comme superviseur(e).Connaissances et compétencesFaire preuve d’expérience personnelle et professionnelle dans un cadre interculturel ;Être capable de communiquer de manière professionnelle avec les membres du personnel, les directeur(rice)s, les contractant(e)s et le grand public ;Maintenir les plus hauts niveaux de confidentialité et de professionnalisme ;Être capable d’organiser des événements ;Faire preuve d’une forte autonomie et d’une bonne capacité à travailler en équipe ;Être capable de travailler en dehors des heures normales de bureau ;Bien connaîtra la suite Office, notamment Word, Excel et Outlook ;Accepter de se soumettre à une vérification du casier judiciaire.LanguesVous devez être capable de lire, d’écrire et de parler inuktitut et anglais.V. Environnement de travailLe Centre de réadaptation Isuarsivik connaît une importante période de croissance qui exige de la flexibilité et de la créativité.Le titulaire ou la titulaire du poste devra trouver un équilibre entre les demandes multiples et urgentes des clients, du personnel et des partenaires.Elle ou il doit être prêt à relever les défis personnels et professionnels associés à la vie dans une communauté nordique isolée dont les ressources sont limitées.VI. Salaires et avantagesLes conditions de travail sont celles prévues par le réseau de la santé et des services sociaux du Nunavik.Le salaire sera établi en fonction des qualifications et de l’expérience.Le taux différentiel du coût de la vie est inclus dans l’ensemble des avantages sociaux des employé(e)s d’Isuarsivik.Précisions additionnellesENVOYEZ VOTRE CANDIDATURE PAR COURRIEL À :Abiola BoldonDirectrice des ressources humainesCentre régional de rétablissement IsuarsivikAdresse électronique : recruitment@isuarsivik.caVEUILLEZ NOTER QUE SEUL(E)S LES CANDIDAT(E)S SÉLECTIONNÉ(E)S POUR UNE ENTREVUE SERONT CONTACTÉ(E)S. NOUS REMERCIONS CEPENDANT TOUT LE MONDE POUR LEUR INTÉRÊT.