Administrative Coordinator - Jobs in L'Ancienne-Lorette, QC

Job Description

At Day & Ross, you’ll go far. From a single truckload of potatoes in the 1950s to a fleet of thousands, Day & Ross has become one of the largest transportation companies in Canada. With more than 8,000 employees, drivers, and owner operators, we’re a major player in cross-border and LTL/TL transportation, offering a diverse portfolio of transport and logistics solutions across North America.For over a decade, we’ve been recognized as one of Canada’s Best Managed Companies, and we were named a Top Company for Women to Work for in Transportation in 2018 and 2019. Our industry recognition is a testament to the family values we share with our parent company, McCain Foods Limited.Administrative CoordinatorFull-timeQuebec City, QCThe Administrative Coordinator supports the business by coordinating the full range of administrative processes at the terminal in order to ensure the timely and accurate delivery of freight to the end customer. You will be a positive representative of our organization by demonstrating professionalism, and appropriate urgency. You will work closely with various internal and external contacts to effectively and efficiently respond to customer inquiries and requests.How You’ll Help

• Provide administrative support to the managers and office staff team and ensure that administrative matters are organized and dealt with in a professional manner. Establish and maintain files and records.

• Answer phone calls and email enquiries and relay calls and messages to appropriate managers and employees; attend meetings, take notes, and follow up on decisions within area of responsibility

• Order office supplies and maintain inventory for the terminal

• Welcome clients; ascertain nature of business and direct clients to appropriate managers and employees

• Redirect documents intra- and inter-terminal as well as to customers as needed

• Manifest and arrange appointments via fax, email, and telephone. Call customers regarding appointment change, status, rescheduling, and issues regarding appointment. Schedule driver appointments. Update system with appointment information.

• Prepare manifests for trucks crossing from Canada to US border and vice versa

• Verify the weight for all LTL loads, load trailers, ensuring that the number of boxes/ shipments, weight and dangerous goods information is correct and complete

• Input pick up BOL’s and update POD’s. Upload and edit EDI files. Input skeleton bills into the system ensuring that all critical information is input, enter comments regarding damages, shortages and ensure required signatures are present

• Track and update system information on shipments for agent delivery.

• Assist drivers with preliminary paperwork information such a bill of lading, trip envelops and border crossing procedures

• Broker payroll processing including the inputting of City Drivers payroll in the terminal; confirmation of information provided by brokers and data entry for the terminal; providing brokers with invoice copies; and fielding inquiries as to payroll discrepancies.

• Reporting: POD reports – following up on PODs Make sure PODs are imaged. Missed appointment report following up with customers if freight not delivering.

• Mentor and train office staff in procedures and in use of current software

• Dispatch some night runs/shifts

• Other related duties as may be required

Your Skills and Experience

• Minimum of secondary education, with preference of post-secondary education (general stream), or a combination of education and experience.

• Previous Transportation or operational experience is preferred, various roles within transportation would be beneficial.

• Communication skills - advanced

• Computer skills – accuracy, MS products, AS400, web based programs

• Demonstrated customer relationship skills

• Strong conflict resolution skills

• Able to work deadlines in high transactional environment

• Ability to champion business needs in a collaborative manner to colleagues

• Bilingual in English and French (verbal and written) mandatory
• Results focused

To apply, visit the Careers page on our website at dayross.com.Please note that the successful candidate will be asked to provide reference and criminal background checks prior to employment. Only those candidates selected for an interview will be contacted.As a federally regulated employer, Day & Ross fully supports the principles of employment equity and encourages all qualified members of the designated groups to apply.Chez Day & Ross, vous irez loin.Day & Ross est l’une des plus importantes entreprises de transport au Canada, desservant les plus grandes marques en Amérique du Nord. Nous avons débuté par transporter des pommes de terre en 1950. Aujourd’hui, nous avons une équipe de plus de 8 000 employés, chauffeurs et chauffeurs-propriétaires.Nos employés constituent notre plus grande force. Et nous les traitons comme des membres de la famille. Depuis plus dune décennie, nous sommes régulièrement reconnus comme lune des sociétés les mieux gérées au Canada et nous avons été nommés lune des meilleures entreprises pour lesquelles travaillent les femmes dans l’industrie du transport en 2018 et 2019. Notre renommée dans lindustrie témoigne des valeurs familiales que nous partageons avec notre société mère, McCain Foods Limited.À propos du posteCoordonnateur administratif bilingueÀ temps pleinQuébec City, QCLe coordonnateur administratif soutient l’entreprise en coordonnant l’ensemble des processus administratifs au terminal afin d’assurer la livraison rapide et précise du fret au client final. Vous serez un représentant positif de notre organisation en faisant preuve de professionnalisme et d’urgence appropriée. Vous travaillerez en étroite collaboration avec divers contacts internes et externes pour répondre efficacement aux demandes et aux demandes des clients.Ce que sera votre contribution:

• Fournir un soutien administratif aux gestionnaires et à l’équipe du personnel de bureau et veiller à ce que les questions administratives soient organisées et traitées de manière professionnelle. Établir et tenir à jour des dossiers et des dossiers.
• Répondre aux appels téléphoniques et aux demandes de renseignements par courriel et transmettre des appels et des messages aux gestionnaires et aux employés appropriés; assister à des réunions, prendre des notes et assurer le suivi des décisions dans le domaine de responsabilité
• Commander des fournitures de bureau et maintenir l’inventaire pour le terminal
• Bienvenue aux clients; déterminer la nature de l’entreprise et diriger les clients vers les gestionnaires et les employés appropriés
• Rediriger les documents intra- et inter-terminaux ainsi que vers les clients selon les besoins
• Manifestez et organisez des rendez-vous par fax, e-mail et téléphone. Appelez les clients concernant le changement de rendez-vous, le statut, le report et les problèmes concernant le rendez-vous. Planifiez des rendez-vous avec le chauffeur. Mettre à jour le système avec les informations de rendez-vous.
• Préparer des manifestes pour les camions qui traversent la frontière entre le Canada et les États-Unis et vice versa
• Vérifier le poids de tous les chargements partiels, remorques de chargement, en s’assurant que le nombre de boîtes / expéditions, le poids et les informations sur les marchandises dangereuses sont corrects et complets
• Les entrées récupèrent les BOL et mettent à jour les POD. Téléchargez et modifiez des fichiers EDI. Entrez des factures squelettes dans le système en veillant à ce que toutes les informations critiques soient saisies, entrez des commentaires concernant les dommages, les pénuries et assurez-vous que les signatures requises sont présentes
• Suivez et mettez à jour les informations système sur les expéditions pour la livraison par agent.
• Aider les conducteurs avec des informations administratives préliminaires telles qu’un connaissement, des enveloppes de voyage et des procédures de passage de la frontière
• Traitement de la paie des courtiers, y compris la saisie de la paie des chauffeurs municipaux dans le terminal; la confirmation des informations fournies par les courtiers et la saisie des données pour le terminal; fournir aux courtiers des copies de factures; et répondre aux demandes de renseignements sur les écarts de paie.
• Rapports : Rapports POD – suivi des POD Assurez-vous que les POD sont imagés. Rapport de rendez-vous manqué de suivi auprès des clients si le fret ne livre pas.
• Encadrer et former le personnel de bureau aux procédures et à l’utilisation des logiciels actuels
• Répartir quelques courses/quarts de nuit
• Autres tâches connexes qui peuvent être requises

Vos compétences et votre expérience:

• Minimum d’études secondaires, avec une préférence pour les études postsecondaires (filière générale), ou une combinaison d’études et d’expérience.
• Une expérience antérieure en transport ou en exploitation est préférable, divers rôles au sein du transport seraient bénéfiques.
• Compétences en communication - avancées
• Compétences informatiques – précision, produits MS, AS400, programmes Web
• Compétences démontrées en relation client
• Solides compétences en résolution de conflits
• Bilingue en Français et anglais (oral et écrit) obligatoire.
• L’environnement de travail peut inclure des périodes prolongées durant lesquelles vous serez assis dans un poste de travail à travailler sur un ordinateur et au téléphone.
• Capable de respecter les délais dans un environnement transactionnel élevé
• Capacité à défendre les besoins de l’entreprise de manière collaborative auprès de ses collègues
• Axé sur les résultats

Pour postuler, visitez la page Carrières sur notre site Web à dayross.com.Veuillez noter que le candidat retenu devra fournir une vérification des références et des antécédents criminels avant lembauche. Nous ne communiquerons quavec les candidats sélectionnés pour une entrevue.En tant quemployeur sous réglementation fédérale, Day & Ross supporte pleinement les principes déquité en matière demploi et encourage tous les membres qualifiés des groupes désignés à postuler.Job Types: Full-time, PermanentBenefits:

• Casual dress
• Company pension
• Dental care
• Disability insurance
• Extended health care
• Life insurance
• Paid time off
• Vision care

Schedule:

• 8 hour shift
• Day shift

Experience:

• Administrative experience: 1 year (preferred)

Language:

• French (preferred)

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