Adjointe éxecutive/ Executive Assistant - Jobs in Longueuil, QC

Job Description

Qui sommes-nous Chez Pratt & Whitney, nous croyons que le vol motorisé a transformé, et continuera de transformer, le monde. Cest pourquoi nous travaillons avec un coeur dexplorateur et un acharnement de perfectionniste à concevoir, produire et entretenir les moteurs davion les plus avancés et les plus fiables du monde. Notre porte folio diversifié - composé de moteurs commerciaux et militaires ainsi que de moteurs destinés à laviation daffaires, générale et régionale, et aux hélicoptères - nous permet, ainsi quà nos clients, de passer du possible au réel. Cest ainsi que, chez Pratt & Whitney, nous abordons notre travail et ce qui nous inspire à nous dépasser.Nos attentes :Pratt & Whitney Canada est présentement à la recherche d’une Adjointe éxecutive pour soutenir le vice-président des programmes de développement de l’ingénierie et le directeur général des programmes régionaux de turbopropulseurs et d’APU (Unité de puissance auxiliaire). Vous assurerez le leadership administratif du vice-président et du directeur général. Vous agirez en tant qu’agent de liaison avec leurs équipes et la communauté P&WC au sens large. Pour ce poste, vous avez besoin d’un minimum de dix ans d’expérience de travail dans une grande entreprise, être bilingue, avoir un excellent travail d’équipe, de l’initiative et des compétences organisationnelles, et connaissance des derniers logiciels de productivité bureautique.La gestion de l’agenda et du calendrier du vice-président et du directeur général, la coordination proactive des révisions et des réunions réguliers, la communication avec les clients pour gérer les réunions clés du programme, le leadership téléphonique et des communications pour les deux cadres. Cela implique un haut degré d’autonomie, d’initiative et de communication au sein de l’organisation.Soutien administratif secondaire aux gestionnaires de programme et aux directeurs relevant de ceux qui précède.À quoi ressemblera votre quotidien

• Gérer et tenir à jour l’agenda et le calendrier du vice-président et du directeur exécutif
  • Organiser des réunions et évènements
  • Gérer les conflits de calendrier de manière proactive et en temps opportun
  • Maintenir et coordonner les agendas des équipes de support (~8 gestionnaires)
  • Travailler en étroite collaboration avec les dirigeants pour les tenir bien informés des engagements, des événements et des responsabilités à venir
• Organiser et coordonner la logistique des événements d’ingénierie requis (révisions de l’entreprise / du siège social, réunions avec les principaux clients, hors sites exécutifs) dans l’établissement 1 au nom de l’équipe de direction de l’ingénierie sur demande
• Développez des outils et des documents de rapport pour soutenir les objectifs exécutifs en utilisant Microsoft Excel, Word, Visio et PowerPoint comme outils principaux. Les fonctions Excel avancées, Power BI, MS Project et Enovia PLM seraient considérés comme des atouts supplémentaires importants.
• Gérer les préparatifs de voyage pour une équipe de 10 gestionnaires et cadres (2)
  • Préparer l’itinéraire de voyage, faire des réservations d’hôtel et de transport
  • Préparer et assurer le suivi des notes de frais
  • Identifier les particularités spécifiques à l’emplacement (culture, sécurité, règles, etc.)
• Gérer les visites des clients, y compris l’agenda, l’emplacement, la restauration, les communications et la logistique associées à l’agenda des visites
• Planifier, exécuter, surveiller les projets spéciaux, y compris les projets critiques en cours, selon les attributions du vice-président ou du directeur général
• Coordonner les réunions/conférences téléphoniques et préparer les documents connexes à cet effet
  • Prendre note des plans d’action pendant les réunions et assurer le suivi
  • Concevoir et produire des documents, des rapports et des présentations financiers et organisationnels
  • Rédiger la correspondance et faire des traductions (si nécessaire)
  • Créer et gérer des tableaux de bord et des cartes de performance
  • Travailler en étroite collaboration avec le chef de projet stratégique technique, relevant du vice-président de l’ingénierie
• Servir de point de contact principal et de liaison pour les contacts internes et externes
  • Fournir un rôle de « gardien » et de « passerelle » pour fournir un pont pour une communication fluide entre la direction, les subordonnés directs et les collègues
• Responsable de la coordination des responsabilités administratives de Longueuil en conjonction avec le partage des responsabilités avec les administrateurs de Mississauga (le cas échéant) en assurant l’engagement avec les autres administrateurs lors de l’achèvement des tâches, ce qui comprend un service continu aux équipes de direction des deux usines.
  • Travailler en étroite collaboration avec d’autres adjoints administratifs, dans des relations qui favorisent le respect mutuel; afin de partager la charge de travail et d’assurer la responsabilité d’organiser des activités spécifiques
  • Organisation de la couverture de secours (vacances) et de la couverture de secours générale pour les besoins quotidiens. Assurez-vous que chaque administrateur dispose d’une sauvegarde en tout temps pour une couverture complète
• Maintenir et organiser les fichiers et les systèmes de classement
  • Assurer la transmission des plans d’action et/ou des informations aux délégués appropriés
  • Coordonner les projets, les suivis et l’archivage; planification proactive autour du dépôt, des domaines de suivi, etc.
  • Soutenir le classement en temps opportun de la correspondance des clients clés
• Soutenez les contributeurs individuels de l’équipe avec diverses tâches telles que:
  • Remplir les demandes d’ordre de modification d’ingénierie ENOVIA au nom des équipes du programme
  • Documents requis pour les visites des parrains

Ce dont vous avez besoin pour réussir

• Diplôme d’études collégiales avec un minimum de 5 ans d’expérience
• Expérience dans de grandes entreprises (obligatoire)
• Bilinguisme (Français et anglais écrit et parlé)
• Excellente communication verbale et écrite
• Adaptabilité et flexibilité
• Bonnes compétences organisationnelles et initiative
• Souci du détail, proactivité et haut degré d’attention portée à la qualité de l’exécution
• Travail d’équipe et volonté d’acquérir de nouvelles compétences
• Digne de confiance et capable de gérer des portefeuilles confidentiels
• Haut niveau de connaissance des produits Microsoft Office, y compris Excel, Word, Visio et PowerPoint.
• La connaissance des fonctions Power BI et Excel Advanced ou d’autres outils d’analyse de données serait hautement préférable
• Domaine détudes : Administration, Administration internationale, Administration/Commerce, Linguistique, Relations industrielles, Relations publiques, Ressources humaines, Secrétariat, Traduction, Autre

Informations supplémentaires

• Le poste peut nécessiter un travail occasionnel en dehors des heures normales de travail
• Le poste est un rôle hybride (travail à domicile et présence sur place) conformément aux directives de la direction sur les exigences sur place
• Présence sur place peut être requise à court préavis

Ce qui vous attend

• Programme de congé à rémunération différée
• Garderie pour jeunes enfants
• Programmes d’avancement professionnel et de scolarisation
• Horaires flexibles
• Programmes et formations sur le leadership
• Gamme d’avantages sociaux, régime d’épargne et régime de retraite
• Programme d’aide de financement pour les congés parentaux
• Programme de reconnaissance et de récompense

Diversité et inclusionLe générique masculin est utilisé sans discrimination et uniquement dans le but dalléger le texte. P&WC souscrit au principe de l’équité en matière d’emploi et est déterminé à encourager la diversité et l’inclusion. Nous sommes heureux d’étudier la demande d’emploi de tous les candidats qualifiés, sans égard à leur race, couleur, religion, orientation sexuelle, genre, nationalité d’origine, âge, handicap, statut d’ancien combattant ou tout autre statut protégé par la loi.Who we areAt Pratt & Whitney, we believe that powered flight has transformed and will continue to transform the world. Thats why we work with an explorers heart and a perfectionist’s grit to design, build, and service worlds most advanced aircraft engines. We do this across a diverse portfolio including Commercial Engines, Military Engines, Business Aviation, General Aviation, Regional Aviation, and Helicopter Aviation and as a way of turning possibilities into realities for our customers. This is how we at Pratt & Whitney approach our work, and this is why we are inspired to go beyond.What are our expectationsPratt & Whitney Canada is looking for an Executive Assistant to support the Vice President of Engineering Development Programs, and the Executive Director of Regional Turboprop and APU (Auxilliary Power unit) programs. You will provide administrative leadership to the Vice President and Executive Director. You will act as a liaison agent with their teams and the larger P&WC community. For this position you require a minimum of ten years’ experience working in a large company, be bilingual, have a great teamwork, initiative, and organizational skills, and savvy with latest office productivity software.Administrative assistant to the Vice President and Executive Director including agenda & calendar management, proactive coordination of regular reviews and meetings, customer communication to manage key program meetings, phone and communications leadership for the two executives. This involves a high degree of autonomy, initiative and communication within the organizationSecondary admin support to Program Managers and Directors reporting to the above.What your day to day will look likeManage and maintain Vice President and Executive Director agenda and calendarOrganize meetings and eventsManage calendar conflicts in a proactive and timely mannerMaintain and coordinate support teams agendas (~8 Managers)Work closely with executives to keep them well informed of upcoming commitments, events and responsibilitiesOrganize and coordinate logistics for required engineering events (Corporate/Head office reviews, Major customer meetings, Executive offsites) in Plant 1 on behalf of the Engineering executive team when requestedDevelop tools and reporting documents to support the executive objectives using Microsoft Excel, Words, Visio and PowerPoint as prime tools. Advanced Excel functions, Power BI, MS Project and Enovia PLM would be considered important additional assets.Manage travel arrangements for a team of 10 managers and executives (2)Prepare travel itinerary, make hotel and transportation reservationsPrepare and follow up on expense reportsIdentify location specific particularity (culture, safety, rules, etc.)Manage customer visits including agenda, location, catering, communications and logistic associated with the visit agendaPlan, execute, monitor special projects including critical projects ongoing as assigned by VP or Executive DirectorCoordinate meetings/conference calls and prepare related documents to this effectTake note of actions plans during meetings and ensure follow-upDesign and produce financial and organizational documents, reports, and presentationsRedact correspondence and do translations (if required)Create and maintain executive dashboard and scorecardsWork closely with the technical strategic project manager, reporting to the Vice President of EngineeringServe as primary point of contact and liaison for internal and external contactsProvide “gate keeper” and “gateway” role to provide bridge for smooth communication between executive, direct reports and colleaguesResponsible for coordinating Longueuil admin responsibilities in conjunction with sharing responsibilities with Mississauga admins (as applicable) ensuring engagement with other admins on task completion, which includes seamless service to the Executive Teams across both plants.Work in close collaboration with other Administrative Assistants, in relationships that promote mutual respect; in order to share the workload, and ensure the responsibility of organizing specific activitiesOrganization of back up coverage (vacations) and general back up coverage for day-to-day needs. Ensure each admin has a back up at all times for complete coverageMaintain and organize files and filing systemsEnsure the transmission of action plans and/or information to the appropriate delegatesCoordinate projects, follow-ups and archiving; proactive planning around filing, areas of follow up etcSupport timely filing of key customer correspondenceSupport the individual contributors in the team with various tasks such as:Complete ENOVIA Engineering Change Order requests on behalf of the Program teamsPaperwork required for sponsor visitsThe tools you need to be successful

• College degree with minimum 5 years experience
• Experience in large companies (mandatory)
• Bilingualism (French and English written and spoken)
• Excellent verbal and written communication
• Adaptability and flexibility
• Good organizational skills and initiative
• Attention to detail, proactiveness and high degree of focus on quality in execution
• Teamwork and willingness to learn new skills
• Trustworthy and able to manage confidential portfolios
• High level of knowledge of Microsoft Office products including Excel, Words, Visio and PowerPoint.
• Knowledge of Power BI and Excel Advanced functions or other data analytics tools would be highly preferred
• Field of studies: Administration, International Administration, Administration/Commerce, Linguistics, Industrial Relations, Public Relations, Human Resources, Secretarial, Translation, Other

Additional InformationThe position may require occasional working outside of standard working hoursThe position is a hybrid role (work from home and onsite presence) in line with executive guidance on onsite requirementsOn site presence maybe required on short notice.What we offer

• Long-term deferred compensation programs
• Daycare for young children
• Advancement programs to enhance education skills
• Flexible work schedules
• Leadership and training programs
• Comprehensive benefits, savings and pension plans
• Financial support for parental leave
• Reward programs for outstanding work

Diversity and inclusionThe masculine pronoun is used without discrimination and solely for the purpose of making the text easier to read. P&WC is an equal opportunities employer, seeking to promote diversity and inclusion. We will consider applications from all qualified candidates, regardless of their race, colour, religion, sexual orientation, gender, nationality, age, disability, veteran status or any other status protected by law.Quick Apply

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