Adjoint.e, Équipe de Soutien aux Opérations (Hybride) - Jobs in Montréal, QC

Job Description

Description de lentrepriseChez Vialto, nous créons les connexions qui contribuent aux carrières internationales et aux sociétés globales, faisant le pont entre les collaborateurs et leurs aspirations de lieu de vie. Puisque le monde évolue en permanence, nous réunissons les individus, idées et technologies pour développer une croissance sans frontière.Description du posteNous recherchons un candidat qui travaillera avec léquipe de soutien opérationnel pour soutenir les activités administratives quotidiennes de léquipe de droit de l’immigration de Vialto Partners. Ce rôle est 100% en présentiel au bureau Vialto Partners assigné.Responsabilités

• Courrier entrant - documenter le contenu, trier, numériser, mettre à jour les détails dans les systèmes de gestion des dossiers et des données, distribuer aux membres de l’équipe juridique
• Télécopies entrantes - surveillance les télécopies entrantes, documentation du contenu, distribution aux membres de l’équipe juridique
• Préparation du courrier - création de bordereaux dexpédition, suivi des colis, contact avec le fournisseur pour résoudre les problèmes liés aux retards dexpédition
• Impression, photocopie et numérisation des demandes dimmigration
• Coordonner les services de soutien avec notre centre daffaires interne
• Faciliter les demandes quotidiennes de chèques - tri, impression, numérisation, envoi à l’équipe juridique
• Participer à dautres tâches administratives ou projets, au besoin.

Compétences générales

• Les attributs essentiels de ce poste comprennent : une attitude positive et proactive et un excellent service à la clientèle, des compétences interpersonnelles et de communication
• Solide éthique de travail, discrétion dans le traitement des informations confidentielles et capacité à établir des priorités et à sadapter à lévolution des demandes et des délais
• Doit avoir un sens de l’organisation solide, les habilités pour assurer un suivi méticuleux et mener à terme une tâche, un bon jugement et une grande attention aux détails
• Confiance en sa capacité à travailler dans un environnement de travail en constante évolution

Communication / Compétences interpersonnelles

• Communique clairement, de manière efficace et professionnelle
• Discrétion importante lors du traitement dinformations sensibles
• Capacité à négocier et à influencer efficacement

Service à la clientèle

• Fournit des services selon les exigences prédéterminées et les normes de qualité.
• Transmet les problèmes au chef déquipe ou au responsable sil est impossible de les résoudre
• Capacité à prendre des initiatives et très orienté sur le service à la clientèle

Résolution de problèmes / Jugement / Prise de décision

• Excellent jugement et solides compétences en résolution de problèmes, y compris une approche proactive pour travailler avec le personnel et les clients à tous les niveaux tout en faisant preuve de flexibilité
• Ce poste suit des directives simples et des pratiques établies, les problèmes majeurs sont référés au chef déquipe ou au gestionnaire pour quils soient résolus

Déplacements/ Voyages

• Aucun

QualificationsÉducation et certification professionnelle

• Diplôme détudes secondaires requis. Une formation postsecondaire est un atout

Expérience de travail

• 1 à 3 ans dexpérience dans un rôle administratif au sein dun cabinet davocats ou dun centre de services de soutien aux entreprises
• Expérience dans un environnement à volume élevé et au rythme rapide est un atout
• Expérience avec la suite de produits Google est un atout

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