Adjoint.e exécutif.ve - Jobs in Montréal, QC

Job Description

Adjoint.e exécutif.ve, Bureau de la direction généralePoste permanent à temps completLa gestion d’agendas n’a plus de secret pour toi Tu es reconnu.e pour ton dynamisme, ton professionnalisme, ta rigueur et tu aimes être en contact avec d’importants intervenants internes et externes pour planifier et organiser les différentes réunions et rencontres Tu te sens interpellé.e par le milieu des organisations sans but lucratif et tu souhaites investir ton temps au service d’une mission importante dans un contexte international, créatif et en constante évolution Tu es la personne que nous recherchons!La Fondation ONE DROP est à la recherche d’un.e adjoint.e exécutif.ve pour appuyer la direction générale dans la réalisation de ses différentes activités quotidiennes. Sous la responsabilité du chef de la direction, tu joueras un rôle important pour assurer la gestion efficace et efficiente du bureau et offrir un soutien administratif aux membres du comité de direction.Pourquoi nous choisirLa Fondation ONE DROP est un organisme à but non lucratif ambitieux et dynamique créé en 2007 par Guy Laliberté, fondateur du Cirque du Soleil, qui agit pour que tous aient accès à l’eau, aujourd’hui et pour toujours.Notre équipeUne mission aussi ambitieuse fait appel à des mesures extraordinaires prises par des gens d’exception. Ouvrant la voie à des territoires inconnus et inspirants, nos gens cherchent à transformer en opportunités les défis auxquels ils sont confrontés. Tu es l’un.e de ces leaders Ton énergie, ta passion et ta détermination motivent et inspirent ton entourage Joins-toi à notre équipe, composée de gens d’exception!Principales responsabilités

• Gérer l’agenda : tenir le calendrier du chef de la direction et aider à la préparation de diverses réunions pour les membres du comité de direction, fixer des rencontres en considérant plusieurs agendas complexes.
• Évaluer et coordonner les demandes internes et externes, et effectuer les suivis en collaboration avec les membres de l’équipe ou des divers conseils d’administration.
• Planifier et organiser la logistique des réunions en collaboration avec les membres du comité de direction pour le conseil d’administration, et avec le V.-P. Finances et administration pour le comité des finances et le comité des placements.
• Établir les priorités et faire le suivi des différents dossiers du chef de la direction.
• Préparer l’ensemble des documents des réunions susmentionnées, et rédiger les procès-verbaux du comité des finances et du comité des placements.
• Planifier les réunions d’équipe hebdomadaires ainsi que d’autres réunions au besoin et rédiger les comptes rendus, le cas échéant.
• Assister le chef de la direction dans la préparation de correspondances (rédaction, révision, traduction).
• Rédiger, réviser/corriger et faire la mise en page de divers documents (propositions de partenariats, correspondance, textes, présentations, contrats, etc.).
• Faire les suivis appropriés avec le département des finances pour le paiement des factures, le cas échéant.
• Traduire des documents de base, du français à l’anglais et vice versa.
• Faire le tri des courriels dans la boîte contact de ONE DROP et en coordonner le traitement rapide avec les membres de l’équipe.
• Appuyer les membres de la direction pour des aspects administratifs.
• Coordonner la réception et les envois de courrier pour les membres de la direction.
• Effectuer le classement de divers documents et dossiers physiques et numériques.
• Mettre à jour divers fichiers, listes de contacts et autres banques d’information.
• Être l’administrateur.trice de la plateforme SharePoint.
• Préparer les comptes de dépenses des membres de la direction.
• Effectuer les réservations de voyage et coordonner les déplacements des membres de la direction au besoin.
• Entreprendre occasionnellement, à la demande du chef de la direction, des projets spéciaux.
• Effectuer de façon autonome des tâches administratives et de secrétariat de haut niveau connexes.

Ton expérience

• Minimum de 5 à 7 années d’expérience pertinente en tant qu’adjoint.e exécutif.ve
• Expérience ou intérêt marqué pour le travail auprès d’organisations à mission sociale

Tes compétences

• Études postsecondaires de niveau collégial en bureautique ou universitaire dans un domaine pertinent au poste
• Habiletés de rédaction significativement supérieure à la moyenne en français et en anglais
• Maîtrise des fonctions avancées de l’environnement Windows et de la suite MS Office : Word, Excel, PowerPoint, Outlook et Visio
• Maitrise du logiciel SharePoint
• Maitrise des logiciels de réunion virtuelle (Teams et Zoom)
• Connaissance du logiciel Salesforce un atout

On cherche une personne sympathique qui partage nos valeurs

• Professionnalisme, entregent, tact et grande discrétion
• Rigueur, autonomie et minutie
• Habiletés supérieures en matière d’organisation et de planification
• Aptitude à gérer efficacement les priorités et de nombreux dossiers à la fois
• Capacité à respecter les délais serrés et à travailler dans un environnement en constante évolution
• Attitude proactive, flexible, leadership et initiative
• Souci de la qualité du service à la clientèle et habileté pour ce qui est des relations interpersonnelles avec divers intervenants

Chez ONE DROP, on prend soin de nos employé.e.s

• Aménagement d’un horaire de travail flexible et possibilité de télétravail
• Régime d’assurances collectives (médicaments, soins médicaux, vision, dentaire, voyage, invalidité, vie)
• REER collectif après 6 mois en poste
• Plateforme de télémédecine « Dialogue » donnant accès à des spécialistes de la santé en ligne
• Programme d’aide aux employé.e.s (accès à des services de consultation confidentiels)
• Comité social et activités de groupe
• Horaire d’été
• Aucun déplacement nécessaire à ce poste
• Carte Opus, stationnement à vélo protégé et autres avantages disponibles!

Pour postuler, envoie ton CV et ta lettre de motivation à contact@ONEDROP.org.Merci à tous les candidat.e.s. Seul.e.s les candidat.e.s sélectionné.e.s seront contacté.e.s.___________________________________________________________________Executive Assistant for Senior ManagementFull-time, permanentWhen it comes to calendaring, have you left no stone unturned Famous for being dynamic, professional, and highly disciplined in whatever you do Recognized for the pleasure you take in dealing with important in-house and external stakeholders to plan and hold all kinds of meetings Do you feel called to work for a non-profit organization and invest your time in service of an important international mission that’s both creative and constantly evolving If so, you sound exactly like the person we’re looking for!The ONE DROP Foundation is hiring an Executive Assistant to support our executive team in their day-to-day operations. Working under the direct supervision of the CEO, you’ll play a key role in ensuring the effective and efficient management of the office while providing administrative support to the organization’s senior managers.Why choose usAn ambitious and dynamic non-profit created in 2007 by Guy Laliberté—founder of Cirque du Soleil—ONE DROP is an organization that works to ensure that everyone has access to water, today and forever.Our TeamSuch an ambitious mission calls for extraordinary actions by exceptional people. Paving the way into uncharted and inspiring territory, our people seek to turn the challenges they face into opportunities. Are you one of these leaders Do your energy, passion, and determination motivate and inspire those around you Then come join our team of exceptional humans!Main responsibilities

• Managing the calendar: keeping the CEO’s schedule, helping prep for the various meetings of the Executive Committee, and scheduling meetings that factor in complex stakeholder agendas
• Assessing, coordinating internal and external requests, and following up with team members or various boards
• Planning and carrying out meeting logistics in collaboration with senior managers for the Executive Committee, as well as with the VP Finance and Administration for the Finance Committee and the Investment Committee
• Prioritizing projects and following up on behalf of the CEO
• Preparing all the documentation for the abovementioned meetings and drafting the minutes for the Finance Committee and the Investment Committee
• Scheduling weekly team meetings and other meetings as required and drafting reports as necessary
• Assisting the CEO in the drafting of correspondence (writing, editing, translating)
• Writing, editing/proofreading, and formatting various documents (partnership proposals, correspondence, texts, presentations, contracts, etc.)
• Following up on invoices with the finance department, as required
• Translating basic documents from French into English and from English into French
• Triaging One Drop’s contact email inbox and coordinating timely processing with team members
• Providing administrative support to executive team
• Coordinating the sending and receiving of mail for the executive team
• Filing physical and digital documents
• Updating files, contact lists, and other databases
• Acting as SharePoint administrator
• Expense reporting for executive team members
• Booking and coordinating travel for executives, as needed
• Occasionally and upon the CEO’s request, taking on special projects
• Independently carrying out all relevant high-level administrative and secretarial

tasksYour experience

• A minimum of 5-7 years of relative experience as an Executive Assistant
• Experience or keen interest in working for an organization with a social mission

Your skills

• College- or university-level studies in office administration or another relevant field
• Superior writing skills in French and in English
• Mastery of Windows and MS Office environments, including Word, Excel,

PowerPoint, Outlook, and Visio

• Mastery of SharePoint
• Mastery of virtual meeting platforms (Teams and Zoom)
• Familiarity with Salesforce (an asset)

We are looking for a person who shares our values

• Professionalism, interpersonal skills, tact, and a great deal of discretion
• Systematic, disciplined, independent, and meticulous
• Next-level organizational and planning skills
• Skilled at prioritizing and managing several projects at the same time
• Ability to meet tight deadlines and work in a constantly evolving environment
• Proactive, flexible, leader, and go-getter
• Customer service and interpersonal savvy with diverse stakeholders

At ONE DROP, we take care of our employees

• Flexible work schedule and possibility of working remotely
• Group insurance plan (drug, medical, vision, dental, travel, disability, life)
• Group RRSP after 6 months on the job
• “Dialogue” telemedicine platform providing access to online health specialists
• Employee assistance program (access to confidential consultation services)
• Social committee and group activities
• Summer hours
• This position does not require travel
• Opus card, secure bike parking, and other benefits!

To apply, send your CV and cover letter to contact@ONEDROP.orgThank you to all applicants. Only selected candidates will be contacted.Quick Apply

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