Adjoint(e) administratif(ve) - Jobs in Montréal, QC

Job Description

Mandat et responsabilité générale du poste : L’adjoint administratif travaille conjointement avec l’assistante de direction et voit au bon fonctionnement d’aspects administratifs de l’AQPA et soutient la directrice générale.Responsable hiérarchique : La directrice généraleVolet Comptabilité- Effectue les transactions des paiements des membres à chaque session;- Effectue les transactions des dons et la mise à jour du fichier excel;- Prépare et effectue les dépôts et virements bancaires (chèques, dons, inscriptions, ventes, etc.);- Gère les comptes recevables/payables courants;- Collecte les feuilles de temps et factures des employés et en fait la vérification;- Gère la petite caisse.Volet secrétariat- Assure l’accueil, traite les différentes demandes d’information pour l’ensemble des activités de l’organisme et réfère, au besoin, à la responsable hiérarchique;- Répond au téléphone, prend et transmet les messages;- Gère et répartit le courrier et les courriels de l’administration et de l’adresse générale;- Gère les inscriptions aux activités dans le Registre et sous toute autre forme demandée
 :o Collecte l’argent des inscriptions et des adhésions à l’AQPA.o Émet des reçus au besoin.o Assure la mise à jour trimestrielle des feuilles de présences dans les ateliers.- Classe les documents;- Effectue la commande de fournitures de bureau;- Participe à l’organisation logistique des différentes activités/ateliers de l’AQPA :o Achète des aliments nécessaires aux ateliers (biscuits, lait, sucre, thé, serviette, etc.)o S’assure que les portes sont déverrouillées pour les accès aux locaux.o Valide l’utilisation des salles selon le calendrier de réservation.o Gère certains cas de transport adapté (retard ou arrivée des chauffeurs).o Accueillir les nouveaux bénévoles et les orienter, en l’absence de la responsable des bénévoles et de l’accueil des membres.- Assure la vente et la distribution du DVD « Communiquer avec une personne aphasique »;- Crée les réunions virtuelles (ZOOM) pour chaque session d’atelier et des réunions ponctuelles;- Prépare les documents nécessaires pour l’AGA ( Powerpoint, impression des documents pour les membres, invitation aux membres);- Compile les statistiques de présences dans les ateliers.- S’assure du maintien des procédures et des données au procédurier de l’AQPA.Volet informatique- Effectue le dépannage de base en informatique- Assure la conformité des fiches de la base de données- Ouvre des dossiers dans la base de données- Compile les statistiques de présences des ateliers dans la base de donnéeEffectue toute autre tâche ponctuelle à la demande du responsable, selon les besoins de l’AQPACompétences exigées :Formation et connaissances :- DEP ou DEC en secrétariat, techniques de bureautique ou comptabilité- Connaissance du milieu communautaire- Excellente connaissance du français parlé et écrit- Connaissance de l’anglais parlé et écrit- Excellente connaissance des logiciels de la suite Microsoft Office- Connaissance en secrétariat, en bureautique et en comptabilitéExpérience : 3 années dans un poste similaireQualités personnelles :- Intérêt pour les personnes aînées ou handicapées- Aptitudes pour la communication écrite et verbale- Autonomie, esprit d’équipe et créativité- Rigueur et souci du détail- Sens de l’organisation et facilité à composer avec de multiples tâchesConditions :- Poste permanent de 4 jours/semaine (28h) : à discuter selon les compétences et intérêt du candidat- Horaire de 8h30 à 16h30- Régime de retraite avantageux- Équipe intervenants compétents et motivés.- Poste qui encourage l’autonomie et l’initiative- Travail en présentiel directement au métro Mont-RoyalType demploi : Temps plein, PermanentSalaire : 20,00$ à 23,00$ par heureAvantages :

• Régime de retraite

Horaires de travail :

• Du Lundi au Vendredi

Mesures COVID-19:Nous suivons les recommandations de la santé public. Télé-travail, port du masque, désinfecter les espaces de travail, distanciation.Expérience:

• administration: 1 an (Souhaité)

Lieu du poste : Un seul lieu de travailDate limite de candidature : 2022-10-26Date de début prévue : 2022-12-05Quick Apply

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