Adjoint(e) administratif(ve) - Jobs in Montréal, QC

Job Description

Valeurs organisationnelles et milieu de vieProvidence Saint-Dominique est un milieu de vie. Par conséquent, le personnel se doit de collaborer activement à l’approche milieu de vie en accompagnant la personne hébergée dans ses droits fondamentaux, dans son intégrité, dans ses choix et ses habitudes de vie. La personne titulaire du poste doit démontrer, de façon constante, un comportement adéquat à un milieu de vie et adopter les attitudes et comportements correspondant aux valeurs organisationnelles : Justice, Excellence, Compassion, Respect de la vie, Imputabilité.Prestation sécuritaire des services- Contribue de façon continue à la sécurité de la clientèle, du personnel et des visiteurs et respecte les procédures concernant la prestation sécuritaire des services en vigueur;- Connaît et applique le plan des mesures d’urgence en vigueur;- Informe son supérieur immédiat lors de tout incident ou accident;- Participe au processus d’enquête suivant un incident/accident, une plainte ou autres, et à la mise en place des solutions retenues selon les responsabilités qui lui incombent;- Signale tout matériel défectueux ou situation à risque à son supérieur immédiat;- Applique les mesures d’hygiène de base, de prévention et de contrôle des infections;- S’assure de la propreté et la salubrité des lieux et signale toute situation non-conforme;- S’assure du rangement sécuritaire de tout produit ou matériel dangereux;- Assure la protection des biens mobiliers, immobiliers et des fournitures de l’établissement.Sommaire de la fonctionLa personne titulaire du poste voit à l’organisation, à la planification et à l’exécution de travaux à caractère administratif en soutien à la directrice adjointe des RPA. La personne sassure du respect des échéanciers prévus pour la réalisation des activités et opérations administratives.Responsabilités principalesRédaction et entrée de données-Seconde, pour les tâches cléricales, la directrice d’établissement sur:- La rédaction de politiques et procédures après conception;- L’ébauche de processus;- La mise en place de mécanismes et structure;- La mise à jour de différents documents;- Agit à titre de ressource-conseil au niveau de la conception de documents;- Produit et révise divers rapports, listes, lettres, procès-verbaux ou tout autre document au besoin et pour la réalisation de certains projets;- Prépare, saisit et traite des données;- Révise ou crée des présentations Power Point;- Effectue le classement des dossiers de la directrice d’établissement en conformité avec la politique de gestion documentaire;- Effectue des recherches, compile des données et prépare les documents qui seront étudiés et présentés par son supérieur immédiat.Soutien administratif- Gère l’agenda et le courrier électronique de la directrice adjointe;- Ouvre et distribue le courrier postal et électronique et les autres documents reçus et coordonne la circulation des renseignements à linterne;- Prépare les dossiers pour les rencontres internes et externes;- Participe aux rencontres d’équipe, aux rencontres statutaires et aux autres réunions qui requièrent sa présence;- Rédige des notes de service pour son supérieur immédiat à lintention du personnel de son secteur et en coordonne la diffusion;- Assure le soutien administratif du personnel cadre de la direction d’établissement;- Participe à titre de soutien administratif aux comités de gestion, en prépare la documentation et procède à son envoi aux membres, assure la préparation des salles, prépare l’ordre du jour, prend les notes lors des rencontres et rédige les comptes rendus et les procès-verbaux.Gestion des communications-Assure la liaison entre la directrice d’établissement et le personnel pour transmettre des informations, lorsque nécessaire;- Coordonne les communications avec les intervenants internes ou externes pour le suivi des activités planifiées;- Répond aux appels et demandes de renseignements reçues par téléphone et par courrier électronique, transmet les appels téléphoniques et les messages;- Répond aux demandes d’information des gestionnaires, du personnel, des collègues et partenaires;- Prépare et commande les fournitures de bureau;- Coordonne et planifie les services administratifs relatifs aux besoins en locaux, au matériel, aux fournitures et aux formulaires.Coordination des activités et des évènements- Assume les tâches reliées au support logistique et à l’organisation des conférences téléphoniques, des rencontres de comités internes et des visites dorganismes externes (réservation de salle, d’équipements, lunch, avis de convocation, ordre du jour, documentation, compte-rendu de réunions, etc.);- Effectue les suivis des réunions;- Participe à l’organisation de certaines réunions et événements spéciaux;- Effectue toute autre tâche connexe à son titre d’emploi à la demande de son supérieur immédiat.Exigences du posteFormation académique- Diplôme d’études collégiales avec spécialisation en techniques administratives ou formation équivalente.Expérience professionnelle- Expérience de 3 ans en soutien à la direction.Compétences techniques- Connaissance des logiciels Word, Power Point, Publisher, Excel, Outlook et Virtuo SM;- Maîtrise approfondie de la rédaction;- Maîtrise de la langue française, parlée et écrite.Profil de compétences recherchées-Orientation client;Capacité de travailler en équipe;- Sens de l’organisation;- Initiative;- Gestion du stress;- Autonomie.Remplacement pour congé de maladie dune durée indéterminéeType demploi : Temps pleinSalaire : 25,00$ par heureHoraires de travail :

• Disponibilité la fin de semaine
• Du Lundi au Vendredi
• Quart de jour

Lieu du poste : Un seul lieu de travailQuick Apply

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