Adjoint(e) administratif(ve) - Jobs in Montréal, QC

Job Description

Titre demploi Adjoint(e) administratif(ve)Organisation Service de la gestion et de la planification immobilière / Direction de la gestion de projets immobiliers / Division des projets corporatifsDestinataires Employé(e)s de la ville et candidat(e)s externesType demploi à pourvoir Emploi temporairePériode dinscription Du 30 mars au 5 avril 2023SalaireÉchelle salariale (2023) : 44 572 $ à 59 907 $ | Groupe de traitement : 12-006EAvis de modificationCatégorie demploi: Employé(e) de bureau, soutien administratif et technique - Col blanc. Le titre d’emploi inscrit à la convention collective est : secrétaire dunité administrative (791930)Horaire: Flexible, 70 heures sur 2 semaines, avec possibilité de télétravail selon les besoins opérationnels.Adresse: 303 Rue Notre-Dame E, Montréal, H2Y 3Y8Ce processus vise à pourvoir 1 poste temporaire (76347) pour une durée de 12 mois.NOTRE OFFREVous avez le sens de l’organisation et aimez veiller à ce que tout roule sur des roulettes Vous êtes une personne fiable Notre équipe au Le Service de la gestion et de la planification immobilière a justement besoin de quelqu’un sur qui elle peut compter pour assurer le soutien administratif!Le Service de la gestion et de la planification immobilière a notamment comme mission de rendre disponible, aux services et aux arrondissements de la Ville, les immeubles dont ils ont besoin pour remplir leur mission respective et de fournir les services et l’expertise en matière de sécurité et d’entretien technique des bâtiments, afin de permettre aux diverses unités de la Ville de Montréal d’offrir aux citoyens et aux employés des installations adéquates et sécuritaires.Votre mandatVous effectuez des tâches de secrétariat de nature variée, afin dapporter un soutien administratif auprès de deux gestionnaires et des équipes demployés de deux divisions et assurez le remplacement des deux autres secrétaires lors de formations, vacances ou maladies . Plus spécifiquement, vous :

• assurez la préparation matérielle des réunions et vous prenez des notes ainsi que vous rédigez les comptes-rendus;
• faites les vérifications de divers documents produits par léquipe (mise en page, correction) et rédigez les lettres demandées par les chefs de divisions;
• procédez à la gestion des dossiers décisionnels (GDD) et aux suivis de ces derniers en tenant à jour un tableau hebdomadairement;
• effectuez divers suivis et rappels (SIGI, tableaux de bord, Kronos, déplacements autorisés pour léquipe et autres demandes selon les besoin;
• vérifiez les feuilles des temps dans Kronos;
• remplissez les formulaires de formation, dallocations automobile et les demandes de service (nouveaux employés, demande de logiciels, jetons virtuels);
• aidez les équipes à organiser les événements denvergure (réservation salle, disponibilité des participants, commandes au traiteur, traitement formulaires de frais de réunion et réception);
• traitez les lettres de chantiers par courrier;
• faites linventaire de lencre, du papier et des fournitures de bureau ainsi que la saisie décentralisées des factures.

PROFIL RECHERCHÉ

• Diplôme détudes professionnelles en secrétariat ou attestation détudes collégiales en bureautique, option adjoint de direction
• 2 années dexpérience pertinente en lien avec les responsabilités du poste, notamment en secrétariat et support administratif
• Connaissance des logiciels de la suite Microsoft Office, de la suite Google, des applications SIMON, Gestion des dossiers décisionnels (GDD) et Kronos souhaitable
• Une bonne connaissance du français écrit

NOS AVANTAGES

• Des défis denvergure
• Une carrière au service de la population montréalaise
• Une rémunération et des avantages concurrentiels
• La conciliation travail-vie personnelle
• La possibilité de faire progresser votre carrière

Soyez fière ou fier de travailler pour le premier employeur en importance de la région métropolitaine et la plus importante métropole francophone en Amérique du Nord. La Ville de Montréal , cest plus de 28 000 talents qui contribuent chaque jour à lessor de la Ville et à faire la différence pour la population et le bien public. POSTULEZ MAINTENANT!Considérant la diversité comme une véritable richesse, la Ville de Montréal invite les femmes, les Autochtones, les minorités visibles, les minorités ethniques et les personnes handicapées à soumettre leur candidature. Merci de vous identifier lors de la postulation.Pour en savoir plus sur nos processus de recrutement, visitez https://montreal.ca/carrieres . Pour toute autre question, écrivez à [email protected] en indiquant le numéro de l’offre demploi en objet.Les employés cols bleus de la Ville de Montréal peuvent se référer à l’Intranet pour plus d’informations concernant les nouvelles règles de convention collective en lien avec les différents types d’affichages.Assurez-vous de joindre tous les documents attestant que vous rencontrez les exigences et dinscrire toutes informations pertinentes pour votre candidature directement dans votre curriculum vitae. Nous vous invitons à suivre lévolution de votre candidature dans votre dossier de postulation en ligne. Nous communiquerons uniquement avec les personnes dont la candidature est retenue.DIVERSITÉ, ÉQUITÉ ET INCLUSIONLa Ville de Montréal propose un environnement de travail où le respect, la diversité, l’équité et l’inclusion sont des valeurs premières.Avec son programme daccès à légalité en emploi et ses programmes d’intégration en emploi , la Ville prend des moyens concrets pour augmenter la diversité au sein de ses équipes de travail.Inclusive, la Ville sefforce de réduire les obstacles dans les milieux de travail rencontrés par les personnes en situation de handicap et met en place des mesures facilitant l’accessibilité. À cet égard, des adaptations lors du processus d’évaluation des compétences peuvent être offertes sur demande.Merci de contribuer à diversifier et enrichir la fonction publique montréalaise!Quick Apply

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