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Adjoint(e) administratif(ve), Opérations - Jobs in Montréal

Veolia Water Technologies
Job LocationMontréal
EducationNot Mentioned
SalaryNot Mentioned
IndustryNot Mentioned
Functional AreaNot Mentioned
Job TypePermanent

Job Description

Description du posteNotre Adjoint(e) administratif(ve) supportera l’équipe des opérations dans diverses tâches.Votre rôle sera entre autres d’offrir un soutien administratif, de coordonner des déplacements mais également d’aider au bon fonctionnement du département.Tâches:Gestion administrative (30%)

  • S’occuper de tâches de gestion administrative de bureau;
  • Faire les rapports internes de suivi du département;
  • Programmer les rencontres de formation internes et externes des nouveaux employés;
  • Assister avec la mise à jour des fichiers, documents du département;
  • Répondre et diriger les appels et les courriels à l’interne;
  • Remplacer la réceptionniste de la compagnie lorsque requis.
  • Accueillir les clientes et les visiteurs lorsque requis;
  • Préparer, distribuer et envoyer la correspondance et les colis selon les exigences;
Documentation (30%)
  • Être responsable de mettre à jour les documents standards du département;
  • Être responsable du maintien en ordre du réseau informatique du département;
  • Faire des copies de documents ou les digitaliser;
  • Préparer les mémos du département;
  • Réviser et faire la mise en page des documents google doc et google slide;
  • Traduire des documents du français à l’anglais et vice-versa.
Coordination de voyage (10%)
  • Supporter dans les demandes de voyages (réservation avion, hôtel, auto);
  • Créer les lettres de voyage hors Canada;
  • Gérer la modification de forfait téléphonique du personnel du département lorsqu’ils voyagent hors Canada;
  • Gérer les primes et les comptes de dépenses du département;
  • Gérer la réception des factures des achats du département;
  • Placer les commandes d’achat de cartes d’affaires et de documents internes;
Autres(30%)
  • Effectuer l’entrée de données dans le système de gestion de l’entreprise;
  • Être responsable de tenir à jour les informations relatives aux employés du département (formation, santé sécurité, etc.)
  • Apporter du soutien aux autres membres du département lorsque requis;
  • Assurer la coordination et l’intégration des nouveaux employés;
  • Réserver et gérer les salles de réunions;
  • Autres tâches connexes au poste.

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