Adjointe / Administrative Assistant - Jobs in Montréal, QC

Job Description

Emplacement:400 Avenue Sainte-Croix, Suite 10, Montreal, Québec, H4N 3L4Inspiré(e) par la nourriture Engagé(e) à offrir un excellent service Nous aussi.Chez Provigo, nous sommes de grands gourmets! Nous sommes engagés envers nos collègues et nos client(e)s et nous travaillons fort pour développer une culture qui nous permet d’être authentiques tout en favorisant le travail d’équipe. Nous savons que la communication efficace, la collaboration et le travail d’équipe sont essentiels au succès d’un milieu de travail.Nous recherchons des collègues de talent qui souhaitent par-dessus tout offrir une expérience de magasinage exceptionnelle à nos client(e)s en veillant à leur faire plaisir à chaque étape!Que vous commenciez tout juste votre carrière, que vous recommenciez à travailler ou que vous cherchiez un nouvel emploi, vous aurez votre place ici.Poste d’adjoint(e) administratif(ve)Description du posteRelevant de la Directrice principale, Conseillère juridique, le titulaire de ce poste soutient les objectifs généraux des équipes des Services juridiques et de l’Immobilier qui sont responsables de conseiller l’entreprise dans les domaines de la location, des ventes et acquisitions, du développement, de l’exploitation, de la réglementation et de la conformité pour l’Immobilier de Loblaw.Vous êtes le ou la candidat(e) idéal(e) pour ce poste si vous êtes curieux(se), si vous vous épanouissez dans un environnement de travail dynamique, si vous êtes ouvert(e) d’esprit et vous adaptez facilement au changement, si vous avez de solides compétences organisationnelles, une attention aux détails et une capacité éprouvée à travailler de façon autonome et à anticiper les besoins. En plus de ces qualités, vous êtes le ou la candidat(e) idéal(e) pour ce poste si vous êtes efficace pour établir et maintenir des relations avec des groupes internes et des collègues à différents niveaux de l’organisation et avec des clients externes.Principales responsabilités du poste :

• Adjoint(e) de direction : Assurer la simplification des fonctions administratives de l’Immobilier et des Services juridiques, y compris :
  • Gérer le calendrier Outlook, planifier des réunions et des rendez-vous;
  • Aider l’équipe à répondre aux demandes de renseignements; préparer la correspondance;
  • Effectuer les suivis appropriés et agir comme agent de liaison pour les problèmes nécessitant un soutien de la part de l’Immobilier et des Services juridiques;
  • Organiser les données, l’information et la correspondance reçues des parties internes et externes;
  • Aider à la préparation des présentations PowerPoint, des mémoires et des communications des directeurs principaux de l’Immobilier et des Services juridiques;
  • Soutenir les directeurs principaux dans la production de rapports d’entreprise;
  • Préparer et gérer les rapports de suivi et aider à répondre aux exigences en matière de rapports mensuels et de fin d’exercice;
  • Gérer les budgets et les dépenses;
  • Fournir un soutien continu, des recherches et de la documentation pour la participation des équipes juridiques et immobilières aux comités et aux groupes de travail;
  • Assister aux réunions de l’Immobilier et des Services juridiques et prendre en charge des minutes de celles-ci, au besoin;
  • Soutien administratif et coordination afin d’améliorer l’efficacité des processus;
  • Organiser les exigences audiovisuelles, la logistique de la réunion, y compris les préparatifs de voyage, au besoin.
• Adjoint(e) administratif(ve)
  • Administrateur(rice) du système de suivi juridique (Serengeti) pour le paiement des factures juridiques, ce qui comprend le traitement des requêtes internes et externes et le soutien; Gérer le processus du début à la fin;
  • Surveiller les dépenses des cabinets d’avocats par rapport au budget et superviser le traitement de toutes les factures liées aux départements; Aider à la préparation des demandes de cumul;
  • Tenir à jour le suivi des ententes de frais d’acquisition et respecter le processus d’approvisionnement et le budget;
  • Organiser et accélérer la coordination des signatures internes et gérer les rapports et la livraison de la documentation dûment signée;
  • Organiser des réunions d’équipe, gérer et faire le suivi des échéances et des dates conditionnelles, et faire le suivi des mesures à prendre;
  • Tâches administratives générales telles que l’ouverture de dossiers, les transferts bancaires, la rédaction de documents, l’impression, la numérisation, le courrier et la messagerie;
  • Administrateur(rice) du programme pour Workshare Comparer et le Registre Foncier (base de données des dossiers fonciers du gouvernement du Québec pour effectuer des recherches de sûretés, de brefs de saisie, d’instruments, de plans, de registres de colis et soumettre des documents de titres aux fins d’inscription);
  • Recevoir, prioriser et rediriger la correspondance et les messages, au besoin;
  • Soutenir les équipes de l’Immobilier et des Services juridiques en matière de gestion des dossiers et des documents, y compris l’organisation et l’enregistrement des documents au dossier, ainsi que la recherche de documents requis par les membres de l’équipe;
  • Fournir un soutien administratif pour les projets spéciaux et l’efficacité des processus entrepris par le département, comme la création de graphiques dans Excel pour utilisation par les membres de l’équipe devant faire le suivi de fichiers;
  • Gérer, soutenir et agir à titre d’expert en la matière pour les exigences en matière de TI (p. ex., OneNote, Content Server, système de suivi juridique, Centersuite, GEMS, etc.);
  • Agir à titre d’expert en la matière pour l’Immobilier et les Services juridiques pour les initiatives d’amélioration continue des processus;
  • Coordonner les réunions de l’équipe juridique et les exigences internes en matière de formation;
  • Faciliter l’intégration des membres de l’équipe, y compris la promotion de l’utilisation des outils et des processus de TI;
  • Soutenir la culture et les gens (p. ex., la culture bleue, les activités sociales, etc.);
  • Aider l’équipe de l’Immobilier et des Services juridiques à répondre aux demandes ponctuelles.

Profil recherché :

• Compétences avancées en rédaction et en communication en français et en anglais;
• Expérience de cinq ans ou plus en soutien à une équipe dans un environnement axé sur les échéances; Expérience dans un important cabinet d’avocats, une institution financière ou une entreprise immobilière ou de location, un atout;
• Solides compétences en informatique (Excel, Word, PowerPoint, Outlook, maintenance de base de données); très bonnes connaissances en informatique en tant que super-utilisateur;
• Expérience avec le système de suivi juridique Thomson Reuters et d’autres systèmes de l’entreprise, un atout (p. ex., SAP, Concur);
• Capacité de travailler de façon très organisée, où le souci du détail, la précision et la confidentialité sont essentiels;
• Être capable de s’adapter, de faire preuve de créativité, d’ouverture d’esprit et de souplesse, et posséder d’excellentes aptitudes pour les relations interpersonnelles, l’établissement de relations et la communication en tant que membre d’une équipe;
• Grand souci du détail et de l’exécution;
• Solides compétences en résolution de problèmes, y compris une approche proactive pour travailler avec diverses personnes et divers départements, tout en faisant preuve de souplesse;
• Motivation personnelle; fait preuve d’un grand sens de l’initiative, d’un bon jugement et d’une grande confidentialité; capacité à travailler sous un minimum de supervision; démontre une volonté positive et ouverte d’accepter de nouvelles tâches;
• Excellentes compétences en gestion du temps et capacité à jongler avec plusieurs priorités;
• Grand professionnalisme et grande capacité à traiter efficacement avec tous les niveaux de l’organisation ainsi qu’avec les personnes-ressources externes;
• Posséder d’excellentes aptitudes en communication interpersonnelle (à l’écrit et à l’oral);
• Grande curiosité et passion pour l’apprentissage;
• Excellentes aptitudes organisationnelles et capacité à établir les priorités, à résoudre les problèmes et à respecter les échéances;
• Capacité démontrée à produire un travail de haute qualité en temps opportun dans un environnement de travail dynamique;
• Capacité éprouvée à préserver la discrétion et la confidentialité.

Administrative Assistant PositionJob DescriptionReporting to the Senior Director, Legal Counsel, this role supports the overall objectives of the Legal and Real Estate teams who are responsible for advising the business in the areas of leasing, sales/acquisitions, development, operations, regulatory and compliance for Loblaw Real Estate.You are the right candidate for this position if you are curious, thrive in a fast-paced work environment, are open-minded and adaptable to change, and if you have strong organizational skills, attention to detail, and a proven ability to work independently and to anticipate needs. In addition to these qualities, you are the right candidate for this position if you are effective at building and maintaining relationships both with internal groups and colleagues at various levels of the organization, and with external clients.Role Responsibilities Include:

• Executive Assistance: Ensure streamlined administrative function of the Real Estate and Legal departments including;
  • managing Outlook calendar, scheduling meetings and appointments;
  • assisting the team to respond to inquiries; preparing correspondence;
  • carrying out appropriate follow ups and acting as a liaison for escalating issues that require support from Real Estate and Legal;
  • organizing data/information/correspondence received from internal and external parties;
  • assisting with the preparation of the Real Estate and Legal Senior Directors’ powerpoint presentations, memorandums and communications;
  • supporting the Senior Directors with enterprise reporting;
  • preparing and managing tracking reports, and assisting with monthly and year-end reporting requirements;
  • managing budgets and expenses;
  • providing ongoing support, research and documentation for Legal and Real Estate teams’ involvement in committees and working groups;
  • attend and take minutes of Real Estate and Legal meetings where required;
  • administrative support and coordination to achieve process improvement efficiencies;
  • arranging audio visual requirements, meeting logistics including travel arrangements when necessary.
• Administrative Assistance
  • System admin for Legal Tracker (Serengeti) for payment of legal invoices, which includes handling internal & external queries and support. Managing the process from beginning to end;
  • Monitor law firm expenditures versus budget and oversee the processing of all department related invoices. Assist in the preparation of accrual submissions;
  • Maintain AFA (alternative fee agreement) tracker and adhere to procurement process and budget;
  • Organize and expedite coordination of internal signatures and manage reporting of and delivery of fully executed documentation;
  • Organize and assist with team meetings, manage and track deadlines and conditional dates, and follow up on action items;
  • General administrative duties such as opening files, wire transfers, document redaction, printing, scanning, mail and couriers;
  • Program administrator for Workshare Compare and Registre foncier (Government of Quebec’s land records database to perform searches for liens, writs, instruments, plans, parcel registers and submit title documents for registration);
  • Receive, prioritize and redirect correspondence and messages as appropriate;
  • Support the Real Estate and Legal teams with file/document management, including organizing and saving documents to file, as well as searching for documentation required by team members;
  • Provide administrative support on special projects and process efficiencies undertaken by the department, such as creating charts in Excel to be used by team members to track files;
  • Manage, support and be a subject matter expert (SME) for IT requirements (i.e. OneNote, Content Server, Legal Tracker, Centresuite, GEMS etc.);
  • Be a subject matter expert (SME) for Real Estate and Legal for ongoing process improvement initiatives;
  • Coordinate legal team meetings and internal training requirements;
  • Support onboarding of team members, including promoting use of IT tools & processes;
  • Support Culture & People (i.e. Blue Culture, Social Activities, etc.);
  • Assist Real Estate and Legal Team with ad hoc requests.

Qualifications:

• Advanced drafting and communication skills in French and English;
• Previous experience of 5 or more years supporting a team working in a deadline-driven environment. Experience in a leading law firm, financial institution or a real estate/leasing company is an asset;
• Strong computer skills (Excel, Word, PowerPoint, Outlook, Database Maintenance); highly computer-savvy as super-user role is required;
• Experience with Thomson Reuters Legal Tracker and other corporate systems an asset (i.e. SAP, Concur);
• Ability to work in a highly organized manner where attention to detail, accuracy and confidentiality are critical;
• Adaptable, creative, open-minded and flexible individual with excellent interpersonal, relationship-building and communication skills who works effectively as part of a team;
• Strong attention to detail and execution;
• Strong problem-solving skills including a proactive approach to working with various people and departments, while demonstrating flexibility;
• Self-motivated; demonstrates a high degree of initiative, sound judgment and confidentiality; ability to work under minimal supervision; demonstrate a positive and open willingness to accept new tasks;
• Excellent time management skills; with ability to juggle multiple priorities;
• High level of professionalism and ability to deal effectively with all levels within the organization as well as external contacts;
• Excellent interpersonal and communication skills (written and verbal);
• High degree of curiosity and passion to learn;
• Great organizational skills and the ability to prioritize assignments, solve problems, and meet deadlines;
• Demonstrated ability to produce high-quality work in a timely fashion in a fast-paced work environment;
• Proven ability to maintain discretion and/or confidentiality.

Pourquoi travailler avec nousChez Provigo, nous respectons l’environnement, assurons un approvisionnement intègre et faisons une différence positive dans la collectivité. Nos valeurs ÊTRE – Engagement, Tenir à cœur, Respect et Excellence – guident toutes nos décisions et prennent tout leur sens au sein de notre culture bleue. Nous offrons à nos collègues des carrières progressives, une formation complète, de la flexibilité et d’autres avantages concurrentiels; voilà quelques-unes des nombreuses raisons pour lesquelles nous sommes est l’un des meilleurs employeurs au Canada.Type demploiTemps pleinType de rôle :Poste régulierProvigo considère que la diversité culturelle du Canada est une source de fierté nationale et un symbole de force. Nous nous sommes donné comme priorité de refléter les diversités culturelles croissantes de notre pays dans les produits que nous vendons, les gens que nous embauchons et notre culture d’entreprise. Des accommodements sont offerts sur demande tout au long du processus d’embauche et d’évaluation pour les candidat(e)s handicapé(e)s, et lorsqu’ils ou elles sont embauché(e)s.RemarqueLes candidat(e)s âgé(e)s de 18 ans ou plus doivent effectuer une vérification des antécédents criminels. Les détails seront fournis dans le cadre du processus de demande.Quick Apply

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