ADJOINTE(E)À LA DIRECTION - Jobs in Montréal, QC

Job Description

Personne qui assiste un cadre supérieur ou un hors-cadre dans ses fonctions administratives et professionnelles. Elle accomplit des travaux de secrétariat de nature complexe qui nécessitent des connaissances approfondies de tous les programmes reliés à la direction.Elle est responsable du fonctionnement administratif d’une direction et voit aux relations internes et externes de celle-ci. Elle assure le suivi des décisions du directeur auprès du personnel de la direction et des gestionnaires concernés.Elle traite les requêtes acheminées au cadre supérieur ou au hors-cadre et répond adéquatement et de façon autonome aux demandes. Elle règle des situations problématiques. Elle détermine les actions à poser, informe le cadre supérieur ou le hors-cadre ou dirige les demandes aux personnes concernées pour le suivi.Elle est appelée à assister un cadre supérieur ou un hors-cadre dans les dossiers particuliers ou plus stratégiques.Elle assure le contrôle de la qualité des documents et propose des moyens d’améliorer l’organisation du travail et les services offerts par le personnel de bureau.FONCTIONS SPÉCIFIQUES

• Effectuer des tâches administratives et du travail de bureau afin d’appuyer les cadres supérieurs;
• Filtrer les appels et gérer les agendas, notamment en prenant les dispositions nécessaires pour les déplacements, les réunions et les événements;
• Préparer les rapports et les données financières;
• Former et superviser les autres employés de soutien administratif. Soutenir dans la planification des formations pour les employés;
• Analyser des notes de service, des mémoires et des rapports reçus et envoyer, rédiger des exposés et des rapports à lintention des cadres de direction et coordonner la préparation, la production et la présentation de ces documents;
• Préparer lordre du jour des réunions et prendre les dispositions nécessaires pour la tenue de ces réunions;
• Rédiger des minutes et des comptes rendus;
• Exécuter des recherches, compiler des données et préparer des documents qui seront étudiés et présentés par des cadres supérieurs;
• Gérer plusieurs dossiers à la fois et les mener à terme;
• Assurer la liaison avec des cadres de l’organisation, à l’interne, ainsi qu’avec différents partenaires externes de l’organisation, ministères ou/et dautres organismes ou associations.

Exigences : Formation:

• Détenir un Diplôme d’études secondaires V.

Expérience:

• Un (1) an d’expérience administrative appropriée dans des responsabilités similaires;
• Expérience en informatique de la santé.

Connaissances et capacités:

• Bonne connaissance du travail conventionnel de bureau;
• Capacité élevée en organisation : hiérarchiser et classer des documents et des fichiers, archiver, organiser;
• Bonne connaissance des applications informatiques (Word, Excel, Power Point, tape-touche de 40 MPM);
• Familier(ère) avec la terminologie médicale;
• Courtois(e);
• Esprit d’équipe;
• Autonome, flexible et discret(e);
• Habileté à travailler sous pression et de façon autonome avec très peu de supervision;
• Responsable, vigilant(e) et avoir de l’initiative;
• Pragmatique, attentif (ve) aux détails, esprit analytique, proactif(ve);
• Excellentes aptitudes de communication (écrite et parlée);
• Sens du service à la clientèle;
• Connaissance du Réseau MSSS et des règlements administratifs est un atout.

LANGUES

• Maîtrise de l’anglais et du français;
• Maîtrise de la langue crie (un atout).

AUTRESLe processus de sélection comprendra l’administration de tests (anglais, français et informatique).Quick Apply

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