Administrateur ou Administratrice, Documentation (bilingue) / Documentation Administrator (Bilingual) - Jobs in Montréal, QC

Job Description

Administrateur ou Administratrice, Documentation (bilingue)Emplacement: Ce poste sera basé à notre bureau de Montréal ou de Winnipeg.Date limite de présentation des candidatures: 31 octobre 2022Notre organisation:Fondée en 2017, la Financière Wellington-Altus inc. (« Wellington-Altus »), société mère de Wellington-Altus Conseil Privé et de Wellington-Altus Gestion Privée, est la société de conseil en gestion de patrimoine la mieux cotée* au Canada et l’une des sociétés les mieux gérées au pays. Avec plus de 20 milliards de dollars d’actifs sous gestion et des bureaux partout au pays, Wellington-Altus s’associe à des conseillers et à des gestionnaires de portefeuille prospères et animés d’un esprit d’entrepreneuriat, ainsi qu’à leurs clients fortunés.

• Brokerage Report Card 2022 d’Investment Executive.

L’occasion:Relevant du directeur associé, Opérations, l’administrateur, Documentation, assumera une double responsabilité. Premièrement, le candidat retenu appuiera nos conseillers et associés pour assurer le contrôle de la qualité des documents et veiller à ce que les procédures soient correctement mises en œuvre et maintenues. Deuxièmement, il effectuera toutes les tâches liées à l’ouverture de compte avec grande exactitude dans les délais prévus.Veuillez soumettre votre curriculum vitæ en français et en anglais.Les principales responsabilités sont les suivantes:

• Examiner et filtrer au préalable les documents d’ouverture de compte et informer les équipes de tous les éléments manquants.
• Devenir une personne-ressource experte au sujet de toutes les politiques et procédures concernant les produits gérés et l’ouverture de comptes.
• Être responsable de la mise en place et du codage de tous les types de comptes.
• Être responsable du rapprochement quotidien/hebdomadaire pour assurer l’exactitude.
• Aider à l’établissement des procédures du service, à leur mise en œuvre et à leur examen continu, dans une optique d’efficacité.
• Répondre avec exactitude et en temps opportun aux demandes de renseignements.
• Travailler avec d’autres services au besoin pour aider à l’ouverture de comptes au sein de l’organisation.
• Être responsable de la gestion, de la distribution et du suivi des documents d’ouverture de compte.
• Examiner les rapports pour vérifier l’ouverture et la mise à jour des comptes et assurer la conformité aux procédures appropriées.
• Consigner les documents/données dans les rapports de documents manquants.
• Gérer les demandes de retour et de retenue du courrier.
• Conserver des copies électroniques de tous les documents soumis.
• Fournir aux clients une copie des documents signés et les trousses de bienvenue.
• Tenir à jour les formulaires électroniques et assurer le respect de toutes les exigences mises en place par WAGP, BNRI, l’ARC et tous les organismes de réglementation.
• Accomplir d’autres tâches, au besoin.

Le candidat idéal possédera:

• Un baccalauréat ou un diplôme en administration des affaires, en comptabilité, en finance ou dans un domaine d’études semblable.
• Au moins 3 ans d’expérience dans le secteur, de préférence dans le domaine administratif ou opérationnel.
• D’excellentes qualités interpersonnelles.
• Une éthique de travail fiable et constante.
• La capacité de s’adapter rapidement aux besoins en évolution.
• La capacité de gérer de façon indépendante de grands volumes de travail.
• Une excellente attitude et la volonté de fournir un service extraordinaire.
• Une capacité avérée de travailler en collaboration dans un milieu axé sur le travail d’équipe.

Conditions d’emploi:

• Être légalement autorisé à travailler au Canada.
• Être parfaitement bilingue (français et anglais) tant à l’oral qu’à l’écrit.
• Une vérification des antécédents, à la satisfaction de l’employeur, peut être exigée du candidat retenu avant le début de l’emploi.

Wellington-Altus est fermement engagée à l’égard de l’équité et de la diversité au sein de sa collectivité et accueille les candidatures des femmes, des personnes racialisées, des Autochtones, des personnes handicapées et des personnes de toutes les orientations sexuelles et de tous les genres. Toutes les personnes qualifiées qui contribueraient à la diversification de notre organisation sont encouragées à poser leur candidature.Si vous avez besoin que des mesures d’adaptation soient mises en place pour le processus de recrutement, n’hésitez pas à nous en informer au moment de présenter votre candidature.Pour poser votre candidature:Cliquez sur le bouton « Postuler pour ce poste » pour soumettre votre curriculum vitæ, votre lettre de présentation et vos attentes salariales. Nous communiquerons avec vous si vous êtes sélectionné pour une entrevue. Pour en savoir plus sur les conditions de travail à Wellington-Altus, consultez notre site Web à https://wellington-altus.ca/fr/.Veuillez soumettre votre curriculum vitæ en français et en anglais.

Documentation Administrator (Bilingual)Location: This position will be based in our Montreal or Winnipeg office.Application Deadline: September 30, 2022Our organization:Founded in 2017, Wellington-Altus Financial Inc. (Wellington-Altus) is the parent company to Wellington-Altus Private Counsel and Wellington-Altus Private Wealth —the top-rated* wealth advisory company in Canada and one of Canadas Best Managed Companies. With more than $20 billion in assets under administration and offices across the country, Wellington-Altus identifies with successful, entrepreneurial advisors and portfolio managers, and their high-net-worth clients.

• Investment Executive 2021 Brokerage Report Card

The opportunity:Reporting to the Associate Manager, Operations, the responsibilities of the Documentation Administrator will be two-fold. Firstly, the successful candidate will support our advisors and associates to ensure quality control of documents and that procedures are properly implemented and maintained. Secondly, perform all account opening duties with the highest level of accuracy within expected timeframes.Key responsibilities include:

• Reviewing and prescreening account opening documents and advising teams of all missed items.
• Becoming an expert resource person on all policies and procedures concerning managed products and account opening.
• Being responsible for setting up and the coding of all account’s types.
• Being responsible for daily/weekly reconciliation to ensure accuracy.
• Assisting in the establishment of department procedures, implementation and ongoing review of those procedures, striving to create efficiencies.
• Providing timely and accurate responses to inquiries.
• Working with other departments as required to support account opening within the organization.
• Being responsible for the management, distribution, and tracking of account opening documents.
• Reviewing reports to audit account opening and account updates and ensure compliance with proper procedures.
• Inputting documents/data on the missing document reports.
• Managing returned mail and hold mail requests.
• Maintaining electronic copies of all submitted documentation.
• Providing a copy of signed documentation and welcome packages to clients.
• Maintaining E-Forms and all requirements put in place by WAPW, NBIN, CRA and all regulators.
• Performing other duties as assigned.

The ideal candidate will possess:

• A bachelor’s degree or diploma in business administration, accounting, finance, or similar field of study.
• A minimum of 3 years of industry experience, preferably in an administrative or operational capacity.
• Excellent interpersonal skills.
• A reliable, consistent work ethic.
• An ability to quickly adapt to changing needs.
• An ability to independently manage high volumes of work.
• An excellent attitude and a commitment to providing extraordinary service.
• A demonstrated ability to work collaboratively in a team environment.

Conditions of employment:

• Must be legally eligible to work in Canada.
• A background check, satisfactory to the employer, may be required of the successful applicant prior to commencing employment.

Wellington-Altus is strongly committed to equity and diversity within its community and welcomes applications from women, racialized persons, Indigenous peoples, persons with disabilities, and persons of all sexual orientations and genders. All qualified individuals who would contribute to the further diversification of our organization are encouraged to apply.If you require accommodation for the recruitment process, please let us know at the point of application.To apply:Click the Apply For This Job button to submit your resume, cover letter and salary expectations. You will be contacted if you are selected for an interview. More information about working at Wellington-Altus can be found on our website at www.wellington-altus.com.Quick Apply

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