Agent.e de soutien administratif, classe 1 (SSADP) - Jobs in Montréal, QC

Job Description

Titre demploi :Agent.e de soutien administratif, classe 1 (SSADP)Numéro de référence :SP2223-57(02)Catégorie demploi :Soutien administratifDirection :Direction des étudesService :Direction adjointe des étudesNom du supérieur immédiat :Anne Le BlancStatut de lemploi :S - Régulier à temps completDurée de lemploi prévue :Lieu de travail :Collège Ahuntsic, 9155, rue St-Hubert, Montréal (Québec)Horaire de travail :

• Horaire de travail : 9 h 00 à 17 h 00, du lundi au vendredi.
• Environnement de travail au bureau.

Date de laffichage :2023-04-04Date et heure de fin de laffichage externe :2023-04-17 16:30Échelle salariale :Entre 22,36 $ et 25.00 $ / heure selon expériences et scolarité.Entrée en fonction prévue :Description :NATURE DU TRAVAILEn référence au plan de classification :Relevant de la directrice adjointe des études au Service de soutien à lapprentissage et au développement pédagogique, la personne occupant lemploi dagent de soutien administratif classe I accomplit un ensemble de travaux administratifs de nature relativement complexe selon des méthodes et procédures établies et des travaux de secrétariat liés au déroulement des activités de son secteur.Spécifique au poste :Notamment, elle tient à jour les dossiers et les registres concernant le travail accompli et elle effectue la correspondance inhérente à son travail. Elle répond aux diverses demandes dinformation liées aux besoins du SSADP. Elle traite des données financières (préparation des demandes d’avances, de chèques, d’engagement et de dépenses, suivis budgétaires, etc., et dans les dossiers suivants : l’international, le soutien aux étudiant.es, le français, la bibliothèque, la recherche et l’innovation pédagogique et numérique, la technopédagogie, l’ACST, le guichet universel et certains centres d’aide (physique et chimie).La personne occupant l’emploi d’agente administrative classe I est appelée à collaborer auprès de quatre gestionnaires.Elle informe, oriente et dirige toute personne vers les ressources appropriées des différents services du Collège. Elle accueille les usagers et les demandes venant au SSADP et fait le relai auprès des gestionnaires.Elle collabore à l’ensemble des activités du SSADP. Elle traite et prépare les informations relatives aux dossiers des étudiants (formulaire d’inscription, rapports, plan d’intervention, demandes de mesures spéciales, d’allocation pour des besoins particuliers, de subvention, de transfert de dossiers, etc.). Elle rédige la correspondance découlant des activités qui lui sont confiées. Elle rédige les communiqués, les mémos et les réponses faites pour les usagers pour le guichet universel, les ateliers indispensables, le centre d’aide en méthodologie et les projets spéciaux. Elle compile diverses données statistiques en lien ses secteurs, dont l’augmentation de la clientèle, au taux de réussite, etc. Elle prépare en fonction des plans d’intervention, différentes listes d’étudiants pour les différents services du Collège. Elle collabore aux plans de travail du SSADP et de ses bureaux en compilant les données, informations et statistiques recueillies.Elle voit aux demandes logistiques du SSADP en lien avec les ressources humaines (aménagement des bureaux), dirige les demandes provenant des employés vers les services appropriés (DTI, ressources matérielles, approvisionnement…).Elle recherche et recueille des renseignements à inclure dans la correspondance, rapports, bilans ou autres. Elle tient à jour certains dossiers et registres, voit à lagenda et aux échéanciers. Elle s’occupe de la logistique des réunions auxquelles elle assiste, de certaines activités. Elle convoque les personnes participantes et voit à la préparation des dossiers nécessaires. Elle assortit, classe et repère des documents selon les méthodes établies.Elle dépouille, achemine et envoie de la correspondance. Elle voit aux communications téléphoniques, aux courriels et aux documents papier, et donne des renseignements d’ordre général. Elle effectue des travaux de photocopie, d’impression et de distribution. Elle participe à l’élaboration de systèmes de classement et les tient à jour.Elle accomplit diverses activités administratives en lien avec les dossiers pour l’ensemble des services auxquels elle est attitrée et des dossiers spécifiques, lesquels sont répartis annuellement selon le plan de travail.Elle utilise les outils technologiques de l’information et des communications mis à sa disposition en lien avec les travaux à réaliser.Elle peut être appelée à initier au travail les nouvelles personnes.RESPONSABILITÉS – ACTIVITÉS1. Assister et soutenir le personnel à légard de lensemble des activités de secrétariat et administratives relatives à divers projets liés au Service de soutien à l’apprentissage et au développement pédagogique (SSADP), notamment pour les dossiers dans les secteurs suivants : pour le SSADP, l’international, la valorisation et l’amélioration du français, la recherche et l’innovation pédagogique et numérique, la technopédagogie, le guichet universel, le soutien aux étudiant.es, l’ACST et certains centres d’aide (physique et chimie).2. Agir à titre de personne-ressource, notamment pour les dossiers dans les secteurs suivants : la valorisation et l’amélioration du français, la recherche et l’innovation pédagogique et numérique, la technopédagogie, l’ACST et certains centres d’aide (physique et chimie).3. Soutenir le guichet universel, R&D, les ateliers indispensables et le centre d’aide en méthodologie.4. Collaborer et participer à diverses activités relatives au traitement des données financières et à la préparation de la paie, particulièrement pour le SAIDE.5. Participer et collaborer à l’organisation de la logistique à légard de certaines activités tout en assurant le bon fonctionnement.6. Collaborer aux activités découlant de divers projets du SSADP.7. Contribuer à la gestion documentaire.8. Toute autre activité connexe sans être limitatif.CRITÈRES DADMISSIBILITÉQualifications requises

• Scolarité/Expérience :

• Détenir un diplôme d’études professionnelles (DEP) avec option appropriée ou un diplôme d’études secondaires (DES) ou un diplôme ou une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente ;
• Expérience pertinente dau moins un (1) an.

• Autres conditions exigées :

• Niveau avancé de la langue française orale et écrite ;
• Connaissance d’un environnement informatique et doutils en bureautique :
• Microsoft Office :
• Word niveau intermédiaire ;
• Excel niveau intermédiaire.

Qualifications souhaitées

• Connaissance dun environnement informatique et doutils en bureautique :
• Microsoft Office : maitrise de Outlook (agenda et courrier électronique).
• Connaissances pratiques relatives au secteur d’activités ;
• Orientation service à la clientèle ;
• Confidentialité et discrétion de mise ;
• Facilité à mener plusieurs tâches simultanément de façon proactive dans un environnement actif ;
• Autonomie, initiative, sens de la planification, de lorganisation, de l’établissement des priorités et des responsabilités ;
• Esprit déquipe et excellentes habiletés de relations interpersonnelles.

Tests requis :Réussite des tests de français et de certificationRemarques :Nous remercions toutes les personnes qui poseront leur candidature, mais ne communiquerons qu’avec celles retenues pour une entrevue.Le Collège Ahuntsic souscrit au principe d’égalité des chances en emploi. Il applique un programme d’accès à l’égalité en emploi pour les femmes, les autochtones, les minorités ethniques, les minorités visibles et les personnes handicapées. Les personnes handicapées qui le désirent peuvent recevoir de l’assistance pour le processus de présélection et de sélection.Quick Apply

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