Agente ou agent de secrétariat - Jobs in Montréal, QC

Job Description

Attributions : Sous l’autorité de la directrice des ressources immobilières et matérielles, la personne titulaire de cet emploi est responsable, dans les bureaux du ministère situés à Montréal : de l’accueil, du service de courrier et messagerie, des fournitures de bureau et des accessoires informatiques dont elle tient les inventaires à jour. Elle traite des demandes liées à des problèmes de confort ambiant et assure le suivi avec le propriétaire de l’immeuble ainsi que la Société québécoise des infrastructures (SQI) au besoin, en ce qui concerne les travaux d’entretien et de réparation dans les locaux.Elle effectue également des tâches administratives pour la DRIM en ce qui a trait aux demandes d’autorisation de dépenses, de validation et de paiement de factures, pour le siège et le réseau.De façon plus précise, elle doit, pour les bureaux de Montréal, assurer une présence sur les lieux de travail, de 8 h à 16 h, au moins trois (3) jours par semaine, selon les besoins de l’organisation, afin de :

• Effectuer une levée de courrier, le dépouiller et le distribuer;
• Effectuer à l’occasion diverses tâches de préparation ou de traitement plus particulier, telles que l’emballage ou la distribution de colis ou effectuer des recherches pour trouver le destinataire d’un envoi mal adressé;
• Réceptionner occasionnellement du mobilier ou des équipements livrés sur place;
• Sur rendez-vous, accueillir des livreurs et des fournisseurs de produits ou de services et assurer une surveillance durant leur présence;
• Apporter un soutien logistique à la ministre et à la sous-ministre et à leurs collaborateurs lors d’événements impliquant d’accueillir des partenaires externes et, au besoin, escorter des invités à partir du hall au rez-de-chaussée;
• Tenir le registre des présences, employés et visiteurs, à l’entrée de la suite;
• Répondre à des demandes de clientèles variées;
• S’assurer du bon fonctionnement des salles communes et de la propreté des lieux (Par exemple : faire des rappels aux employés pour le respect des consignes de propreté, remplir et vider lave-vaisselle si nécessaire, etc.).
• Effectuer diverses autres tâches connexes, telles que prendre des photos d’éléments à réparer ou à remplacer.

En présence ou en télétravail, elle devra aussi assister les différentes unités de la Direction générale de l’administration qui ont leur port d’attache à Québec, pour des tâches variées :

• Veiller à lapprovisionnement, à la distribution et à la tenue d’inventaire des fournitures de bureau et des équipements de protection personnelle (masques, matériel de désinfection des mains et des surfaces, etc.);
• Inscrire au registre de la Gestion des immeubles, et traiter avec le propriétaire, les demandes en lien avec le confort ambient, l’entretien ménager, les bris ou défectuosités constatées. S’il s’agit d’une urgence, aviser également l’équipe des immeubles pour communiquer toute situation problématique (ex. : panne de courant, dégât d’eau, mauvais usage des espaces);
• Planifier les entretiens ménagers annuels et divers services connexes tels que la cueillette des bacs de déchiquetage, l’approvisionnement en eau, l’entretien ménager spécial lors d’activités de réception d’invités;
• Établir, avec le propriétaire de l’immeuble, les divers calendriers dentretien dans le but de minimiser limpact sur le personnel;
• S’assurer que toute personne prévoyant travailler à Montréal ait bien reçu son code d’alarme de la Société québécoise des infrastructure (SQI) pour armer et désarmer les partitions sous supervision et, au besoin, leur rappeler la procédure;
• S’assurer que les demandes faites à la sécurité (ex. : habilitations, entrée dans bureau pour entretien technique, demande de cartes d’ascenseur) sont mises en œuvre et traitées. Vérifier au besoin, auprès de la direction de la sécurité, les habilitations de sécurité des personnes circulant dans les bureaux;
• S’assurer que les personnes ayant à travailler à Montréal sachent intervenir en cas d’alarme;
• Participer à l’équipe de mesures d’urgence et collaborer avec le coordonnateur d’évacuation de l’immeuble;
• S’assurer que le plan d’évacuation est à jour et bien affiché au mur;
• S’assurer que les secouristes soient connus du personnel travaillant à Montréal;
• Fournir les cartes d’accès (porte et ascenseur) aux nouveaux employés et les récupérer à leur départ;
• Procéder à la réception, la distribution et l’expédition d’ordinateurs et de matériel informatique;
• Assister au besoin les techniciens informatiques de l’infocentre de Québec pour la réalisation d’interventions.

En assistance aux responsables administratifs du réseau de représentations à l’étranger, elle pourra également, autant que ses autres tâches lui permettront :

• Obtenir des soumissions et, suivant le processus de demande d’autorisation de dépense (DAD), valider la combinaison comptable et présenter celle qui est recommandée à la gestionnaire pour sa signature, puis en effectuer le suivi auprès de la DRFC;
• Valider que le travail a été livré à satisfaction du client avant paiement des factures;
• Effectuer des recherches en ligne pour trouver des fournitures, du mobilier ou autres équipements pour les bureaux du Québec ou du Réseau;
• Accompagner les responsables administratifs du Réseau dans leur processus d’appel de soumissions pour acquisitions de biens ou de services et appliquer le processus des DAD pour leurs demandes de biens et services facturables à la DRIM.

Échelle de traitement : De 35 668 $ à 45 658 $*

• Il s’agit de l’échelle de traitement issue de la convention collective 2015-2020 et en vigueur au 31 mars 2020. Les négociations en vue du renouvellement de cette convention collective sont en cours et l’échelle de traitement sera ajustée rétroactivement lors de la signature de la convention collective.

Les montants associés aux différents échelons peuvent être consultés sur le site Web du Secrétariat du Conseil du trésor.Le nombre d’heures hebdomadaires de travail pour cet emploi est de 35 heures.Quick Apply

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