Assistante de Direction - Jobs in Montréal, QC

Job Description

Date: 30 août 2022Lieu: Montreal, Québec, CA, H4M2Z2Entreprise: CorningNuméro de la fiche de poste : 57777QUI NOUS SOMMESVous êtes-vous déjà demandé comment vous obtenez une réception cellulaire sur votre téléphone lorsque vous êtes dans un bâtiment Ou dans une salle de spectacle Ou dans un stade iBwave est le puissant logiciel 3D à lorigine dune expérience sans-fil exceptionnelle dans des bâtiments. Il est utilisé par des milliers dingénieurs en télécommunications dans le monde entier pour concevoir des réseaux sans-fil intérieurs qui permettent à des milliards dutilisateurs (comme vous et moi) dutiliser leurs appareils mobiles à lintérieur.Nous sommes considérés comme le premier choix de logiciel de conception de réseaux dans le monde entier et nous sommes fiers de nos 18 ans dhistoire et de nos succès. Chaque jour, nous nous rassemblons en tant quentreprise pour fournir des solutions innovantes et précieuses à nos clients et au marché. Nous nous stimulons, soi-même et les uns les autres, à être meilleurs pour pouvoir offrir le meilleur.Nous accordons une grande importance à notre personnel et nous sommes convaincus que les personnes qui travaillent ici sont au cœur de la réussite de lentreprise (qui, espérons-le, vous inclura un jour).OBJECTIF ET IMPACT DU POSTESous la responsabilité du PDG, l’assistant(e) exécutif(ve) fournit un soutien administratif et une assistance au personnel d’iBwave, de manière professionnelle, efficace et de qualité, en travaillant en toute confiance.L’assistant(e) exécutif(ve) est également responsable de la gestion générale du bureau, en surveillant lefficacité opérationnelle, les communications efficaces et dautres types de planification tactique.La personne agira en tant que principal agent de liaison entre lentreprise, le personnel et la direction du bâtiment, en fournissant des informations et en répondant aux questions et aux demandes.Le rôle consiste à superviser et à atteindre les objectifs organisationnels tout en maintenant un bureau efficace et productif, doté d’une culture et d’une expérience positives pour les employés. En tant que représentant de léquipe de direction diBwave, l’assistant(e) exécutif(ve) transmettra le plus haut niveau de professionnalisme et dintégrité dans son comportement et son apparence et aidera à répondre à toutes les attentes des clients de lorganisation iBwave en tant que partie intégrante de Corning.TÂCHES ET RESPONSABILITÉS DU POSTE

• Assister l’équipe de direction élargie d’iBwave dans l’exécution des rôles, des responsabilités et des projets qui sont assignés en allégeant les détails administratifs.
• Fournir un soutien administratif, notamment en coordonnant les réunions et en tenant à jour les calendriers, en préparant la correspondance, en répondant aux appels téléphoniques, en classant, en triant le courrier et en gérant les courriels.
• Agir en tant que principal point de contact pour la gestion des installations et faciliter toutes les fonctions et services de bureau.
• Coordonner et superviser toutes les opérations de bureau, telles que le maintien de signalisation du bureau et des communications affichées, l’achat de café, de collations, de fournitures de bureau, d’équipement et de mobilier, la supervision de l’entretien des installations et de l’équipement de bureau.
• Collaborer avec le personnel de l’entreprise et les fournisseurs locaux de biens et de services dans le cadre des activités quotidiennes de gestion et d’administration du bureau.
• Coordonner les préparatifs de voyages nationaux et internationaux, y compris la planification, la préparation d’itinéraires et d’agendas; aider à l’acquisition de documents de voyage (passeports et visa), le cas échéant.
• Préparer des présentations, des feuilles de calcul, des graphiques et des rapports selon les besoins en utilisant les compétences et les logiciels appropriés.
• Responsable de la mise à jour et de la maintenance de l’intranet d’iBwave en étroite collaboration avec l’équipe de marketing.
• Programmer et assister aux réunions du personnel, en y participant si nécessaire.
• Assister le personnel de l’équipe de direction élargie d’iBwave dans le cadre de projets ou selon les besoins.
• Gérer la logistique, les agendas et les objectifs des principales visite de bureaux; par exemple, transmettre les messages clés, les objectifs, la logistique, les déplacements, l’hébergement, les visites, les repas, les divertissements, etc.
• Coordonner la logistique et les détails des événements départementaux et exécutifs, y compris les événements de renforcement de l’esprit d’équipe, les réunions générales, les examens trimestriels des activités et les réunions annuelles de lancement.
• Coordonner la mise à jour des organigrammes des départements et les distribuer aux ressources humaines pour qu’ils soient publiés sur le site intranet de Corning.
• Aider à la préparation, à la publication et au contrôle de documents hautement confidentiels, en gérant les informations sensibles et confidentielles avec discrétion et discernement.
• Maintenir les priorités de travail et veiller à ce que les procédures soient suivies et les délais respectés.
• Assurer un environnement de travail sûr, efficace et productif en veillant au respect des réglementations de l’entreprise et des réglementations locales.
• Agir en tant que représentant iBwave pour les politiques/informations relatives à la gestion des dossiers de données (DARM).
• Participer activement au comité de francisation requis par l’Office Québécois de la langue français (OQLF).
• Peut effectuer d’autres tâches de bureau selon les exigences de l’entreprise.

QUALIFACATIONS

• Un minimum de 3 ans d’expérience dans un rôle administratif
• Diplôme collégiale en affaires, en administration ou équivalent
• Maîtrise du français et de langlais, tant à loral quà lécrit
• Capacité dinteragir et de communiquer (verbalement et par écrit) efficacement avec tous les niveaux de personnel interne et externe à iBwave et avec diverses cultures, tant internes quexternes.
• Doit être capable de travailler dans un poste de haut niveau, en traitant des détails de nature hautement confidentielle et critique.
• Expérience manifeste de lélaboration de processus internes
• Capacité à établir des priorités et à gérer plusieurs tâches simultanément, à travailler efficacement dans un environnement dynamique et non structuré
• Solides compétences interpersonnelles et de collaboration
• Capacité à sadapter à des situations changeantes de manière calme et professionnelle
• Capacité d’écoute, à prendre des décisions judicieuses et à agir avec peu de directives
• Rigueur et le souci du détail
• Compétences avancées de Microsoft Office et facilité à apprendre de nouveaux logiciels et systèmes
• Permis de conduire valide

La société interdit toute discrimination fondée sur la race, la couleur, le sexe, lâge, la religion, le pays dorigine, lorientation sexuelle, lexpression ou identité sexuelle, linvalidité, le statut dancien combattant ou tout autre statut protégé par la loi.Nous veillerons à ce que les personnes handicapées bénéficient daménagements appropriés pour participer au processus de demande demploi ou dentrevue, pour remplir des fonctions essentielles et pour bénéficier dautres avantages et privilèges liés à lemploi. Veuillez nous contacter pour demander tout aménagement nécessaire.Quick Apply

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