Coordinateur(trice) administratif(ve) - Jobs in Montréal, QC

Job Description

Veuillez référer au guide Comment postuler à un emploi (pour les candidats externes) pour obtenir des instructions sur la façon de postuler.Si vous êtes un employé actif de McGill (c.-à-d. actuellement dans un contrat ou un poste actif à lUniversité McGill), ne postulez pas via ce site de carrière. Connectez-vous à votre compte McGill Workday et postulez à cette affichage en utilisant le rapport Find Jobs (tapez Find Jobs dans la barre de recherche).RÉSUMÉ GÉNÉRIQUE :Sous la direction du supérieur immédiat, assure un soutien administratif et de secrétariat. Participe à assurer le bon fonctionnement des opérations de lunité. Agit comme personne-ressource pour les politiques et les procédures. Administrer les comptes de lunité. Participer à lorganisation des activités de lunité. Responsable des documents et des dossiers de lunité. Maintenir les systèmes dinformation informatisés.PRINCIPALES FONCTIONS ET RESPONSABILITÉS :(i) Agir comme personne-ressource en ce qui concerne les politiques et les procédures de lunité. Résoudre les problèmes dans son domaine de responsabilité. Consulter la documentation pertinente et assurer la liaison avec les personnes ressources appropriées pour obtenir et fournir des informations sur des questions diverses et complexes.(ii) Participer au bon fonctionnement de lunité. Recommande des changements de procédure pour permettre à lunité de fonctionner plus efficacement. Collaborer avec le superviseur et dautres personnes pour établir les priorités de travail. Assurer le suivi et la mise en œuvre appropriée des décisions prises par le superviseur.(iii) Mettre à jour, préparer et coordonner la publication de documents tels que les brochures publicitaires, les manuels du département et les rapports annuels. Rédiger de la correspondance et dautres courts documents de nature complexe. Mettre en forme des documents et en vérifier la grammaire, lorthographe et lexactitude. Prendre des notes et dactylographier divers documents tels que correspondance, rapports, notes de service. Signer certains documents.(iv) Administrer les comptes de lunité. Préparer des budgets ou des propositions budgétaires. Surveiller et concilier divers comptes, états et rapports. Identifie et analyse les divergences et les erreurs. Corriger les erreurs et assurer le suivi des problèmes. Enregistrer les dépenses et fournir des relevés de compte sur demande.(v) Compiler des informations en vue de préparer des demandes de subvention, assurer la liaison avec dautres institutions pour cette compilation et coordonner leur soumission. Agit en tant que personne-ressource concernant les politiques et procédures internes et celles des organismes subventionnaires. Sassure que les informations sont complètes et que les directives sont respectées.(vi) Tient à jour les dossiers du personnel et remplit les documents relatifs au paiement, aux affichages, aux nominations, aux promotions, aux nominations, aux congés sabbatiques et aux absences, ainsi que dautres formulaires administratifs. Explique les procédures à suivre. Veille au respect des délais.(vii) Participe aux activités liées aux affaires étudiantes telles que ladmission, la préinscription, linscription, laide financière et les questions liées aux étudiants internationaux. Assurer le suivi des inscriptions, des changements de cours, des rapports sur le statut des étudiants, des prêts, des bourses détudes et des allocations. Renvoyer les problèmes qui ne relèvent pas de son domaine dexpertise aux personnes ressources ou aux responsables appropriés.(viii) Tenir lagenda du superviseur. Fixer les rendez-vous, rappeler les rendez-vous au superviseur et organiser lhoraire en fonction des priorités.(ix) Fournir des renseignements aux personnes qui appellent et aux visiteurs. Déterminer la raison de lappel ou de la visite et préparer les documents nécessaires. Diriger les appelants et les visiteurs vers les personnes ressources appropriées. Évaluer le besoin dintervention dautres personnes-ressources et fixer des rendez-vous au besoin.(x) Filtrer et trier le courrier. Préparer des dossiers en y joignant les documents justificatifs appropriés et en recherchant des informations au besoin. Répondre aux demandes dans son domaine de responsabilité. Prendre note des mesures requises et assurer le suivi.(xi) Planifier les réunions, contacter les participants et réserver les salles de réunion. Aider à la préparation de lordre du jour. Assister aux réunions, rédiger le procès-verbal et assurer le suivi des décisions prises dans son domaine de responsabilité.(xii) Coordonner lorganisation dévénements tels que des symposiums et des conférences. Prendre des dispositions pour les déplacements.(xiii) Utiliser divers logiciels. Maintenir les systèmes dinformation informatisés et participer à leur développement pour améliorer lefficacité de lunité. Agit comme personne-ressource en ce qui concerne lutilisation des logiciels. Explique et démontre lutilisation des logiciels, résout les problèmes dans son domaine dexpertise et assure la liaison avec les personnes ressources en informatique, au besoin. Tenir et mettre à jour les dossiers administratifs. Tenir à jour les systèmes de classement et prendre des dispositions pour larchivage.(xiv) Assurer linventaire et lachat de fournitures et déquipement. Organiser lentretien du matériel de bureau. Vendre certains articles tels que des notes de cours et tenir la caisse.(xv) Utiliser léquipement de bureau standard tel que lordinateur personnel, la machine à écrire, la calculatrice, le photocopieur et le télécopieur.(xvi) La liste des fonctions et responsabilités susmentionnées est représentative et ne constitue pas une liste complète et détaillée des tâches pouvant être accomplies par un employé dont le poste a été apparié à cette description de poste générique.Veuillez noter que ce poste sera basé sur le campus de lOutaouais à GATINEAUAutres compétences et/ou aptitudes qualifiantes :- Expérience avérée de la gestion dagendas complexes et à facettes multiples. - Doit être capable de hiérarchiser des demandes multiples, y compris la capacité deffectuer une évaluation complète des questions, afin de déterminer les priorités. - Capacité démontrée à effectuer des recherches et à préparer des notes dinformation. - Doit être capable de faire preuve dun haut niveau de professionnalisme et de discrétion en tout temps. - Expérience avérée des relations avec une variété de clients externes et internes de haut niveau ; capacité à établir des relations constructives et efficaces. - Flexibilité avérée, afin de sadapter à des délais serrés, des changements fréquents et des demandes. - Capacité avérée à travailler avec des applications informatiques, notamment des systèmes de gestion électronique des horaires et des applications Microsoft Office avancées (telles que Word, Excel, PowerPoint). - Capacité avérée à rédiger des procès-verbaux lors de réunions. - Parfaitement bilingue, anglais et français, parlé et écrit.FORMATION ET EXPÉRIENCE :- DEP (secrétariat/bureautique)- 4 ans dexpérience connexeFormation et expérience minimales requises :DEP - Systèmes de bureautique 4 ans Expérience connexe / DEP - Études de secrétariatSalaire horaire :(AAPNEUM Niveau F) $28.56 - $35.40Heures par semaine :33.75 (Temps plein)Superviseur :Associate Director of AdministratorDate de fin de l’emploi (le cas échéant) :Date limite pour postuler :2022-12-01L’Université McGill recrute sur la base du mérite et s’est fermement engagée à promouvoir et instaurer l’équité et la diversité au sein de sa communauté. Nous accueillons favorablement les demandes d’emploi des personnes racisées et de minorités visibles, des femmes, des personnes autochtones, des personnes handicapées, des minorités ethniques, des personnes de toute orientation et identité sexuelles, ainsi que toute personne possédant les aptitudes et les connaissances lui permettant de travailler en collaboration avec diverses communautés. L’Université McGill met en œuvre un programme d’équité en matière d’emploi et invite les membres des groupes visés à indiquer leur appartenance à ces derniers dans leur dossier de candidature. Les personnes handicapées qui pourraient avoir besoin d’accommodements à n’importe quelle étape du processus de candidature sont invitées à communiquer en toute confidentialité, accessibilityrequest.hr@mcgill.ca.Quick Apply

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