Coordonnateur (trice) Gestion Immobilière/ Property Management Coordinator ( Contrat jusque Decembre 2022/ Contract till December 2022) - Jobs in Montréal, QC

Job Description

À propos de l’entreprise :À Propriétés Hazelview, nous croyons que les appartements sont bien plusque de la brique et du mortier — ils sont une expérience.Lancée en 1999 avec un petit édifice à Oakville, en Ontario, Propriétés Hazelview gère aujourd’hui un portefeuille de plus de 200 édifices résidentiels multifamiliaux partout en Alberta, en Saskatchewan, au Manitoba, en Ontario, au Québec et en Nouvelle-Écosse.Propriétés Hazelview tire énormément de fierté de ses investissements et fait appel à une approche active et concrète pour la gestion de ses communautés. Nous sommes déterminés à favoriser la croissance à long terme de nos employés, de nos communautés et des investissements que nous faisons pour nos clients.Vision :Nous sommes engagés envers un avenir durable et empreint de diversité.Nos valeurs fondamentales :

• Confiance
• Ambition
• Collaboration
• Mentalité de propriété
• Amusement

Principales responsabilités :

• S’assurer qu’un niveau supérieur de coopération, de service et de soutien est fourni aux résidents, assurant ainsi que Hazelview Properties est un propriétaire de choix
• Maintenir de bonnes relations résident-propriétaire
• Demandes téléphoniques directes efficacement et assurer la liaison avec les équipes de chantier
• Maintenir la communication avec les résidents
• Soutenir le directeur des ventes et du marketing avec les mises à jour de la publicité en ligne et les exigences de rapports d’activité de location
• Soutenir le directeur des ventes et du marketing avec la planification et la coordination d’événements
• Soutenir le directeur des ventes et du marketing avec la coordination des fournisseurs, les bons de commande et les comptes fournisseurs
• Coordonner la compilation des rapports hebdomadaires de vacance, de trafic et de renouvellement
• Coordonner la compilation des créances mensuelles anciennes, de la date de fin de bail et des rapports du propriétaire
• Aider à la rédaction de rapports mensuels de gestion et financiers
• Aider à la préparation du budget et des prévisions et à d’autres rapports connexes
• Aider à l’administration et à l’examen des contrats avec divers entrepreneurs (neige, aménagement paysager, télécommunications, etc.).
• Aider à la préparation des propositions de dépenses d’investissement et à l’analyse opérationnelle
• Fournir une formation aux nouveaux membres de l’équipe sur les processus et procédures des systèmes et des propriétés Hazelview
• Aider à l’élaboration de modèles de formation et administrer les manuels d’instructions et les documents d’intégration.
• Assister aux réunions et préparer les procès-verbaux au besoin
• Comptes fournisseurs – créez des bons de commande au besoin, codez les factures et les relevés conformément aux budgets de la propriété
• Surveiller les processus et les échéanciers pour s’assurer que les échéances du ministère sont respectées
• Ébauche de politiques résidentielles pour soumission et examen par le vice-président des opérations
• Effectuer des services généraux d’administration et de soutien au bureau, comme l’exige le vice-président des opérations.
• Effectuer d’autres tâches assignées

Exigences liées au poste :Formation et expérience :

• Diplôme postsecondaire en administration des affaires est un atout
• Minimum de deux (2) ans d’expérience pertinente dans préférablement dans un environnement de bureau occupé qui évolue rapidement
• Niveau avancé de compétences informatiques et connaissance de Microsoft Word, PowerPoint, Excel, Publisher et SharePoint une exigence ferme
• Une expérience dans un rôle de service à la clientèle serait un atout
• Connaissance du secteur de la gestion des propriétés, un atout

Qualifications :

• Une excellente communication est requise. La capacité de parler d’autres langues est considérée comme un atout
• Défendre activement la diversité et l’inclusion
• Engagement envers le service à la clientèle « Best in Class »
• Solides compétences interpersonnelles avec la capacité de travailler de manière autonome ainsi qu’en équipe
• Capacité exceptionnelle de communication écrite et verbale
• Capacité à respecter les délais dans un environnement en évolution rapide
• Haut degré de professionnalisme et de dévouement envers toutes les parties prenantes en tout temps
• Capacité de travailler et d’agir de manière indépendante en utilisant un bon jugement lors de l’évaluation de situations difficiles
• Une grande attention aux détails et à la précision est essentielle
• Exceptionnellement organisé et axé sur les détails
• Capacité à travailler sous pression et à respecter les délais
• Personne motivée avec une attitude « can-do » et « aucune tâche n’est trop grande ou trop petite »
• Compétences supérieures en gestion du temps avec capacité à effectuer plusieurs tâches / priorités et à travailler dans des délais serrés
• Un haut degré d’intégrité, de diplomatie, de discrétion et de confidentialité démontré
• Doit être flexible et disposé à modifier les responsabilités au besoin
• Une excellente communication est requise. La capacité de parler d’autres langues est considérée comme un atout
• Défendre activement la diversité et l’inclusion

Hazelview inc. est un employeur qui adhère à des politiques d’inclusion et d’égalité d’accès à l’emploi. Si vous avez besoin de mesures d’adaptation en raison d’une invalidité pour prendre part au processus de recrutement, veuillez nous écrire par courriel. Nous répondrons à vos besoins en vertu du Code des droits de la personne. Les renseignements liés aux besoins en matière de mesures d’adaptation seront traités de manière confidentielle.ABOUT THE COMPANYAt Hazelview Properties we believe that apartmentsare more than bricks and mortar - they are an experience.Started in 1999 with one small building in Oakville Ontario, we now manage a portfolio of over 200 multi-family residential buildings throughout Alberta, Saskatchewan, Manitoba, Ontario, Quebec and Nova Scotia.Hazelview Properties takes pride in ownership and an active hands-on approach to how we manage our communities. We are committed to fostering the long-term growth of our employees, communities and the investments we make for our clients. It’s one of the things we’ve always believed in, creating value for people and places.We are committed to a diverse and sustainable future.Vision: “We create value for people and places”.Our Core Values:

• Trust
• Ambition
• Collaboration
• Ownership Mindset
• Having Fun

Key Responsibilities:

• Ensure a superior level of co-operation, service and support is provided to residents, thereby ensuring that Hazelview Properties is a landlord of choice
• Maintain good resident-landlord relations
• Direct telephone inquiries effectively and liaise with building site teams
• Maintain communication with residents
• Support the Director of Sales & Marketing with Online Advertising Updates and Leasing Activity Reporting requirements
• Support the Director of Sales & Marketing with Event Planning & Coordination
• Support the Director of Sales & Marketing with Vendor Coordination, Purchase Orders and Payables
• Coordinate the compilation of weekly vacancy, traffic and renewal reports
• Coordinate the compilation of monthly aged receivables, lease end date and owner reports
• Assist with the completion of monthly management and financial reports
• Assist with budget and reforecast preparation and other related reports
• Assist in the administration and review of contracts with various contractors (snow, landscaping, telecommunications, etc.).
• Assist with the preparation of capital expenditure proposals and in operational analysis
• Provide training to new Team Members on systems and Hazelview Properties processes and procedures
• Assist with the building of training templates and administer instruction manuals and on-boarding documents.
• Attend meetings and prepare minutes as required
• Accounts Payable – create purchase orders as needed, code invoices and statements in accordance with the property budgets
• Monitor processes and timelines to ensure department deadlines are met
• Draft residential policies for submission and review by VP Operations
• Perform general office administration and support services as required by the VP Operations
• Perform other duties as assigned

Job Requirements:Education & Experience

• Post-Secondary education in business administration an asset
• Minimum of two (2) years relevant experience in a busy office environment preferred
• Advanced level of computer skills and knowledge of Microsoft Word, PowerPoint, Excel, Publisher and SharePoint a firm requirement
• Experience in a customer service role would be an asset
• Exposure to the Property Management Industry would an asset

Qualifications:

• Excellent communication is required. Ability to speak other languages is considered an asset
• Actively championing diversity and inclusion
• Commitment to "Best in Class" Customer Service
• Strong inter-personal skills with the ability to work independently as well as on a team
• Exceptional written and verbal communication ability
• Ability to meet deadlines in a fast-paced environment
• High degree of professionalism and dedication to all stakeholders at all times
• Ability to work and act independently using good judgment when assessing difficult situations
• High attention to detail and accuracy is critical
• Exceptionally organized and detail oriented
• Ability to work under pressure and meet deadlines
• Self-motivated individual with a “can-do” and “no task is too big or too small” attitude
• Superior time management skills with ability to multi-task/prioritize and work under tight timelines
• A demonstrated high degree of integrity, diplomacy, discretion and confidentiality
• Must be flexible and willing to modify responsibilities as required
• Excellent communication is required. Ability to speak other languages is considered an asset
• Actively championing diversity and inclusion

Hazelview Inc. is an inclusive and equal opportunity employer. If you require an accommodation to participate in the recruitment process, please let us know. We will accommodate your needs as required under applicable legislation. Information related to accommodation requirements will be addressed confidentially.SkillsRequired

• Problem Solving Skills
• Communication Skills
• Analytical Skills
• Attention to Detail

BehaviorsRequired

• Team Player: Works well as a member of a group

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