Executive Assistant - Jobs in Montréal

Job Description

* Please submit all application materials in English. About UsEgon Zehnder is the world’s preeminent executive search and leadership advisory firm, inspiring leaders to navigate complex questions with human answers. We help organizations get to the heart of their leadership challenges and offer honest feedback and insights to help leaders realize their true being and purpose. We believe that together we can transform people, organizations and the world through leadership.What It’s Like to Work HereWe operate as one unified team with expertise across industries, functions and geographies. Our organization can be described as high-performing and collaborative combined with a caring and respectful culture. Knowledge CentersA key of part of Egon Zehnder is our Knowledge Centers, a team of exerpts that support client goals across different geographies, industries and functions. Located in India (KCI), Budapest (KCB) and Montreal, Quebec. (KCA), this position will be a member of our Knowledge Center Americas (KCA), located in Montreal and will serve the US team. The OpportunityThe Executive Assistant supports one or more consultant(s) by providing ongoing assistance in all aspects of client engagements and playing an ownership role in the oversight of administrative tasks. The role requires an individual capable of planning, executing and finalizing projects according to strict deadlines. This includes acquiring resources and coordinating the efforts of team members and clients in order to deliver projects according to plan. The Executive Assistant must proactively manage changes in project scope, identify potential crises and devise contingency plans on a regular basis.The successful candidate will be highly flexible, a strong multitasker on many levels and relish the variety and unpredictability of juggling multiple assignments and changing priorities. The Executive Assistant is expected to feel a sense of ownership and involvement in the process, so as to be able to stage-manage all the elements that come together in a successful mandate. The Executive Assistant must ensure discreet handling of all interactions with clients, candidates, etc.What You’ll DoAdministrative

• Arrange all scheduling, including but not limited to, client meetings, business development meetings, assignment-related meetings, internal meetings, video conferencing, etc.
• Manage complex calendars and prioritize meetings/calls as needed.
• Arrange and coordinate complex and detailed travel plans, itineraries, and agendas for both consultants and external parties. Compile documents for travel-related meetings.
• Process expense reimbursements for consultants and external parties.
• Compose, prepare, and edit confidential correspondence.
• Perform additional administrative support activities, including but not limited to, fielding telephone calls, receiving and directing visitors, event planning, and other ad-hoc projects as requested.
• Ensure that our global database is up-to-date and accurate; including but not limited to, all client/internal documents, client/candidate information, notes, emails, and appointments.
• Hold additional office/reception responsibilities as needed to ensure the office is operating smoothly. Provides ad-hoc support to other Executive Assistants when requested to assist with work overflow as capacity allows, and as determined by your manager.

Search Coordination

• Serve as client liaison assisting consultant in the maintenance of daily search activities. Acts as the single point of contact for all key logistical matters.
• Communicate directly, and on behalf of the consultant, on client and internal mandates. Provides a bridge for smooth communication between the consultant and external/internal team members.
• Take a proactive approach to assist with various client needs during a consultant’s absence.
• Work closely and effectively with consultant and research stakeholders to ensure deadlines are met and client and candidate needs are served.
• Produce high-quality client deliverables, ensuring completion within designated timeframes. Successfully complete critical aspects of deliverables with a hands-on approach.
• Prioritize conflicting needs; handle matters expeditiously, proactively, and follow through on time-sensitive projects to successful completion.
• Assist the accounting department with billing, client invoicing, and receivables.
• Build positive relationships and interface regularly with high-level executives involved in highly confidential projects.

Business Development

• In partnership with the Consultant, create and own the process to drive the Consultant’s business development strategy.
• Collaborate with consultant, research, and others on the team in the production of high-quality marketing presentations and materials and holds responsibility for the finalization of materials for pitches and events.

RequirementsWhat We’re Looking For

• Bachelor’s degree preferred
• At least five years of experience in administrative function preferred, ideally within a professional services firm.
• Organized multi-tasker: able to manage multiple projects with set deadlines as time management, pattern recognition, prioritization, diligent attention to detail and judgment are critical in this role.
• Resourceful problem solver: ability to work in ambiguous environments and be comfortable with the unknown, as well as work well under pressure, and solve problems.
• Self-starter: highly motivated, excellent work ethic and self-assured, not easily thrown, able to think on your feet.
• Strong communicator: Exceptional interpersonal and communication skills (both oral and written). Ability to interact professionally with executive stakeholders and colleagues alike.
• Natural collaborator: desire to help foster and preserve a company culture where all are welcome, included, and given the opportunity to succeed. Collaborative team player, with a track record of maximizing the team as well as individual performance.

Our OfficesSince its founding in a Zurich townhouse in 1964, Egon Zehnder has grown to 63 offices in 36 countries. We have 2300 global employees (450 in the US and 83 in Canada).Our North American Offices include Atlanta, Boston, Chicago, Dallas, Houston, Los Angeles, Miami, Montreal, New York, Pacific Northwest, Palo Alto, San Francisco, Toronto and Washington D.C.*At Egon Zehnder, employee safety, well-being, and engagement are a top priority and at the core of our culture. Egon Zehnder is operating under a hybrid model that requires all employees, in all positions, to work in person at least 50% of available working days each month in the Egon Zehnder office for which they are aligned. Employees can work remotely during the remaining days of the week. The policy is subject to change by Egon Zehnder at any time.Egon Zehnder is committed to creating and fostering a culturally diverse, equitable, and inclusive organization. We recognize the value in a wide range of ideas, perspectives, experiences, and skills in our workplace. To learn more about Egon Zehnder’s continued commitment to diversity and inclusion, please visit https://www.egonzehnder.com/diversity-initiatives.Benefits

• Hybrid work model, 50% in office / 50% remote*
• Annual RRSP employer contribution
• Comprehensive Health Plan – medical, dental, vision, life insurance, long-term disability
• Employee Assistant Program (EAP)
• Employee Wellness Program
• Maternity leave top-up
• Paid parental leave
• Personal Time Off – paid vacation, sick time, personal days
• Paid holidays including week off between Christmas and New Year’s (at the firm’s discretion)

---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Adjoint de direction chez Egon ZehnderDescriptionÀ propos de nousEgon Zehnder est le plus important cabinet-conseil en recrutement de cadres et en leadership au monde, inspirant les dirigeants d’entreprise à résoudre des questions complexes avec des réponses humaines. Nous aidons les organisations à prendre le dessus sur leurs défis de leadership et leur offrons des commentaires et des idées honnêtes pour amener les dirigeants à réaliser leur potentiel tout en ciblant leurs objectifs. Nous croyons qu’ensemble, nous pouvons façonner un leadership qui transformera les gens, les entreprises et le monde.Travailler chez nousNous travaillons comme une seule équipe unifiée possédant une expertise dans l’ensemble des secteurs, des fonctions et des régions. Notre organisation peut être décrite comme étant performante et collaborative avec une culture bienveillante et respectueuse.Centres de connaissancesNos centres de connaissances sont au cœur d’Egon Zehnder. Ils sont formés d’une équipe d’activités qui soutient les objectifs des clients dans différentes régions géographiques, industries et fonctions. Le titulaire de ce poste, basé en Inde (KCI), à Budapest (KCB) et à Montréal, sera membre de notre Centre de connaissances pour les Amériques (KCA), situé à Montréal, et servira l’équipe des États-Unis.L’occasionL’adjoint de direction soutient un ou plusieurs consultants en fournissant une assistance continue dans tous les aspects des engagements client et en surveillant les tâches administratives. Ce poste nécessite des capacités de planification, d’exécution et de finalisation de projets dans des délais serrés. Cela comprend l’acquisition de ressources et la coordination des efforts des membres de l’équipe et des clients afin d’exécuter les projets conformément au plan. L’adjoint de direction doit gérer de façon proactive les changements dans la portée des projets, cerner les crises potentielles et élaborer des plans d’urgence sur une base régulière.Le candidat retenu fera preuve d’une grande souplesse, d’une grande polyvalence à de nombreux égards et saura apprécier la variété et l’imprévisibilité de la gestion de mandats multiples et de priorités changeantes. On attend de l’adjoint de direction qu’il se sente responsable et impliqué dans le processus, de manière à être en mesure de gérer par étapes tous les éléments d’un mandat réussi. L’adjoint de direction doit traiter discrètement toutes les interactions avec les clients, les candidats, etc.Vos responsabilitésTâches administratives

• Organiser tous les horaires, y compris les réunions avec les clients, les réunions de prospection de clientèle, les réunions liées aux affectations, les réunions internes, les vidéoconférences, etc.
• Gérer les calendriers complexes et prioriser les réunions et les appels, au besoin.
• Organiser des plans de voyage, des itinéraires et des ordres du jour complexes et détaillés pour les consultants et les parties externes. Compiler les documents pour les réunions liées aux voyages.
• Traiter le remboursement des dépenses des consultants et des parties externes.
• Rédiger, préparer et réviser la correspondance confidentielle.
• Effectuer d’autres activités de soutien administratif, y compris, sans s’y limiter, répondre aux appels téléphoniques, accueillir et diriger les visiteurs, planifier des événements et d’autres projets ponctuels, au besoin.
• Tenir notre base de données mondiale à jour, y compris, sans s’y limiter, tous les documents internes et ceux des clients, les renseignements sur les clients et les candidats, les notes, les courriels et les rendez-vous.
• Assumer d’autres responsabilités de bureau ou de réception, au besoin, pour assurer le bon fonctionnement du bureau. Fournir un soutien ponctuel sur demande à d’autres adjoints de direction pour aider à gérer les débordements de tâches, si la capacité le permet, et selon les directives de votre gestionnaire.

Coordination du recrutement

• Assurer la liaison avec les clients en aidant le consultant à maintenir les activités de recherche quotidiennes. Agir à titre de personne-ressource unique pour toutes les questions logistiques clés.
• Communiquer directement, et au nom du consultant, sur les mandats des clients et internes. Assurer une communication harmonieuse entre l’expert-conseil et les membres de l’équipe externe et interne.
• Adopter une approche proactive pour répondre aux divers besoins du client en l’absence d’un consultant.
• Travailler en étroite collaboration avec les experts-conseils et les intervenants en recherche pour s’assurer que les échéances sont respectées et que les besoins des clients et des candidats sont satisfaits.
• Produire des livrables de grande qualité pour les clients, en veillant à ce qu’ils soient achevés dans les délais prescrits. Exécuter avec succès les aspects essentiels des livrables en adoptant une approche pratique.
• Établir l’ordre de priorité de besoins inconciliables, traiter les questions rapidement et de façon proactive, et mener à bien les projets urgents.
• Soutenir le service de la comptabilité dans la facturation, la facturation client et les comptes clients.
• Établir des relations positives et interagir régulièrement avec les hauts dirigeants participant à des projets hautement confidentiels.

Prospection de clientèle

• En partenariat avec le consultant, créer le processus qui oriente sa stratégie de développement des affaires et en assumer la responsabilité.
• Collaborer avec le consultant, le recrutement et d’autres membres de l’équipe à la production de présentations et de documents de marketing de grande qualité et assumer la responsabilité de la finalisation du matériel pour les présentations et les événements.

ExigencesCe que nous recherchons

• Baccalauréat souhaité.
• Au moins cinq ans d’expérience en administration, idéalement au sein d’une entreprise de services professionnels.
• Sens de l’organisation et polyvalence : capacité à gérer de multiples projets dans des délais établis, car la gestion du temps, la reconnaissance des modèles, l’établissement des priorités, le souci du détail et le jugement sont essentiels à ce poste.
• Capacité à résoudre des problèmes : capacité à travailler dans des environnements ambigus et à être à l’aise avec l’inconnu, à bien travailler sous pression et à résoudre des problèmes.
• Sens de l’initiative : grande motivation, excellente éthique de travail et confiance en soi, stabilité, rapidité d’esprit.
• Excellentes aptitudes en communication : aptitudes exceptionnelles en relations interpersonnelles et en communication orale et écrite. Capacité à interagir de façon professionnelle avec les membres de la haute direction et les collègues.
• Sens inné de la collaboration : volonté de contribuer à favoriser et à préserver une culture d’entreprise où chaque personne est la bienvenue, se sent incluse et a la possibilité de réussir. Esprit d’équipe axé sur la collaboration et capacité à maximiser le rendement de l’équipe et individuel.

Nos bureauxDepuis sa fondation dans une maison en rangée à Zurich en 1964, Egon Zehnder a grandi jusqu’à être présente dans 36 pays, avec 63 bureaux. Nous comptons 2 300 employés à l’échelle mondiale (450 aux États-Unis et 83 au Canada).Nos bureaux en Amérique du Nord se situent à Atlanta, Boston, Chicago, Dallas, Houston, Los Angeles, Miami, Montréal, New York, Palo Alto, San Francisco, Toronto, Washington D.C. et dans le Nord-Ouest Pacifique.* Chez Egon Zehnder, la sécurité, le bien-être et la mobilisation des employés sont des priorités absolues, au cœur de notre culture. Egon Zehnder fonctionne selon un modèle hybride qui exige que tous les employés, quel que soit leur poste, travaillent sur place au moins 50 % des jours de travail chaque mois dans le bureau pour lequel ils travaillent. Les employés peuvent travailler à distance pendant les autres jours de la semaine. Egon Zehnder peut modifier la politique en tout temps.Egon Zehnder s’engage à créer et à favoriser une organisation diversifiée, équitable et inclusive sur le plan culturel. Nous reconnaissons la valeur d’un large éventail d’idées, de perspectives, d’expériences et de compétences dans notre milieu de travail. Pour en savoir plus sur l’engagement continu d’Egon Zehnder à l’égard de la diversité et de l’inclusion, visitez le site https://www.egonzehnder.com/diversity-initiatives.Avantages sociaux

• Modèle de travail hybride, 50 % au bureau et 50 % à distance*
• Cotisation annuelle de l’employeur à un REER
• Régime de soins de santé complet (soins médicaux, soins dentaires, soins de la vue, assurance vie, invalidité de longue durée)
• Programme d’aide aux employés (PAE)
• Programme de mieux-être des employés
• Prestations complémentaires pour congé de maternité
• Congé parental payé
• Congés personnels – vacances payées, congés de maladie, congés personnels
• Jours fériés payés, y compris une semaine de congé entre Noël et le Nouvel An (à la discrétion du cabinet)