Property Manager- Residential - Jobs in Montréal, QC

Job Description

Why join usAre you looking to join an innovative, global real estate company who builds communities and connects people to exceptional places If so, we would love to tell you our story.At Oxford, our culture is truly one of a kind. Across business lines and around the world, we embrace the complex and tackle opportunities with speed and agility. We are ambitious and humble, forward looking and service-focused. We get stuff done, and have fun doing it! We take great pride in contributing to the communities where we live. We believe that what is good for the environment is good for business. Together we deliver exceptional experiences to our over 2 million daily customers.L’objectif de la gestion immobilière multirésidentielle d’Oxford Properties Group est d’offrir une expérience client unique et différente de celle du secteur, grâce à la poursuite incessante d’une satisfaction supérieure de la clientèle, de l’innovation dans le marketing, la location, le professionnalisme du personnel, l’utilisation de la technologie et les opérations immobilières.Le gestionnaire immobilier a pour responsabilité la gestion et l’administration professionnelles de deux propriétés situées à Montréal (centre et sud). Cela comprend la prestation de services à la clientèle, la vente et le marketing efficaces des unités meublées et non meublées, certaines tâches administratives, la gestion des dépenses, l’optimisation des revenus, l’entretien physique des immeubles et des propriétés environnantes, ainsi que la gestion quotidienne, l’intégration et la formation du personnel syndiqué et non syndiqué. Le candidat doit privilégier une approche axée sur le service à la clientèle, faire preuve d’excellentes aptitudes à la communication et être capable de travailler selon un horaire flexible pour répondre aux exigences d’une propriété multirésidentielle. Une attitude positive dans un environnement d’apprentissage est essentielle, et la participation aux ateliers/séminaires de formation et de perfectionnement de l’entreprise sera nécessaire pour poursuivre le développement.Responsabilités :Service à la clientèle :

• Traiter toutes les demandes, rétroactions, plaintes ou préoccupations avec professionnalisme et courtoisie. Veiller à entretenir de bonnes relations avec les résidents au moyen de communications régulières et d’une attention proactive à leurs besoins.
• Maintenir un objectif global d’amélioration de l’expérience client.
• Planifier des événements pour les résidents; planifier et concrétiser des événements sociaux réguliers dans le but d’offrir une expérience de location unique, et y participer.
• Favoriser une solide culture de service à la clientèle parmi le personnel.
• Promouvoir un fort sentiment d’appartenance à la collectivité.
• Assurer le suivi de toutes les évaluations de service et des critiques défavorables sur Google.

Gestion et administration :

• Exploiter le portefeuille de Montréal Sud conformément aux budgets annuels approuvés. Garantir une exécution dans les règles de l’art de toutes les politiques, procédures et opérations de gestion des biens immobiliers.
• Établir et mettre en Å“uvre un programme d’entretien correctif, qui maintiendra un niveau élevé de satisfaction des résidents et de normes esthétiques.
• Veiller à la planification et à l’exécution de l’entretien préventif.
• Passer en revue et évaluer les demandes de réparation et d’entretien pour s’assurer qu’elles répondent aux attentes en matière de service, de budget et d’exploitation.
• Vérifier la réalisation des contrats d’entretien des bâtiments pour garantir le recours constant à des pratiques prudentes et rentables.
• Effectuer les inspections mensuelles des lieux et des unités vacantes et consigner les observations. Effectuer un suivi régulier pour s’assurer que tous les défauts identifiés sont corrigés en temps opportun.
• Analyser le roulement des locataires et réaliser les travaux conformément aux politiques et procédures établies. Effectuer un suivi pour s’assurer que tous les défauts identifiés sont corrigés en temps opportun.
• Autoriser les travaux et les bons de commande conformément aux limites approuvées. Passer en revue et approuver les factures conformément aux politiques et procédures habituelles.
• Vérifier régulièrement les dossiers des résidents pour s’assurer qu’ils sont à jour et conformes aux exigences de l’entreprise.
• Examiner et approuver les nouveaux baux conformément à la politique et à la procédure de location établies.
• Maintenir un système efficace de collecte de paiements des loyers et de sécurité des revenus. Effectuer un suivi en cas de non-paiement et entreprendre des démarches juridiques et de recouvrement au besoin. Assumer la responsabilité de tous les comptes débiteurs. Assurer le suivi avec l’agent et la société de recouvrement, en tenant un journal officiel pour tous les litiges importants.
• Réviser et évaluer continuellement le tableau des loyers avec le directeur général du Québec. Faire des recommandations stratégiques en matière de marketing pour maximiser les revenus par unité disponible (REVPAS). Superviser les initiatives de marketing pour chaque établissement, veiller à ce que notre site Web, notre ILS, ainsi que les prix et les promotions, soient à jour. Voir à la réalisation d’études de marché tous les deux mois (la fréquence peut varier en fonction des besoins de l’entreprise). Préparer un sommaire d’analyse pour accompagner chaque étude de marché.
• Maintenir des niveaux d’occupation et de revenus locatifs conformes aux prévisions budgétaires.
• Perfectionnement du personnel - veiller à ce que des plans de perfectionnement/formation soient mis en place et revus régulièrement, tant pour le personnel rémunéré à l’heure que pour le personnel salarié. Fournir une rétroaction pour favoriser le perfectionnement des compétences du personnel sur une base continue.
• Motiver et perfectionner le personnel de l’établissement, en fonction des attentes et des normes établies.
• Reconnaître et récompenser les résultats exemplaires quand ils surviennent. Tenir compte de la valeur du capital humain et veiller à la planification de la relève sur les lieux.
• Veiller au respect de toutes les lois, y compris, mais sans s’y limiter, la Loi sur la protection des locataires, la Loi sur les relations de travail, le Code des incendies et la Loi sur la santé et la sécurité au travail.
• Travailler en collaboration avec le directeur général du Québec et le vice-président de la gestion immobilière résidentielle afin d’établir une stratégie annuelle pour l’établissement, y compris, mais sans s’y limiter, pour recommander des activités de marketing et de location, des améliorations aux immeubles et des initiatives de rétention des résidents.
• Suivre les tendances en matière de gestion immobilière, de nouvelles applications, tendances et idées. Miser sur l’innovation et les nouvelles technologies.
• Connaître et respecter la politique de santé et de sécurité de l’entreprise.
• Voir à ce que tous les fournisseurs et entrepreneurs se conforment à la politique de santé et de sécurité établie, et remédier immédiatement à toute infraction, toute situation dangereuse ou tout équipement endommagé.
• Veiller à ce que le personnel porte l’équipement de protection individuelle (EPI) requis, selon les besoins.
• Participer à des projets spéciaux de temps à autre, selon les besoins du superviseur.

Administration et rapports :

• Élaborer, administrer et soumettre les budgets annuels d’exploitation et de capitalisation.
• Remplir un rapport hebdomadaire sur la disponibilité des unités.
• Remplir les rapports mensuels sur les immeubles, les disparités et les réévaluations trimestrielles. Effectuer les inspections mensuelles des lieux et des unités vacantes et consigner les observations. Effectuer un suivi régulier pour s’assurer que tous les défauts identifiés sont corrigés en temps opportun.
• Remplir des rapports trimestriels sur l’état des propriétés.
• Maintenir un espace de travail ordonné, notamment en classant correctement toute la documentation et les correspondances imprimées et électroniques.
• Contribuer à l’analyse et à l’établissement de rapports sur la gestion des actifs, selon les besoins.
• Remplir tout autre rapport selon les besoins de l’entreprise.

Compétences :

• Passion pour l’excellence en matière de prestation de services à la clientèle.
• Au moins cinq ans d’expérience au sein de l’industrie du logement, à titre de gestionnaire de biens immobiliers.
• Diplôme universitaire ou titre professionnel, un atout.
• Excellentes aptitudes pour la communication verbale et écrite, tant en anglais qu’en français.
• Solides aptitudes pour les relations interpersonnelles.
• Solide maîtrise des produits MS Office : Word, Excel, PowerPoint.
• Souci du détail; capacité de résoudre les problèmes en utilisant des faits, un raisonnement éclairé et un bon jugement.
• Capacité à travailler dans un environnement dynamique et en constante évolution.
• Capacité à traiter des sujets délicats, à respecter la confidentialité, à faire preuve de fiabilité, de loyauté et de fermeté et à prendre des initiatives et à les mettre en Å“uvre.
• Flexibilité pour s’adapter aux besoins de l’entreprise.
• Connaissance des systèmes de gestion immobilière et de la comptabilité, un atout.

The Property Manager is responsible for the professional management and administration of currently two properties in Montreal (Central – South). This includes customer service delivery, effective sales and marketing for both Furnished and Unfurnished suite offering, efficient administration, expense control, income maximization, physical maintenance of the buildings and surrounding property and daily management, on-boarding and training of both union and non-union staff. The Property Manager must have a service-oriented approach, excellent communication skills and be able to work flexible hours to meet the demands of a multi-residential property. A positive attitude within a learning environment is essential, and participation in company training and development workshops/seminars will be necessary for continued development.Responsibilities:Customer Service:

• Professionally and courteously handle all inquiries, feedback, complaints or concerns. Ensure a high level of resident relations is maintained through regular contact and proactive attention to resident needs.
• Maintain an overall focus on enhancing the customer experience.
• Resident event planning; plan, execute and participate in regular social events fostering a unique rental experience.
• Foster a strong customer service culture amongst all staff.
• Promote a strong sense of community
• Follow up on all poor service ratings & Google reviews

Management and Administration:

• Operate the Montreal South portfolio in accordance with approved annual budgets. Be responsible for ensuring all Property Management policies, procedures and operations are executed to standard.
• Establish and operate a program of corrective maintenance, which will efficiently sustain a high level of resident satisfaction and aesthetic standards.
• Ensure preventative maintenance is scheduled and completed.
• Review and evaluate repairs and maintenance requests to ensure they meet service, budgetary and operational expectations.
• Monitor building service contract performance to ensure prudent, cost-effective practices are constantly observed.
• Perform and document monthly site and vacant suite inspections. Routinely follow-up to ensure all deficient items identified are addressed in timely manner.
• Review suites on turnover and complete a scope of work consistent with established policies and procedures. Follow-up to ensure all deficient items identified are addressed in timely manner.
• Authorize work and purchase orders to approved limits. Review and approve invoices according to standard policies and procedures.
• Routinely audit resident files to ensure they are current and up to company standard.
• Review and approve new leases according to established leasing policy and procedure.
• Maintain an effective system of rent collection and revenue security. Initiate follow-up where payments are not made and initiate and attend to legal and collection when necessary. Be responsible and accountable for all accounts receivable. Follow up with collection officer and collection company, maintaining a legal log for all major legal cases
• Continually review and evaluate the rent matrix with the GM, Quebec. Make strategic marketing recommendations to maximize revenue per available suite (REVPAS). Oversee marketing initiatives for each site, ensure that our website and ILS is up to date as well as pricing and promotions. Oversee that market surveys are done every second month (frequency can change according to business needs). Prepare market analysis summary to accompany every market survey.
• Maintain occupancy and rental income levels which comply with budgeted expectations.
• Staff Development - ensure progress/training plans are in place and reviewed on a regular basis for both hourly and salary staff. Provide feedback to assist in the development of staff skills on a continuous basis.
• Motivate and develop site staff, managing performance to expectations and established standards.
• Recognize and reward for exemplary performance when it occurs. Be cognizant of the value of human capital and ensure succession planning is in place at the site.
• Ensure compliance with all legislation, including but not limited to, the Tenant Protection Act, Labour Relations Act, Fire Code and Occupational Health and Safety Act.
• Liaise with GM, Quebec and the VP, Residential Real Estate Management to establish annual strategy for the property, including but not limited to recommendations for marketing and leasing activity, building upgrades, and resident retention initiatives.
• Keep abreast of any changes in property management standards, new applications, trends and ideas. Focus on innovation and new technology.
• Be familiar with and adhere to the company’s Health and Safety policy.
• Ensure all vendors and contractors comply with the established health and safety policy, and immediately address any infractions, hazardous conditions, or damaged equipment.
• Ensure staff wear prescribed Personal Protective Equipment (PPE) when required to do so.
• Participate in special projects from time-to-time as assigned by the supervisor.

Administration and Reporting:

• Develop, administer and submit annual operating and in-suite capital budgets.
• Complete weekly availability reporting.
• Complete monthly property reports, variance reports, and quarterly re-forecasts. Perform and document monthly site and vacant suite inspections. Routinely follow up to ensure all deficient items identified are addressed in timely manner.
• Complete quarterly property status reports.
• Maintain an orderly office area, including proper filing of all hard and soft copy documentation and correspondence.
• Assist with any Asset Management analysis and reporting as required.
• Complete any other reporting consistent with requirements of the company.

Qualifications:

• A passion for excellence in customer service delivery.
• Minimum five years’ experience in the hospitality industry as Property Manager.
• University degree or professional designation an asset.
• Exceptional written and oral communication skills in both English and French.
• Strong interpersonal skills.
• Strong command of MS Office products: Word, Excel, PowerPoint.
• Detail-oriented; able to resolve problems using facts, sound reasoning and common sense.
• Ability to work in a changing / fast-paced environment.
• Ability to deal with sensitive issues, confidentiality, and demonstrate reliability, loyalty and assertiveness and be able to initiate and implement ideas.
• Must have flexibility to accommodate the business needs.
• Knowledge in property management systems and accounting knowledge an asset

Our story:Oxford Properties Group (“Oxford”) is a leading global real estate investor, asset manager and business builder. It builds, buys and grows defined real estate operating business with world-class management teams. Established in 1960, Oxford and its portfolio companies manage approximately C$70 billion of assets across four continents on behalf of their investment partners. Oxford’s owned portfolio encompasses office, logistics, retail, multifamily residential, life sciences and hotels; it spans more than 150 million square feet in global gateway cities and high-growth hubs. A thematic investor with a committed source of capital, Oxford invests in properties, portfolios, development sites, debt, securities and real estate businesses across the risk-reward spectrum. Together with its portfolio companies, Oxford is one of the world’s most active developers with over 100 projects currently underway globally across all major asset classes. Oxford is owned by OMERS, the Canadian defined benefit pension plan for Ontarios municipal employees.For more information on Oxford, visit www.oxfordproperties.comOMERS is committed to having a workforce that reflects the communities in which we live and work. We are an equal opportunity employer committed to a barrier-free recruitment and selection process. At OMERS inclusion and diversity means belonging. How we create a sense of belonging is through our employees and our vast network of Employee Resource Groups. Whether you are passionate about gender, pride, or visible minorities, we have groups that are focused on making a difference in all of our lives.Vaccination PolicyAt OMERS and Oxford the office or worksite is our primary place of work. We are committed to providing work environments which promote the health, safety and well-being of all employees in accordance with public health regulation and guidance. Accordingly, employees are required to provide evidence of full vaccination or have an approved exemption.Quick Apply

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