TECHNICIEN (NE) ADMINISTRATION - ULLIVIK - Jobs in Montréal, QC

Job Description

Sous l’autorité de la cheffe des services administratifs à Ullivik, la personne aura à accomplir des travaux relies à la gestion des ressources humaines, financières et matérielles ou de l’approvisionnement. Elle assume des responsabilités liées à l’organisation du travail et à la planification de l’exécution de travaux complexes à caractère administratif tels que la cueillette et l’analyse de données.Elle peut également être responsable du fonctionnement administratif de son milieu et voit aux relations internes et externes de celui-ci. Elle est responsable des activités du personnel de bureau de la direction.TÂCHES ET RESPONSABILITÉSCollaborer avec le service de l’approvisionnement et le département comptable situé au Nord pour assurer le bon déroulement de traitement des transactions d’Ullivik et prévaloir une meilleure synchronisation des efforts ;Implémenter des mécanismes de vérification internes sur la conformité des factures des fournisseurs de services (bon de commande, voucher taxis – séjour hôtel, cafétéria, flotte, repas client-employés, téléphonie fixe et mobile, etc.) ;Faire les suivis nécessaires des traitements et détails liées à la facturation ;Tenir à jour un registre de suivi des attributions des items à valeur monétaire (coupon repas-carnet-Taxi, carte d’achat prépayé, etc.) ;Vérifier les demandes de biens et services, notamment quant au respect des politiques en matière d’approvisionnement et des bonnes pratiques de contrôle des dépenses ;Suivre et documenter les transactions émis par les cartes bancaires ;Tenir à jour le registre d’utilisation d’une petite caisse selon procédure en place ;Tenir un suivi des fonds de fonctionnements des machines distributrices ;Coordonner le traitement des réquisitions internes en les plaçant sur le système GRM;Tenir à jour un inventaire des équipements et leur attribution, si applicable, (Cellulaire, Laptop, imprimantes, papeterie, Uniformes, EPI, imprimantes, téléphonies, Walkie-Talkie, produits de maintenance, etc.) ;Vérifier les besoins à court, moyen et long terme selon les prévisions d’utilisation, et planifier le bon moment de réapprovisionnement pour éviter les pénuries ;Personne-Ressource en contact direct avec divers intervenants de gestion de l’immeuble Ullivik ;Veiller à l’application des politiques, procédures et règlements en vigueur ;Démontrer de la valeur ajoutée dans ses activités de soutien aux opérations ;Élaborer et documenter les principaux processus administratifs en lien avec son travail ;S’impliquer dans divers projets d’amélioration en continu ;Accomplir toute autre fonction connexe Exigences : - Doit détenir un diplôme d’études collégiales (DEC) en administration générale, en techniques de et de gestion, en technique de bureautique ou dans un autre discipline collégiale appropriées d’une école reconnue par le ministère compétent ou un diplôme d’études collégiales (DEC) combiné à un certificat universitaire de premier cycle pertinent ou une attestation d’études collégiales (AEC) pertinente de huit cents heures et plus combinée à de l’expérience pertinente au domaine visé. Cet emploi comprend également les personnes qui détiennent un certificat d’études collégiales en techniques administratives.

• Doit détenir 2 ans dexpérience pertinente en administration, et/ou expérience à titre de technicien processus administratives, comptes payables, finances, comptabilité, gestion de matériel, ressources, préférable dans le Réseau de la santé et des services sociaux
• Bilinguisme (français-anglais), tant à l’oral qu’à l’écrit ;

Maîtrise des logiciels de la Suite MS Office plus particulièrement Excel (niveau intermédiaire exigé) ;

• Habiletés de communication interpersonnelles et organisationnelles ;
• Forte aptitude à travailler seule ou en équipe ;
• Habileté dans la coordination de plusieurs dossiers de nature simple à complexe en même temps ;
• Démontrer un sens de l’organisation, de l’initiative, la capacité à organiser son travail et à gérer son temps ;
• Excellent service à la clientèle ;
• Habiletés à travailler avec des délais serrés et avec une approche axée sur les résultats ;
• Savoir faire preuve de débrouillardise, rigueur et d’autonomie ;

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