Secrétaire – Réceptionniste - Jobs in Outremont, QC

Job Description

ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL :Depuis 1938, le Collège Stanislas a éduqué des générations d’élèves « fiers d’être de Stan » carétudier au Collège Stanislas, c’est faire partie d’une communauté scolaire qui partage les valeursde respect, de solidarité, d’ouverture, de responsabilité, de goût de l’effort et du travail bienfait.Le Collège accueille chaque année près de 3000 élèves de la maternelle à l’entrée à l’universitéet les accompagne dans leur développement global en vue de leur permettre de devenir desacteurs positifs de la société de demain.LE POSTE :Lieu de travail : OutremontEntrée en fonction : 25-04-2022Statut : Poste à temps plein(37.5h/semaine)Horaire : 07h30 à 16h00 – 10h30 à19h00 DESCRIPTION DE POSTE :Le rôle habituel et principal consiste à effectuer des tâches générales en lien avec l’accueil et laréception ainsi que des tâches administratives en soutien au service pédagogique (secondaireet collégial). Le travail s’effectue sous la supervision du directeur des services pédagogiques(secondaire), en lien avec son adjointe administrative et en collaboration avec un autresecrétaire-réceptionniste.Les secrétaires-réceptionnistes effectuent les tâches suivantes selon une répartition arrêtée parles directeurs pédagogiques :Accueil :

• Contrôler les entrées et veiller à l’application des normes de sécurité établies;

• Accueillir les visiteurs, saisir si requis, les enregistrements informatiques et émettre les cartes

d’accès sur réception d’une pièce d’identité;

• Recevoir les appels et les transférer aux services concernés;

• Recevoir, distribuer, affranchir et envoyer du courrier et des colis ;

• Relayer les informations reçues des différents intervenants au Collège (personnel, parents,

élèves, fournisseurs, sous-traitants…) aux personnes concernées;

• Émettre les cartes d’identité des membres du personnel et autres ressources autorisées;

• Participer à la réception des commandes en lien avec le service de la logistique.

Sécurité & ressources matérielles :- Alerter le service des ressources matérielles en cas d’urgence, de dégâts ou d’autresdisfonctionnements ou inconvénients.Secrétariat service pédagogique :- Participer aux activités quotidiennes du service pédagogique, en lien avec l’adjointeadministrative du directeur pédagogique du Collège : rédaction de documents, édition derapports, préparation aux examens, préparation de la commission d’appel, distribution desdiplômes et réunion parents/enseignants;

• Effectuer le suivi de l’élaboration des listes de fournitures scolaire en lien avec la direction

pédagogique, les coordonnateurs de départements et les partenaires du Collège;

• Assurer le suivi administratif et financier des sorties et voyages scolaires en lien avec les

organisateurs et les coordonnateurs de départements;

• Tenir à jour et distribuer des fournitures pédagogiques aux enseignants du secondaire et du

collégial.

• Rédiger et communiquer les avis d’entrée et sortie des élèves ainsi que les attestations de

scolarité, principalement au secondaire et au collégial;COMMENT POSTULER Nous vous invitons à nous faireparvenir votre curriculum vitaeaccompagné d’une lettre demotivation sur le portail du Collège encliquant ICI ou à l’adresse courriel :recrutement@stanislas.qc.caDate limite : 2022-04-28 à 17h00Si vous n’êtes ni Canadien, ni résidentpermanent, copie obligatoire devotre permis de travail en PDF.Nous souscrivons au programme d’accès àl’égalité en emploi pour les personnesvisées par la loi, soit les femmes, lesminorités ethniques, les minorités visibles,les autochtones et les personneshandicapées.Nous vous remercions par avance del’intérêt que vous portez au Collège,cependant seules les personnes retenuesseront contactées.

• Préparer et transmettre les dossiers des élèves quittant l’établissement (exéat, copies de

bulletins et autres documents pour l’établissement d’accueil);

• Archiver, trier et classer les dossiers des élèves de sa direction pédagogique;

• Gérer le budget de la direction pédagogique du secondaire : émission de bons de commande,

suivi des dépenses des départements et du service sous la supervision du directeurpédagogique en lien avec les coordonnateurs de département et le service des finances;

• Élaborer le budget du service sous la supervision du directeur pédagogique;

• Gérer les cours suivis via le CNED pour les élèves du secondaire et du collégial (suivi de la

procédure d’une script; élaboration et suivi du calendrier de remise de devoirs en lien avec lesélèves et les familles);

• Participer à la gestion du calendrier pédagogique (diffusion sur Pronote);

• Toute autre tâche connexe à la demande de son supérieur immédiat.

Exigences particulières du poste :

• Durant les vacances scolaires, l’horaire des postes peut être amené à changer

PROFIL RECHERCHÉ :- Diplôme d’études professionnelles en bureautique souhaitable;

• Parfaite maîtrise de la langue française (oral et écrit);

• Connaissance de la suite office;

• Connaissance du logiciel COBA, un atout;

• Souci du service à la clientèle (tact et diplomatie dans lapproche-client);

• Capacité à travailler en équipe sur des dossiers partagés;

• Très bon sens de l’organisation et souci du détail;

• Rigueur et minutie;

• Jugement & discrétion attendue.

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