School Secretary - Jobs in Pierrefonds, QC

Job Description

NOTICE OF VACANCY PLEASE POSTANY VACANCIES RESULTING FROM THE STAFFING OF THIS POSITION WILL BE POSTEDSCHOOL/CENTRE SECRETARYBEECHWOOD ELEMENTARY SCHOOL13155 Sherbrooke, Pierrefonds, QC H9A 1L4Principal: James BennStatus of post: Regular, full-timeStart date: ImmediateEnd date: June 22, 2023, or another date determined by the BoardWorking Schedule: 35 hours per weekQualifications:Hold a Diploma of Vocational Studies in Secretarial Studies, a Secondary School Diploma or a diploma or an attestation of studies recognized as equivalent by the competent authority and have four (4) years of pertinent experience.ANDHave a basic knowledge of office automation.ANDHold a certificate dated no more than three (3) years attesting to the successful completion of:a standard first aid course of a minimum eight (8)-hour duration.a refresher course of a minimum six (6)-hour duration updating the skills acquired in the course mentioned in subparagraph 1Other Requirements:Bilingual (English and French)Excellent knowledge of Microsoft Office and general secretarial proceduresTesting requiredKnowledge of Google docs/sheets and formsKnowledge of GPI, DOFIN and PAIE systems would be an assetKnowledge of entry of absences and substitution in the payroll system would be an assetMust demonstrate strong interpersonal, organizational and time management skillsReceptive and friendly attitudeFamiliarity with how a school functions on a daily basis would be an assetStrong communication skillsAbility to work additional hours in the evening throughout the school year (e.g., curriculum night, parent conferences)Knowledge of the student registration process would be an assetAbility and disposition to positively intervene and support students with various needsSalary scale as per the IASS’ Collective Agreement :$22.81 - $27.10 per hourNature of the workIn addition to the duties defined in the class of employment of secretary, the principal and customary work of an employee in this class of employment consists in ensuring, as instructed or in conjunction with others, the smooth operation of the school or center by assuming the responsibility and coordination of the administrative tasks of school or adult education or vocational training center secretaries.Daily Tasks/DossiersAssists Principal in the general running of the school:Student registration and placementStaff and student absencesSchool exams and report cardsStudent enrolment and transportationAssists in event coordination and planningAdministers first aid; completes the reports required and informs parents and teachersResponsible for monitoring teacher absencesGreeting and dealing with parents and community members in a welcoming and professional mannerPrepares and maintains lists of teachers, integration aides, etc. available for substitutionResponsible for general accounting, purchasing, and payrollAssists IT in preparing teacher timetables in GPI for overmax classesAVIS DE POSTE VACANT VEUILLEZ AFFICHERLE POSTE QUI DEVIENDRA VACANT LORSQUE CELUI-CI SERA COMBLÉ SERA AFFICHÉ, DE MÊME QUE TOUS LES AUTRES PAR LA SUITE.SECRÉTAIRE D’ÉCOLE OU DE CENTREÉCOLE PRIMAIRE BEECHWOOD13155 Sherbrooke, Pierrefonds, QC H9A 1L4Directrice: James BennStatut du poste: Temps pleinDate de début: ImmédiateDate de fin: June 22, 2023, ou une autre date à déterminer par la commission scolaire.Horaire de travail: 35 heures par semaineQualifications requises:Être titulaire d’un diplôme d’études professionnelles en secrétariat ou être titulaire d’un diplôme de 5e année du secondaire ou être titulaire d’un diplôme ou d’une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente, et avoir quatre (4) années d’expérience pertinente.ETAvoir des connaissances de base en bureautiqueETÊtre titulaire d’un document datant d’au plus trois (3) ans attestant la réussite :1-Soit d’un cours de secourisme général d’une durée minimale de huit (8) heures;2-Soit d’un cours d’appoint d’une durée minimale de six (6) heures visant la mise à jour des connaissances acquises dans le cadre du cours mentionné au paragraphe précédent.Autres exigences:Bilinguisme (anglais et français)Excellente connaissance de Microsoft Office et connaissance des méthodes générales de secrétariatExamens requisConnaissance de Google Docs/Sheets et des formulairesConnaissance des systèmes GPI, DOFIN et PAIE - un atoutConnaissance de l’entrée des absences et suppléances dans le système de paie - un atoutExcellentes compétences en relations interpersonnelles, en organisation et en gestion du tempsAttitude ouverte et accueillanteConnaissance du fonctionnement quotidien d’une école - un atoutExcellentes compétences en communicationCapacité de travailler des heures supplémentaires le soir durant l’année scolaire (p. ex. soirée du programme, conférences pour parents)Connaissance du processus d’inscription des élèves - un atoutCapacité et disposition à intervenir positivement et à aider les élèves ayant divers besoinsÉchelle de salaire selon la convention collective de l’UIES:22.81 $ - 27.10 $ de l’heureNature du travailEn plus des tâches définies à la classe d’emplois de secrétaire, le rôle principal et habituel de la personne salariée de cette classe d’emplois consiste à voir, selon les instructions ou en collaboration, à la bonne marche administrative de l’école ou du centre, notamment en assumant la responsabilité et la coordination des travaux administratifs du secrétariat de l’école ou du centre d’éducation des adultes ou du centre de formation professionnelle.Tâches quotidiennes/DossiersAider la direction de l’école au fonctionnement général de l’écoleInscription et placement des élèvesAbsences du personnel et des élèvesExamens scolaires et bulletinsInscription et transport des élèvesAider à la planification et à la coordination d’événementsProdiguer les premiers soins; remplir les rapports requis et informer les parents et les enseignantsFaire le suivi des absences d’enseignantsRecevoir les parents et les membres de la communauté et leur répondre de manière accueillante et professionnellePréparer et tenir à jour des listes d’enseignants, de préposés à l’intégration, etc. disponibles pour des remplacementsAssumer la responsabilité de la comptabilité générale, des achats et de la paieAider les TI à préparer des calendriers dans GPI pour les classes dépassant le maximumQuick Apply

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