Executive Secretary - Jobs in Pointe-Claire, QC

Job Description

EXECUTVE SECRETARYJOHN RENNIE HIGH SCHOOL501 Boul. Saint-Jean, Pointe-Claire, QC, H9R 3J5Principal: Jennifer KurtaStatus of post: Temporary, part-timeStart date: ImmediateEnd date: December 23, 2022, or another date determined by the Board.Working Schedule: 14 hours per weekQualifications:Hold a Diploma of Vocational Studies in Secretarial Studies, a Secondary School Diploma or a diploma or an attestation of studies recognized as equivalent by the competent authority and have four (4) years of pertinent experience.ANDHave a basic knowledge of office automation.Other Requirements:Fluent in English and FrenchProficient in Microsoft Office; Word, Access, Excel and PowerPointTesting requiredStrong interpersonal skillsAble to multi-task and able to work with tight deadlinesAble to work independently and as part of a teamHigh school experience would be an assetStrong communication skillsKnowledge of GPI would you be an assetMust be willing to work additional hours during busy periods including some eveningsAble to act as a liaison between various school partnersKnowledge of Mozaik would be an assetKnowledge of Scolago system would be an assetKnowledge of student registration process would be an assetFamiliar with Google drive and other Google applicationsSalary scale as per the IASS’ Collective Agreement :$22.54 - $26.00 per hourNature of the workIn addition to the duties defined in the class of employment of secretary, the principal and customary work of an employee in this class of employment consists in ensuring, as instructed or in conjunction with others, the smooth operation of the school or center by assuming the responsibility and coordination of the administrative tasks of school or adult education or vocational training center secretariesDaily Tasks/DossiersResponsible for Scolago and teacher replacementsResponsible for Payroll entryHRTFs and OERSTransfersService ContractsConvocationAccident Reports for Students and Staff members (CNESST)Other duties as requested by administrationNotes/Record keepingAssisting with Secondary V needsResponsible for financial related taski.e. finances for CFER, Bank Deposits, School FeesSECRÉTAIRE DE GESTIONECOLE SECONDAIRE JOHN RENNIE501 Boul. Saint-Jean, Pointe-Claire, QC, H9R 3J5Directrice: Jennifer KurtaStatut du poste: Temporaire à temps partielDate de début: ImmédiateDate de fin: 23 décembre 2022 ou une autre date à déterminer par la commission scolaireHoraire de travail: 14 heures par semaineQualifications requises:Être titulaire d’un diplôme d’études professionnelles en secrétariat ou être titulaire d’un diplôme de 5e année du secondaire ou être titulaire d’un diplôme ou d’une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente et avoir quatre (4) années d’expérience pertinente.ETAvoir des connaissances de base en bureautique.Autres exigences:Maîtrise de l’anglais et du françaisExcellente connaissance des logiciels Microsoft Office; Word, Access, Excel et PowerPointExamens requisExcellentes aptitudes pour les relations interpersonnellesCapacité d’exécuter plusieurs tâches à la fois et de respecter des délais serrésCapacité de travailler de manière autonome et en équipeExpérience dans une école secondaire (un atout)Excellentes compétences en communicationConnaissance du système GPI (un atout)Doit être disposé à faire des heures supplémentaires lors des périodes occupées y compris certains soirsCapacité d’agir comme agent de liaison entre divers partenaires de l’écoleConnaissance de Mozaik (un atout)Connaissance de Scholago (un atout)Connaissance du processus d’inscription des élèves (un atout)Connaissance de Google Drive et d’autres applications GoogleÉchelle de salaire selon la convention collective de l’UIES :22.54 $ - 26.00 $ par heureNature du travailEn plus des tâches définies à la classe d’emplois de secrétaire, le rôle principal et habituel de la personne salariée de cette classe d’emplois consiste à voir, selon les instructions ou en collaboration, à la bonne marche administrative de l’école ou du centre, notamment en assumant la responsabilité et la coordination des travaux administratifs du secrétariat de l’école ou du centre d’éducation des adultes ou du centre de formation professionnelle.Tâches quotidiennes/DossiersScholago et remplacements d’enseignantsEntrées de la paieHRTF et OERSTransfertsContrats de serviceCérémonies de remise des diplômesRapports d’accidents pour les élèves et les membres du personnel (CNESST)Notes/tenue de dossiersAide pour répondre aux besoins du secondaire VResponsable des tâches liées aux financesi.e. finances du CFER, dépôts bancaires, frais scolairesAutres taches demandées par la directionQuick Apply

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