Agent ou agente de secrétariat - Jobs in Québec

Job Description

Numéro d #39;offre 13394Période d #39;affichage Du 19-10-2023 au 02-11-2023Lieu de travail Faculté de médecineVice-décanat aux études du premier cycleSite Lévis (voir la note à la section#39; #39;à titre d #39;information #39; #39;)Statut/Admissibilité Contrat temporaireOuvert à tousDétails du poste Classe 11Taux horaire: 26.81$ à 31.73$Salaire annuel: 48 961.23$ à 57 946.28$Régime d #39;emploi: 35 heures/semaineHoraire: Temps plein, horaire variableDu lundi au vendredi de 8h30 à 12h et 13h30 à 17hBudget: FonctionnementDurée du contrat ou de l #39;affectation temporaireProjet spécifiqueDu 30 octobre 2023 au 26 octobre 2024Description de fonction Rôle principalLe rôle principal et habituel consiste à effectuer, à partir de directives générales, les tâches diversifiées relatives au suivi d #39;un ensemble de processus administratifs et au secrétariat afin d #39;assurer la bonne marche de l #39;ensemble des opérations d #39;une unité administrative.Attributions caractéristiques

1. Anticipe et prévient les besoins des personnes qu #39;elle ou qu #39;il assiste tels que le rappel des échéanciers et des procédures administratives, le règlement d #39;un grand nombre de détails administratifs; discerne ce qui doit être porté à leur attention et leur transmet.
2. Assume la responsabilité des tâches de secrétariat afin d #39;assurer le suivi des processus sous sa responsabilité et de soutenir les personnes qu #39;elle ou qu #39;il assiste. À ce titre, tient l #39;agenda, filtre les appels téléphoniques, assure la responsabilité du courrier et du classement, convoque et organise des réunions, rédige des procès verbaux, des lettres et recueille diverses informations afin de les présenter sous les formes appropriées.
3. Tient à jour la comptabilité d #39;une unité administrative et applique les systèmes comptables en vigueur. Procède aux vérifications et aux conciliations requises.
4. Collabore à l #39;établissement des prévisions budgétaires et à la ventilation des différents comptes. Prépare des rapports-synthèses.
5. Assure le suivi et la mise à jour des dossiers et des échéanciers se rattachant à la gestion du personnel, à la comptabilité, à l #39;équipement, aux achats et à toute autre formalité administrative relative à son secteur. Prépare, complète et signe divers formulaires et en assure le suivi.
6. Assume la responsabilité de la création et de l #39;exploitation des banques de données et des applications informatiques nécessaires à la gestion des activités propres à son secteur.
7. Participe à la planification et à l #39;organisation matérielle d #39;activités spéciales telles que colloques, congrès, voyages. Fait les convocations, les réservations de salles, de chambres, s #39;assure de la préparation et de la disponibilité du matériel et des documents requis dans les circonstances.
8. Répond à des demandes d #39;informations, diffuse et explique les renseignements relevant de son domaine de travail. Réfère les problèmes exceptionnels.
9. Veille au respect et à l #39;application des différents règlements et procédures en vigueur en liaison avec son secteur d #39;activités.

NoteLes tâches mentionnées reflètent les éléments caractéristiques de la fonction identifiée et ne doivent pas être considérées comme une énumération exhaustive de toutes les exigences occupationnelles inhérentes.Qualifications requisesScolarité : D.E.P. en secrétariat ou l #39;équivalentExpérience : Autres : Logiciels: Word, Excel, Outlook Pour les outils de bureautique, la connaissance pratique d #39;un logiciel reconnu à l #39;intérieur de chaque famille bureautique exigée sera considérée suffisante. La personne salariée régulière et temporaire qui ne satisfait pas aux exigences normales du poste peut y suppléer de la façon suivante:

• chaque année de scolarité pertinente manquante peut être compensée par deux (2) années d #39;expérience pertinente acquise à l #39;Université Laval ou chez un autre employeur;
• chaque année de scolarité pertinente manquante peut être compensée par une (1) année de scolarité de niveau égal ou supérieur dans un même champ d #39;études que celui exigé;
• chaque année d #39;expérience pertinente manquante peut être compensée par (1) année de scolarité pertinente additionnelle à la scolarité minimale exigée pour le poste dans un même champ d #39;études que celui exigé.

À titre d #39;information Lieu de travail: Le lieu de travail sera directement au nouveau pavillon annexé à l #39;Hôpital Hôtel-Dieu de Lévis.Autres logiciels: Banner, Complete, PeopleSoft RHLe mandat du vice-décanat aux études de premier cycle (VDEPC) est d #39;assurer la qualité pédagogique et le développement des programmes de premier cycle de la Faculté de médecine et ce, sur trois (3) sites (Québec, Lévis et Rimouski).Sous la supervision de la directrice des opérations du vice-décanat aux études de 1er cycle, le rôle de la personne occupant cette fonction est de fournir le soutien nécessaire au programme du doctorat en médecine sur le site de Lévis et au vice-doyen adjoint. Elle est étroitement impliquée dans plusieursprocessus administratifs et dans plusieurs des opérations reliées à la réparation des activités et au service à la clientèle. Elle travaille aussi pour la direction des programmes du VDEPC de la Faculté de médecine.

• Accueille, guide et assure un service à la clientèle du site de Lévis;
• Supporte la gestion des tâches reliées au cours Suivi du développement des compétences;
• Effectue le suivi de l’Introduction à la clinique et communique avec les milieux, répond à la clientèle et tient à jour des statistiques;
• Supporte le vice-doyen adjoint pour le soutien en secrétariat, la préparation de documents officiels, les communications par courriel, etc.;
• Supporte le coordonnateur dans les opérations du programme du doctorat en médecine sur le site de Lévis;
• Assure le suivi requis et l’organisation matérielle en vue de la tenue des activités pédagogiques qui exigent la présence de collaborateurs en soins de santé ainsi que les examens pratiques;
• Etc.

Candidatures Les personnes salariées intéressées doivent soumettre leur candidature en cliquant sur le bouton postuler et joindre un curriculum vitae récent.Pour information, contactez Camille Beaumontcamille.beaumont@vrrh.ulaval.caValorisant la diversité, l #39;Université Laval invite toutes les personnes qualifiées à présenter leur candidature, en particulier les femmes, les membres de minorités visibles et ethniques, les autochtones et les personnes handicapées. La priorité sera toutefois accordée aux personnes ayant le statut de citoyen canadien ou de résident permanent.Postuler