Adjoint Administratif - Jobs in Saint-Jean-sur-Richelieu, QC

Job Description

Description de l’entreprise :Copicom Solutions Inc. est une division de Kyocera Document Solutions Canada Ltée développant le marché Québécois des appareils d’impression au laser. Notre entreprise offre principalement des services d’achat et réparation de photocopieurs et imprimantes laser à Montréal avec un service après-vente haut de gamme et personnalisé. Nous accordons au principe du « Client d’abord » notre principale priorité. Afin d’assurer la satisfaction de nos clients, notre objectif est d’être un partenaire qui ajoute une valeur ajoutée aux opérations de nos clients, avec des employés qui poursuivent inlassablement leurs rêves, travaillent avec enthousiasme et s’efforcent d’atteindre leurs objectifs.Poste à combler :Adjoint administratifTa mission : Tu feras partie d’une équipe polyvalente et dynamique qui a pour but de soutenir la comptabilité, l’administration et les finances d’une entreprise en pleine croissance. Tes missions principales peuvent être résumées dans 4 pôles :· Facturation – Ventes des machines : Assurer que les clients sont facturés à temps et selon les politiques de la compagnie et les règles comptables;· Commissions de personnes de ventes : Assurer que les commissions de Copicom Inc. sont calculées et payées selon les politiques de la compagnie;· Contrats de service : Gérer la liste des contrats de services dans notre système comptable – assurer que tous les nouveaux contrats sont créés à temps, et que les contrats pour des machines terminées sont enlevées à temps. Gérer des mises-à-jour des taux de coût par copie selon les termes du contrat.· Autre Facturation : Gérer tous les rapports Excel personnalisés des clients; facturer des clients pour des pièces et cartouches au besoin.Tes responsabilités : · Facturation - Ventes de machines : o Collaborer avec l’équipe de ventes et l’équipe logistique pour assurer que toutes les machines vendus, livrés et installés sont bien facturées selon les termes du contrat, et dans la bonne période (ça doit être facturé dans le mois où la machine a été livrée/installée); ce serait pour 100% des ventes de Copicom Inc. et aussi pour une portion des ventes de Copicom Solutions.o Assurer que tous les documents nécessaires sont présents dans le dossier de vente avant de procéder à la facturer pour assurer que les revenus sont comptabilisés au bon moment et selon les règles comptables de IFRS 15;o Gérer la relation et la communication avec les compagnies de financement avec lesquelles on fait affaire, en collaborant avec d’autres membres de l’équipe;o Garder à jour à chaque mois le fichier Excel de ventes qui résume chaque vente, le profit sur la vente, et les commissions payable pour chaque vente; à la fin de chaque mois, après avoir terminé la facturation, assurer que le total des ventes selon le fichier Excel concorde avec le total de ventes dans le GL pour assurer l’intégralité des ventes pour le mois.o Pour des machines qui sont rachetées (des buyouts/trades), prendre en charge le processus de facturation et toute partie administrative pour et assurer que les montants sont comptabilisés correctement et dans le bon mois. Assurer que tous les dossiers pour les ventes de machine à Copicom Inc. soit bien classés physiquement et électroniquement;o Participer à l’audit externe annuel – fournir des documents demandés pour une échantillon de ventes.· Commissions : o Calculer les commissions de 7 vendeurs et suivre les paiements reçus des clients pour confirmer quand la commissions devrait être payé. Déterminer le total des commissions payables en fin du mois pour soumettre au contrôleur financier;· Contrats de service : o Créer tous les contrats de service le mois suivant une vente de machine pour Copicom Inc.; collaborer avec l’équipe pour assurer que tous les contrats de services pour Solutions sont créés le mois suivant la vente;o Faire des révisions des taux de contrats de services 2 fois par année; effectuer des testes réguliers pour assurer que les contrats de services restent correcte et à jour dans le système comptable.· Autre facturation : o Collaborer avec le département de service pour assurer que tous les bons de commandes et appels de services soient fermés avant la fin du mois;o Préparer des sommaires Excel pour des clients qui ont besoin de plus de détails dans leurs factures. Collaborer avec le contrôleur pour trouver des façons d’automatiser ces rapports.· Autre : o Soutenir d’autres rôles dans le département de comptabilité, remplacer certaines tâches dans l’absence d’une employée.o Compléter d’autres tâches de comptabilité/administration au besoin.o Participer à des mises en place de nouveaux logiciels/nouveaux systèmes.Le candidat idéal : · Posséder un excellent sens organisation et gestion de temps; capable de gérer plusieurs priorités et plusieurs délais.· Posséder un bon souci aux détails.· Polyvalent et débrouillard.· Flexible, et à l’aise avec le changement.· Posséder des compétences solides en communication : savoir répondre clairement aux questions venant des clients ou d’autres départements dans la compagnie.· Posséder des compétences personnelles : savoir bâtir des relations fortes avec collègues, clients, et compagnies de financement.· Confortable avec la technologie.· Maitrise de la suite Office, surtout Excel (Niveau intermédiaire).· Excellent service à la clientèle – interne (pour vos collègues) et externe (pour nos clients).· Éducation niveau CEGEP – Comptabilité/Commerce/Admin.· Heures de travail : 8h à 16h 30 lundi à vendrediLes atouts (nice-to-have) : · Connaissance du logiciel E-Automate· Connaissance de l’industrie des photocopieursAvantages : · Assurance Dentaire· Assurance Invalidité (court terme, long terme)· Assurance Maladie Complémentaire· Assurance Vie· Assurance Vision· 2 semaines de vacances· Horaires flexibles : choisir quand tu vas travailler, une fois que les objectifs sont tous atteints de façon consistent· Travail hybride : Tu auras un bureau sur place, mais tu es libre à travailler 2 ou 3 jours par semaine de la maison· REER Collectif· Stationnement sur placeType demploi : Full-time, PermanentHoraires de travail :

• 8 hour shift
• Monday to Friday

Ability to commute/relocate:

• Saint-Laurent, QC H4R 2N6: reliably commute or plan to relocate before starting work (required)

Education:

• DCS / DEC (preferred)

Experience:

• Front desk: 1 year (preferred)
• Administrative experience: 1 year (preferred)

Lieu du poste : Un seul lieu de travailQuick Apply

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