Adjoint administratif - Jobs in Saint-Prime

Job Description

Tes principales tâches et responsabilités :

• Répondre et diriger les appels téléphoniques
• Organiser et planifier les rendez-vous
• Planifier des réunions et prendre des minutes détaillées
• Gérer les listes de contacts
• Rédiger et distribuer des courriels, des notes de correspondance, des lettres, des télécopies et des formulaires
• Aider à la préparation de rapports réguliers
• Développer et maintenir un système de classement
• Mettre à jour et maintenir les politiques et procédures du bureau
• Commander des fournitures de bureau et rechercher de nouvelles offres et des fournisseurs
• Gérer les listes de contacts
• Réserver des arrangements de voyage
• Soumettre et rapprocher les rapports de dépenses
• Fournir un soutien général aux visiteurs
• Agir en tant que point de contact pour les clients internes et externes
• Fournir des informations en répondant aux questions et demandes
• Assurer la liaison avec les adjoints administratifs et les adjoints administratifs principaux pour traiter les demandes et les demandes des cadres supérieurs.
• Prendre la dictée
• Rechercher et créer des présentations
• Générer des rapports
• Gérer plusieurs projets
• Préparer et surveiller les factures
• Développer le personnel administratif en fournissant des informations, des opportunités éducatives et des opportunités de croissance expérientielle
• Assurer le fonctionnement de l #39;équipement en remplissant les exigences d #39;entretien préventif; appeler pour des réparations; tenir à jour les inventaires d #39;équipement; évaluer de nouveaux équipements et techniques
• Maintenir l #39;inventaire des fournitures en vérifiant les stocks pour déterminer le niveau d #39;inventaire; anticiper les fournitures nécessaires; placer et accélérer les commandes de fournitures; vérification de la réception des fournitures
• Maintenir les connaissances professionnelles et techniques en participant à des ateliers éducatifs; examiner les publications professionnelles; établir des réseaux personnels; participer à des sociétés professionnelles
• Contribuer à l #39;effort d #39;équipe en réalisant des résultats connexes au besoin
• Effectuer des tâches administratives telles que le classement, la dactylographie, la copie, la reliure, la numérisation, etc.
• Organiser les arrangements de voyage pour les cadres supérieurs
• Écrire des lettres et des courriels au nom d #39;autres employés de bureau
• Réservez des conférences téléphoniques, des chambres, des taxis, des coursiers, des hôtels, etc.
• Couvrez la réception au besoin
• Maintenir les systèmes de classement informatiques et manuels
• Gérer les informations sensibles de manière confidentielle
• Prenez des minutes précises des réunions
• Coordonner les procédures de bureau
• Répondre aux demandes de renseignements par courriel, par téléphone ou en personne
• Développer et mettre à jour les systèmes administratifs pour les rendre plus efficaces
• Résoudre les problèmes administratifs
• Recevoir, trier et distribuer le courrier
• Répondez aux appels téléphoniques et transmettez-les
• Gérer les rendez-vous du personnel
• Superviser et superviser le travail du personnel subalterne
• Maintenir à jour les registres des congés des employés
• Coordonner les réparations de l #39;équipement de bureau
• Accueillir et aider les visiteurs au bureau
• Photocopier et imprimer des documents au nom d #39;autres collègues

• Compétences de reporting
• Compétences en rédaction administrative
• Compétences Microsoft Office
• Une analyse
• Professionnalisme
• Résolution de problème
• Gestion des achats
• Contrôle de l #39;inventaire
• Communication verbale
• Procédures d #39;administration de bureau
• Qualifications de dactylographie
• Attention au détail
• Précision
• Multitâche
• Compétences téléphoniques
• Travail en équipe
• Discrétion et jugement
• La patience