ADJOINTE À LA DIRECTION (DIRECTION DES RESSOURCES INFORMATIONNELLES) - POSTE TEMPS COMPLET - Jobs in Saint-Jérôme, QC

Job Description

Sous la responsabilité hiérarchique de la directrice adjointe – Bureau de projets et systèmes d’information, le titulaire de ce poste agit en tant que support dans l’exécution et le suivi des tâches opérationnelles dans les différents domaines dont il a la responsabilité. Il aura la responsabilité d’assurer la gestion de l’emploi de son temps et ainsi réaliser les différentes tâches dans les délais et les moments établis.Tâches principales:

• Assiste aux diverses rencontres de la direction adjointe – Bureau de projets et systèmes d’information (comité de gestion, comité de suivi, etc.) et en assure la préparation, l’organisation et les suivis ; corrige les documents présentés par la direction adjointe, convoque les personnes concernées, assure la prise de notes, la rédaction des comptes rendus et des ordres du jour. Participe à des réunions reliées aux activités de la direction adjointe.
• Tient l’organisation de l’agenda de la directrice adjointe et prend les dispositions s’y rattachant ; filtre les communications téléphoniques et donne des renseignements d’ordre courant.
• Assume des fonctions techniques de la direction adjointe comme maintenir à jour les informations sur le site de partage « Sharepoint » de la direction adjointe.
• Gère l’ensemble des contacts internes et externes, l’organisation du temps, la préparation des déplacements, l’organisation des réunions et la réservation des locaux.
• Répond aux besoins quotidiens de la direction adjointe en tant que personne-ressource identifiée comme « porte d’entrée » de celle-ci pour les demandes autant internes qu’externes et prend les moyens appropriés pour solutionner les dossiers dont elle a la responsabilité ou s’il y a lieu, avise la personne concernée.
• Assure le suivi administratif des dossiers de la direction adjointe, fait le suivi des échéanciers, achemine aux personnes concernées la correspondance pertinente et soumet, au moment opportun, les dossiers en suspens à son supérieur.
• Coordonne la partie technique des dossiers de la direction adjointe présentés aux différentes instances (comité de gestion de la direction adjointe, comité de gestion DRI LLL, etc.). À cette fin, prépare les différents éléments de dossiers permettant à la direction adjointe de procéder à l’acheminement de ses travaux.
• Collabore à la rédaction d’outils de travail internes, à leur application ainsi qu’à leur mise à jour. S’assure de la qualité de la présentation des documents émanant de la direction adjointe.
• Soutient la direction adjointe et le personnel en collaborant à l’élaboration de courrier, à la rédaction de lettres et de documents administratif, de notes administratives, de communiqués et de tout autre document à l’interne et à l’externe.
• Rédige les procédures générales, les règlements, politiques et procédures officielles, les projets de lettre et tout autre document propre à la direction adjointe.
• Dépouille la correspondance et le courrier électronique, gère les demandes prioritaires, les transmet aux personnes concernées, fournit les réponses à certaines questions, selon son champ de compétence et prépare des projets de réponse sur des sujets plus complexes.
• Organise, contrôle la circulation de l’information en interne, sa diffusion en externe, et l’ensemble des documents soumis pour signature.
• Soutient la directrice adjointe en assurant un ensemble de travaux administratifs tels que des analyses, rapports, présentations, suivis budgétaires, calculs complexes et autres tâches connexes.
• En plus d’exercer un ensemble des travaux administratifs de nature complexe, elle assume de façon autonome des responsabilités de coordination et de contrôle qualitatif d’un ensemble de travaux à caractère administratif et bureautique.
• Tient à jour le registre des formations de la direction.
• Complète les formulaires pour les inscriptions à des formations ou des colloques, collabore à la planification et à l’organisation matérielle de différents événements. Exigences : Doit détenir un DES (diplôme détudes secondaires complété) en secrétariat ou DEP (diplôme détudes professionnelles) en secrétariat ou AEC (attestation détudes collégiales) en bureautique ou DEC (diplôme détudes collégiales) en bureautique

Expérience:Doit détenir une (1) année dexpérience au cours des trois (3) dernières années à titre de secrétaire dun directeur OUDoit détenir cinq (5) années dexpérience dont les trois (3) dernières années à titre dagente administrative classe 2 - secrétariatConnaissances spécifiques (validé par test):

• Très bonne connaissance des outils Microsoft (Word avancé, Excel intermédiaire, Powerpoint intermédiaire, Outlook, Teams);
• Maîtrise du français écrit;
• Maîtrise les techniques de prise de notes, capacité de synthèse et de rédaction de comptes rendus;
• Production de documents de qualité;
• Gestion du temps.

Compétences et habiletés:

• Compréhension du rôle et des enjeux;
• Bon sens des communications;
• Autonomie et sens des responsabilités;
• Souci du service à la clientèle;
• Jugement, flexibilité, initiative et sens de l’organisation.

Conditions à lexécution du travail:

• Déplacements occasionnels sur les territoires des trois CISSS desservis (Lanaudière, Laurentides, Laval).
• Horaire variable en fonction des besoins de la direction.

Port dattache situé à St-Jérôme mais principalement en télétravailQuick Apply

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