ADMINISTRATIVE ASSISTANT / Adjointe Administrative - Jobs in Saint-Augustin, QC

Job Description

Job Description and QualificationsAir Products Canada Ltd (Prodair), une filiale d’Air Products and Chemicals Inc., est actuellement à la recherche d’un (e) adjoint(e) administrative afin de se joindre à son équipe à l’usine de St-Augustin, (Québec). Notre filiale canadienne possède des usines, des centres de distribution situés au Québec, en Ontario et en Alberta.Notre société, inscrite à la cote officielle de la Bourse de New York (NSYE: APD), génère des recettes annuelles de plus de 10 milliards de dollars US grâce à son éventail unique de produits, de services et de solutions. Nous servons des clients du monde entier qui oeuvrent dans les secteurs des technologies, de l’énergie, des soins de santé, des secteurs manufacturiers et des industries de pointe en leur fournissant des gaz de procédé et de spécialité, en plus d’offrir des matériaux à haut rendement et des produits chimiques intermédiaires. L’entreprise compte plus de 19 000 employés répartis dans 50 pays du monde entier.Le/la candidat(e) aura la responsabilité de supporter léquipe de direction locale dans la gestion journalière de tous les aspects de lexploitation quotidienne de lusine incluant les chauffeurs. Ce rôle exigera que la personne sélectionnée maitrise toutes les facettes des responsabilités du site concernant l’administration, la distribution et le service à la clientèle.Objectif :Se rapportant au Directeur des opérations, l’adjointe administrative aura la responsabilité de supporter léquipe de direction locale dans la gestion journalière de tous les aspects de lexploitation quotidienne de lusine incluant les chauffeurs.Nature de l’emploi:Ce rôle exigera que la personne sélectionnée maitrise toutes les facettes des responsabilités du site concernant l’administration, la distribution et le service à la clientèle.RESPONSABILITES PRINCIPALES

• Entrer les paies des chauffeurs et gérer les heures accumulées
• Fermer les bordereaux de livraisons
• Effectuer la vérification et la gestion des documents officiels liées à la distribution : Produits de matières dangereuses, certificats d’analyses, « log books » de chauffeurs pour les

terminaux : St-Augustin et de Sorel/Tracy

• Effectuer les lectures de niveaux de réservoirs de clients (Français)
• Gérer les plaintes des clients (Français)
• Responsable du service à la clientèle (Français)
• Réconciliation des comptes de cartes de crédit corporatives
• Entrer des comptes de dépenses des chauffeurs dans SAP
• Responsable des comptes payables : créer les réquisitions, recevoir les POs, résoudre les erreurs de facturation
• Interagit avec le département des achats afin de réconcilier des comptes en souffrance ou erronés avec les fournisseurs dans un temps opportun
• S’occupe des retours pour échanges, réparations et erreurs de commandes et coordonne les factures
• Gérer l’inventaire de carburant sur le site
• Gérer une partie du programme BSP pour le site (incluant décompte des APTs pour les chauffeurs et inspection du garage)
• Gérer le comité de santé & sécurité du site et assister diverses fonctions reliées à l’usine
• Recevoir les appels, les courriels et les visiteurs
• Assister l’équipe de gestion lors de formation. Faire les copies, préparer le matériel nécessaire, organiser la salle de conférence, etc. Effectuer le suivit par la suite afin d’enregistrer et classifier l’information.
• Recevoir, distribuer le courrier et la réception des pièces/fournitures ainsi que gérer les envoies par courrier prioritaires
• Responsable de l’opération des équipements du bureau tel que: photocopieurs, télécopieurs, projecteurs, etc.
• Effectuer et gérer les commandes de fournitures de bureau
• Maintenir les filières reliées à la santé & sécurité et participer à l’audition s’il y a lieu
• Maintenir les filières concernant les achats, les manuels de l’usine, les « check-sheets », les logs, les procédures d’opération et autres procédés relié à la sécurité de l’usine
• Point de contact avec le département de l’informatique concernant le support du personnel et la coordination des téléphones, ordinateurs et autres activités reliées.
• Assister avec l’inventaire des pièces
• Assiste les chauffeurs avec la formation sur LSO
• Paie les factures (E-Form), créer les réquisitions (PO)
• Assister et supporter les activités de fin de mois.

EXIGENCES DE L’EMPLOI

• Diplôme Collégial ou équivalent
• 2-3 ans et plus d’expérience dans le domaine de l’administration et la distribution
• Capacité d’interagir efficacement avec les départements qui nous supportent et à tous les niveaux
• Excellent service à la clientèle
• Connaissance de l’informatique, MS Office, Word, Excel, SAP seront des atouts importants.
• Expériences précédente et connaissances des normes de santé & sécurité au travail
• Excellent sens de l’organisation et à effectuer le travail selon les priorités
• Flexible et s’adapte facilement à diverses situations
• Personne autonome et débrouillarde
• Capable de jugement, de résonnement et de discrétion
• Soucis du détail
• Excellentes habiletés en communication orale/écrite et interpersonnelles
• Confiante, professionnelle, diplomate ainsi qu’une personnalité facile d’approche
• Bilingue (français/anglais)

Air Products offre une rémunération concurrentielle ainsi qu’un ensemble d’avantages sociaux comprenant un régime de pension payé par l’employeur et un régime enregistré d’épargne retraite auquel l’employeur participe.Pour postuler, veuillez appliquer en ligne à www.airproducts.com (poste # 39975BR) ou par courriel à hrcanada@airproducts.comNous remercions tous les postulant(e)s pour votre intérêt cependant, veuillez prendre note que seuls les candidat(e)s retenu(e)s seront contacté(e)s.Req No.39975BREmployment StatusFull TimeOrganizationGlobal Industrial GasesBusiness Sector / DivisionIndustrial Gases AmericasRegionNorth AmericaCountryCanadaQuick Apply

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