Personnel adjoint à la Direction générale - Jobs in Sherbrooke, QC

Job Description

Personnel adjoint à la Direction générale recherché pour un remplacement temporaire à temps complet (1 an).Nature du travailLe Cégep de Sherbrooke figure parmi les plus grands employeurs en Estrie. Chaque année, plus d’une centaine de personnes sont embauchées pour occuper des postes variés dans un milieu dynamique et stimulant.Le Cégep de Sherbrooke accueille un peu plus de 5000 étudiantes et étudiants dans ses 33 programmes d’études préuniversitaires et techniques alors que plus de 220 personnes sont inscrites dans la douzaine de programmes menant à une attestation d’études collégiales. Il compte plus de 825 personnes à son emploi. Son campus comprend sept pavillons d’enseignement, un Centre collégial de transfert de technologie (CCTT), un centre de recherche et de formation par simulations cliniques haute-fidélité, des installations à Coaticook (CRIFA) et une résidence, lesquels sont entourés de nombreux espaces verts. Fort de ses créneaux d’excellence, il est aussi engagé activement dans des activités de recherche et de coopération internationale. Situé en plein cœur de Sherbrooke, ville verte, ville étudiante, le Cégep de Sherbrooke fait partie des cinq établissements d’enseignement supérieur associés pour constituer le Pôle régional d’enseignement supérieur de l’Estrie.Le Cégep de Sherbrooke souscrit à un programme daccès à légalité en emploi et invite les femmes, les personnes handicapées, les membres des minorités visibles et ethniques ainsi que les autochtones à présenter leur candidature.Sous l’autorité de la directrice générale, l’adjointe de direction exerce diverses fonctions administratives. Elle saisit et met en page la correspondance et différents documents. Elle rédige la correspondance courante. Elle veille à l’organisation matérielle des réunions de la directrice générale, convoque les participantes et participants et prépare les dossiers nécessaires. Elle dresse les procès-verbaux ou comptes rendus des réunions auxquelles elle assiste et en assure les suivis nécessaires. Elle fournit elle-même réponse à certaines questions relevant de sa compétence.Par des instructions verbales ou écrites, selon les procédures ou les directives, et de par les requis de la Loi, elle exécute les tâches qui lui sont demandées. Elle prend les décisions d’ordre fonctionnel relativement à la gestion de l’agenda de la directrice générale. Elle doit organiser son travail et son emploi du temps en vue de respecter les échéanciers des dossiers qui lui sont confiés.Elle effectue en outre certaines autres tâches, telles que :

• Recevoir et filtrer les appels pour la direction générale du Cégep, les demandes de rencontre, la réception et le suivi des courriels et du courrier, etc. ;
• Effectuer certaines recherches d’informations permettant de faciliter le travail de la directrice générale ;
• Voir au classement et à la gestion documentaire du service, selon les normes en vigueur à l’établissement ;
• Utiliser les outils technologiques de l’information et des communications mis à sa disposition en lien avec les travaux à réaliser.

Au besoin, elle accomplit toute autre tâche connexe.Qualifications requisesScolaritéDétenir un diplôme d’études collégiales (DEC) en Techniques de bureautique ou un diplôme d’études professionnelles (DEP) en secrétariat reconnu combiné d’une expérience pertinente ou un diplôme d’études secondaires (DES) ou un diplôme ou une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente. Toute autre formation jugée pertinente pourra être considérée.ExpérienceAvoir au moins six (6) années d’expérience pertinente à la fonction, dont trois (3) dans un poste similaire.Autres exigences du Cégep

• Excellente connaissance du français écrit et parlé ;
• Habiletés à la prise de notes lors de réunions et à la rédaction de procès-verbaux et comptes rendus ;
• Connaissance avancée du logiciel de traitement de texte Word 2016 ;
• Connaissance intermédiaire du chiffrier électronique Excel 2016 ;
• Connaissance intermédiaire du logiciel PowerPoint 2016 ;
• Très bonne capacité d’analyse et de synthèse ;
• Aptitudes à travailler sous pression ;
• Aptitudes en résolution de problèmes ;
• Bonne gestion des priorités ;
• Bon sens de l’organisation ;
• Capacité à faire preuve d’entregent et de tact ;
• Capacité à maintenir des relations durables et harmonieuses avec différentes clientèles ;
• Discrétion exemplaire et capacité à préserver le caractère hautement confidentiel des différentes informations traitées ou entendues dans le cadre du travail.

• Dans le contexte sanitaire actuel, capacité à exercer ses tâches à distance si la situation l’exige.

Test requisNotez qu’un processus de sélection incluant une entrevue, un test de français écrit, des tests sur les logiciels Word 2016, Excel 2016, PowerPoint 2016 ainsi que sur la prise de notes et la rédaction de comptes rendus seront mis en place pour évaluer les candidatures. Il est à noter que la réussite de ces évaluations constitue un préalable à l’obtention de ce remplacement.Détails du posteCatégorie d’emploi : Soutien administratif (fonction non syndiquée)Nom du supérieur immédiat : Madame Marie-France BélangerLieu de travail : SherbrookeStatut de lemploi : Remplacement temporaire à temps complet (1 an)Horaire de travail : Du lundi au vendredi de 8 h à 16 hÉchelle salariale : À discuterEntrée en fonction prévue : Février 2022Pour postulerToute personne intéressée doit soumettre sa candidature avant le 20 janvier 2022 à 8 h, en prenant soin de joindre son curriculum vitae, accompagné d’une lettre de présentation, et ce, un seul document en format Word ou PDF.Quick Apply

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