Coordonnateur principal, Services administratifs et installations (contractuel – 18 mois) - Jobs in Toronto, ON

Job Description

Description de lentrepriseFaites votre marque au sein d’un organisme de placement dynamique d’envergure mondialeLorsque vous entreprenez une carrière à Investissements RPC, vous vous joignez à l’un des investisseurs institutionnels les plus respectés et dont la croissance est la plus rapide au monde. Riche d’un actif sous gestion dont la valeur dépasse les 500 milliards de dollars à l’heure actuelle, Investissements RPC est un organisme de gestion de placements professionnel qui investit les fonds du Régime de pensions du Canada (RPC) partout dans le monde afin d’en assurer la viabilité à long terme. La caisse du RPC devrait atteindre 3 000 milliards de dollars d’ici 2050. Investissements RPC investit dans toutes les grandes catégories d’actif, notamment des actions de sociétés cotées en bourse et de sociétés fermées, des biens immobiliers, des infrastructures et des titres à revenu fixe. Il a son siège social à Toronto et possède des bureaux à Hong Kong, à Londres, au Luxembourg, à Mumbai, à New York, à San Francisco, à São Paulo et à Sydney.RPC Investissements attire et choisit des personnes hautement qualifiées qui proviennent d’institutions de premier ordre de partout dans le monde. Joignez-vous à notre équipe et attendez-vous à :

• Travailler avec des collègues inspirants qui ont des parcours différents et avec des dirigeants faciles à aborder
• Évoluer dans un environnement de travail hautement dynamique et stimulant intellectuellement
• Voir votre rôle et vos responsabilités s’accroître rapidement
• Profiter d’occasions mondiales de perfectionnement professionnel
• Être inspiré au quotidien par la mission sociale essentielle et les principes inébranlables de RPC Investissements
• Un environnement de travail souple et hybride qui réunit la collaboration au bureau et le travail à distance
• Partager de solides valeurs d’intégrité, de collaboration et d’excellence du rendement

Si vous êtes animé par le rendement, reconnaissez l’importance d’une culture axée sur la collaboration et la collégialité et avez un sens de l’intégrité à toute épreuve, voici votre occasion d’entreprendre une carrière à RPC Investissements.Description du posteMandat du posteLe conseiller, Services administratifs et installations, est chargé d’assurer avec compétence l’administration et le soutien des services administratifs afin que les activités du bureau soient exécutées efficacement. Le titulaire du poste possède une connaissance solide des pratiques exemplaires et des protocoles en matière de santé et de sécurité au travail et remplit la fonction d’expert en la matière auprès de ses pairs et de ses collègues. Le conseiller, Services administratifs et installations, est un ambassadeur du service et joue un rôle-clé en représentant le service avec professionnalisme et distinction. Il se conforme strictement aux principes directeurs à Investissements RPC en matière d’intégrité, de collaboration et d’excellence du rendement.Responsabilités principalesSanté et sécurité (25 %)

• Élaborer, mettre en œuvre et administrer des programmes de santé et de sécurité afin de satisfaire aux exigences législatives canadiennes et aux normes mondiales de Investissements RPC
• Mettre en place tous les processus et les programmes de formation nécessaires pour s’assurer de la conformité de Investissements RPC en matière de santé et sécurité et de sécurité-incendie
• S’assurer de la réussite du module en ligne sur la sécurité en milieu de travail par tout le personnel (et assurer le suivi auprès des personnes qui ne l’ont pas terminé) pour assurer la conformité
• Collaborer avec l’équipe de gestion des immeubles pour offrir une formation sur la sécurité-incendie comme exigé par la législation locale
• Coordonner la formation sur la santé et la sécurité des employés (y compris la formation des gardiens d’incendie) exigée par la législation ou les procédures d’urgence de Investissements RPC
• Être responsable des vérifications de sécurité des personnes effectuées régulièrement selon des calendriers préétablis (dont les inspections annuelles des lieux de travail ainsi que les inspections mensuelles des extincteurs, des trousses de premiers soins et des défibrillateurs externes automatisés [DEA])
• Gérer le programme de détection des signaux servant à dénombrer le personnel et les invités de Investissements RPC dans les situations d’urgence; coordonner les programmes à l’échelle mondiale
• Organiser et administrer la clinique annuelle de vaccination contre la grippe et organiser une formation sur les premiers soins, la réanimation cardiorespiratoire (RCR) et les DEA
• Fournir des rapports sur les incidents liés à la sécurité des personnes
• Gérer le programme destiné aux personnes qui ont besoin d’aide en collaboration avec le service des Ressources humaines et le service Gestion des immeubles
• Collaborer avec les équipes de la Sécurité de l’entreprise et de la Continuité des activités, au besoin, lors de l’élaboration de programmes, de procédures, de lignes directrices et d’autres documents sur la santé et la sécurité

Services administratifs et installations (25 %)

• Faire partie de l’équipe mondiale des Services administratifs et installations
• Être responsable du programme de stationnement du personnel en assurant la liaison avec le service Gestion des immeubles, en faisant le suivi des droits de stationnement et en préparant les rapports connexes, et en créant et en rapprochant le processus de facturation interne des frais de stationnement des employés
• Jouer le rôle de conseiller en ce qui concerne le soutien sécuritaire et les questions administratives auprès des collègues localement ainsi que dans les bureaux mondiaux de Investissements RPC
• Aider à préparer les locaux – accès, sécurité des biens et sécurité des personnes dans les nouveaux locaux et les locaux existants
• Le titulaire peut être tenu de se présenter sur place n’importe quel jour et à n’importe quelle heure en cas d’urgence
• Être responsable du contrôle de la conformité des fournisseurs externes et des prestataires de services avec la politique d’utilisation acceptable de la technologie et de la vérification de leurs antécédents et voir au renouvellement annuel. Communiquer avec les bureaux mondiaux pour s’assurer de la conformité à l’échelle mondiale
• Participer au processus d’embauche
• Établir les profils des cartes d’accès conformément aux lignes directrices sur les cartes d’accès

Sécurité (50 %)

• Être responsable des systèmes de contrôle d’accès à Investissements RPC à Toronto
• Être responsable de la tenue des listes d’accès autorisé aux zones d’accès réservé et effectuer des autovérifications chaque trimestre conformément aux normes en vigueur
• Être responsable de la gestion des clés donnant accès aux installations et au mobilier; faire le suivi des entrées et des sorties de clés au registre; tenir à jour le registre des clés
• Administrer le système informatisé de gestion des clés pour le bureau de Toronto (y compris la gestion du portail Web Traka et de la boîte à clés)
• Participer aux audits de sécurité physique des TI tenus annuellement et remplir la fonction d’expert en la matière auprès des bureaux mondiaux
• Vérifier l’accès aux centres de données de Toronto chaque semaine et s’assurer que les directeurs, Services administratifs vérifient l’accès à la salle informatique de leur bureau chaque semaine
• Enquêter sur les incidents et les pertes liés à la sécurité et en rendre compte
• Prendre des dispositions pour obtenir des escortes de sécurité ou un service de garde suivant les besoins et en assurer la coordination
• Assurer la liaison avec le service Gestion des immeubles au sujet de la sécurité des lieux
• Faire le suivi et le rapprochement de l’accès au stationnement à Investissements RPC de One Queen Street East
• Coordonner les réservations relatives au fret et aux quais de chargement
• Faciliter l’accès à vélo
• Recevoir les rapports de sécurité quotidiens du personnel de sécurité du One Queen; examiner les rapports et prendre les mesures nécessaires; et classer les rapports pour consultation future
• Superviser la vérification des caméras de télévision en circuit fermé en effectuant l’audit régulier de l’équipe Gestion des incidents de sécurité lorsqu’elle fait la vérification
• Faire des appels de service pour le contrôle d’accès et les systèmes de caméras de télévision en circuit fermé; superviser les activités de réparation et d’entretien et faire le suivi au besoin
• Prendre au besoin la relève des systèmes de sécurité locaux des bureaux internationaux
• Superviser la vérification par l’équipe Gestion des incidents de sécurité du fonctionnement des systèmes de contrôle des accès et de caméras en circuit fermé après les coupures de courant, à l’échelle mondiale
• Gérer la distribution mondiale des cartes d’accès
• Examiner et traiter les tâches liées à Service Now en conséquence (nouveaux employés, départs, prolongations, demandes de renseignements de l’équipe Services administratifs et installations)

Résolution de problèmes

• Établir des priorités et gérer les attentes dans les situations où il y a de multiples problèmes et situations à régler
• Capacité à analyser de façon proactive et à recommander des solutions à des problèmes plus complexes liés aux flux de travail qui touchent plusieurs parties prenantes
• Assurer l’exactitude de l’information et l’exhaustivité des enquêtes Identifier et résoudre les problèmes de façon proactive
• Capacité à faire preuve de jugement et à mettre son expérience à profit pour offrir des solutions efficaces qui répondent aux besoins des clients/collègues relativement aux processus définis et/ou aux projets en ne bénéficiant que d’un encadrement minimal
• Capacité de travailler sous pression dans un environnement qui évolue rapidement
• Capacité de travailler strictement selon des instructions

QualificationsFormation et expérience

• Au moins cinq ans d’expérience de travail relative aux installations ou aux services administratifs (exploitation, entretien, sécurité, entretien ménager, etc.)
• Connaissance et expérience antérieure des systèmes de contrôle de l’accès et de télévision en circuit fermé, un atout
• Connaissance et expérience antérieure en matière de santé et de sécurité au travail et de sécurité au travail, un atout
• Connaissance approfondie des tâches courantes et des procédures associées aux installations et aux services administratifs
• Connaissance et compréhension solides et complètes de la législation canadienne en matière de santé et de sécurité au travail (y compris les obligations de l’employeur et de l’employé)
• Capacité à s’adapter et à faire preuve de souplesse pour répondre à des appels d’urgence 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, à n’importe quel moment de l’année, et en mesure de le faire
• Doit être disposé et apte à faire des heures supplémentaires de temps à autre, soit le matin, l’après-midi, le soir ou les fins de semaine, suivant les besoins
• Orientation vers la clientèle et désir de surpasser les attentes des clients
• Sens exceptionnel du détail et excellentes capacités d’évaluation, grand professionnalisme et intégrité absolue
• Personne sérieuse, ponctuelle, fiable et motivée, capable d’offrir un bon rendement sous une supervision générale
• Capacité éprouvée à travailler de manière autonome et à offrir un rendement efficace au sein d’une équipe
• Présentation personnelle et comportement professionnels
• Connaissance avancée de MS Word et d’Excel exigée; connaissance élémentaire ou pratique de MS PowerPoint, un atout

Portée de la communicationCapacité de communiquer clairement et efficacement à l’oral et à l’écrit

• Interaction quotidienne à l’interne avec tous les échelons de personnel avec un degré d’ancienneté variable – des cadres subalternes et intermédiaires aux cadres supérieurs de l’organisation, y compris les premiers directeurs, les directeurs généraux et les directeurs généraux principaux
• Interaction régulière avec des invités externes, y compris des cadres de haut niveau allant de chefs de la direction à de hauts fonctionnaires du monde entier
• Contribuer aux efforts de production de rapports pour la haute direction (au besoin)

Portée de la gestionNombre total de subordonnés : 0Nombre total de subordonnés indirects : variable – fournit des directives de travail à l’équipe tierce de Gestion des incidents de sécurité, au besoin.Nombre total d’employés gérés (directement et indirectement) : variableMesuresMesures financières – gère un budget annuel d’environ 300 000 $ pour :

• Achat et entretien du système de contrôle d’accès, y compris les caméras de télévision en circuit fermé, les portes, les lecteurs de cartes, les contrôleurs d’accès, les clés, les cartes d’accès, la licence annuelle du logiciel de contrôle d’accès et les mises à niveau
• Escortes de sécurité
• Inspections d’entretien mensuelles et annuelles de santé et de sécurité (extincteurs, trousses de premiers soins, DEA)
• Formation en santé et sécurité (formation en premiers soins)
• Cliniques de vaccination

Déplacements requis (exprimés en pourcentage du temps de travail) : pas de déplacements réguliersInformations complémentairesConsultez notre page Carrières LinkedIn ou suivez-nous sur LinkedIn.À RPC Investissements, nous tenons à promouvoir la diversité et un accès équitable aux occasions d’emploi fondé sur les capacités.Nous remercions tous les candidats de leur intérêt, mais nous communiquerons seulement avec ceux et celles qui seront choisis pour la suite du processus d’embauche.Notre engagement en matière d’inclusion et de diversité :En plus de nous employer à bâtir une équipe comptant des talents variés, nous nous assurons d’offrir un milieu inclusif et accessible à tous. Si vous avez des besoins particuliers pour le processus de recrutement (par exemple, du matériel dans un autre format et des salles de réunion accessibles), n’hésitez pas à nous en faire part. Nous collaborerons avec vous pour y répondre.Avertissement :RPC Investissements n’accepte pas les curriculum vitæ acheminés par les agences de placement, les chasseurs de têtes ou les fournisseurs de services de recrutement avec lesquels il n’a pas conclu d’entente contractuelle formelle. Nos ententes de services de recrutement visent à répondre à des besoins précis et ne s’appliquent pas au présent avis ni aux offres d’emploi affichées sur le site Web. Tout CV ou renseignement reçu d’un fournisseur qui n’est pas autorisé par RPC Investissements à envoyer des CV pour le présent avis ou le site Web sera considéré comme non sollicité et ne sera pas examiné. RPC Investissements ne rémunère pas les recommandations ni les placements et ne verse pas d’honoraires lorsqu’il reçoit des CV ou des renseignements non sollicités.Politique de vaccination obligatoireTous les employés des bureaux de Toronto, New York, San Francisco, Mumbai, Sydney, Hong Kong et São Paulo devront être vaccinés contre la COVID-19. Des mesures d’adaptation à cette politique seront prises pour des motifs médicaux ou d’autres motifs protégés. Veuillez communiquer avec nous pour discuter de vos besoins d’adaptation.Quick Apply

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