TECHNICIEN (NE) EN ADMINISTRATION - CHSLD DE VAUDREUIL - Jobs in Vaudreuil-Dorion, QC

Job Description

Établissement :CISSS de la Montérégie-OuestTitre demploi :TECHNICIEN (NE) EN ADMINISTRATION - CHSLD DE VAUDREUILClientèle :Personnes en perte dautonomieTerritoire de lemploi :Vaudreuil-DorionMotif du besoin (à titre indicatif) :Poste vacantStatut de l’emploi :Permanent- temps completNombre de jours :5 jours par semaineQuart de travail :JourType de poste :Personnel syndicable non syndiquéDirection :Direction des services dhébergement pour les aînés et les personnes en perte dautonomie (DSHAPPA)Service :Horaire de travail :Lundi au vendrediCatégorie demploi :Personnel de bureau et administration (agent administratif, secrétaire (médicale, juridique…), archiviste, tech. en administration, etc.)Échelle salariale :22,23$ / hre @ 29,05$ / hreNombre demplois disponibles :1Fin d’affichage :2021-10-29Numéro de référence :CAT3-21-5434Description :Sous la responsabilité du directeur, la personne titulaire du poste assiste ce dernier dans ses fonctions, agit à titre de première répondante auprès des collaborateurs internes et externes et effectue un travail varié et complexe de soutien administratif pour la direction.Elle soutient le directeur dans la planification et la gestion de son temps (agenda). Elle assure la préparation et le suivi des dossiers du directeur pour les comités auxquels il participe. Elle agit en soutien administratif auprès des membres de l’équipe de la direction dans un contexte de transformation et d’amélioration continue des processus sous sa responsabilité. Elle est appelée, à la demande du directeur, à participer à différents comités à titre de représentante de l’employeur. L’ensemble de ses responsabilités l’amène à travailler dans un environnement complexe composé de situations diversifiées.Elle est responsable du fonctionnement administratif Dans ce contexte, elle assure le respect et l’application des normes et des différentes modalités administratives déterminées par l’établissement. Elle veille à l’efficience des activités cléricales de la direction et peut être appelée à collaborer à la sélection du personnel de bureau, à leur évaluation ainsi qu’au développement de leurs compétences.La personne titulaire du poste détient un pouvoir de contrôle en ce qui concerne l’application des procédés administratifs du personnel de bureau de l’ensemble de la direction. Cette autorité lui confère le droit d’agir, d’intervenir et de donner des directives dans différentes unités administratives de la direction afin d’assurer une harmonisation en ce qui concerne les processus spécifiques qui s’inscrivent dans le cadre de la gestion administrative de l’établissement. Dans ce contexte, elle assure le respect et l’application des normes et des différentes modalités administratives déterminées par l’établissement.En qualité de technicienne en administration (attachée de direction), elle exerce des fonctions de soutien au directeur et est appelée à intervenir auprès du personnel de la direction dans la gestion et le suivi de dossiers reliés aux responsabilités de la direction, et ce, autant pour les mandats avec les partenaires externes qu’internes.En tant que membre du comité de gestion de la direction, elle participe aux discussions touchant le fonctionnement de l’ensemble de la direction afin d’optimiser les différents processus administratifs qu’on y retrouve et en demeure solidaire une fois ceux-ci adoptés.Responsabilités et attributions généralesParticipe au comité de soutien de la haute direction ayant pour mandats principaux l’élaboration et l’harmonisation des politiques et procédures administratives et des outils de travail de l’organisation ainsi que le développement des compétences du personnel administratif de sa direction ;

• Participe au comité de gestion de sa direction ;
• Assiste à des rencontres ou à des comités à titre de représentante de la direction ;
• Collabore à l’élaboration de politiques, procédures, programmes, normes, règles ou procédés de nature administrative à l’intérieur de sa direction, en assure le contrôle, l’application et la mise à jour ;
• Conseille et apporte son support au personnel de la direction par rapport à l’application du programme d’identification visuelle et assure la conformité des documents produits par le personnel de la direction ;
• Effectue des travaux d’ordre administratif reliés à la gestion des ressources financières, à la gestion des ressources humaines, à la gestion des ressources matérielles et à l’organisation du travail ;
• Assure le montage de présentations et la documentation requise nécessaires à son directeur lors de présentations internes et externes ;
• Complète les formulaires de demandes de remboursement des dépenses liées au travail du directeur ;
• Place les requêtes d’achats sur les formulaires et dans le logiciel GRM, les autorise et vérifie l’inventaire de la papeterie ;
• Émet, à l’intérieur de son champ d’autorité, des directives aux unités administratives de sa direction ;
• Représente, à la demande de son supérieur, sa direction tant à l’intérieur qu’à l’extérieur de l’établissement ;
• Assure l’imputabilité des mandats qui lui sont confiés ;
• S’assure du respect des lois, des politiques, des procédures, des normes, des contrats, des règlements et des directives en fonction des mandats qui lui sont confiés;
• Applique les règles relatives à la confidentialité, à la conservation, à la circulation et à la destruction des dossiers;
• S’assure de s’adjoindre les personnes et expertises nécessaires à la réalisation de ses mandants.

Responsabilités et attributions spécifiques

• Participe à la détermination des exigences des postes du personnel de bureau de la direction ;
• Participe à la sélection de candidatures, aux entrevues de sélection et à la décision d’embaucher des membres du personnel de bureau de la direction ;
• Effectue le lien avec le directeur et assure un premier niveau de suivi et d’encadrement de membres du personnel de bureau de la direction lors de problématiques ;
• Autorise des relevés de présence des gestionnaires de la direction ;
• S’assure de la couverture des besoins en personnel de bureau ;
• Assiste le directeur dans ses fonctions et ses responsabilités notamment en le conseillant sur la définition des orientations, des objectifs et des priorités en matière de procédés administratifs;
• Soutient le directeur dans ses travaux visant l’élaboration et la mise à jour de l’offre de service de la direction ;
• Assiste le directeur dans les mandats qui lui sont confiés ;
• Planifie et assure la gestion du temps (agenda) du directeur en tenant compte des priorités ;
• Assure le suivi du courrier électronique et papier du directeur, en prend connaissance, obtient les renseignements requis et procède aux réponses complémentaires, l’achemine à qui de droit et en assure le suivi ;
• Se charge des questions relevant de ses attributions et rédige, sous sa signature, la correspondance en réponse à des demandes courantes ;
• Soutient les différents services de la direction dans leurs plans d’action respectifs visant l’actualisation de leur offre de service ;
• Assure le suivi des décisions du directeur auprès du personnel de la direction et des gestionnaires concernés ;
• Participe à l’élaboration, à la mise en place et à l’amélioration des outils essentiels à la saine gestion de la direction ;
• Rédige la correspondance du directeur et en assure la qualité grammaticale ;
• Assure le suivi et prépare les documents pour les différents comités (direction, gestion, sous-comité du conseil d’administration, etc.) en s’assurant de la conformité et de la pertinence des informations reçues ;
• Assure la logistique des réunions périodiques de la direction (l’organisation, la prise de notes et les suivis nécessaires) ;
• Coordonne la préparation des différents indicateurs de performance que l’on retrouve dans la salle de pilotage stratégique ;
• Prépare et assure le suivi des dossiers administratifs spécifiques au bureau du directeur et agit comme interlocuteur auprès des autres directions de l’établissement ;
• Gère les appels téléphoniques, répond aux demandes d’informations et fournit la réponse à certaines questions relevant de sa compétence, dirige les appels et assure les suivis nécessaires ;
• Participe à l’identification des besoins de formation et au développement des compétences de membres du personnel de bureau de la direction ;
• Réalise des activités de formation pour la mise à jour des compétences de membres du personnel de bureau de la direction ;
• Tient à jour la liste des vacances de son supérieur, des gestionnaires et des équipes administratives de sa direction ;
• Effectue la mise à jour du bottin téléphonique du CISSS pour le personnel de la direction ;
• Soutenir un autre directeur lors d’absence de sa technicienne

Exigences :Diplôme de fin d’études collégiales (DEC) en technique administrative, technique de bureautique avec spécialisation en coordination du travail de bureau, dans une discipline appropriée d’une école reconnue par le ministère de l’Éducation, du Loisir et du Sport. Un certificat d’études collégiales (CEC) en techniques administratives suite à une expérience pertinente peut être reconnu.Exigences spécifiquesExpérience professionnelle minimale de 5 années pertinentes à la fonction.Détenir le titre d’emploi dans l’organisation OU avoir réussi les tests suivants avant la fin de l’affichage :Connaissance du français écritConnaissance du logiciel WordConnaissance du logiciel ExcelQualités personnellesCompétences comportementales de base

• Confidentialité
• Polyvalence
• Esprit d’équipe, collaboration
• Souci de la satisfaction de la clientèle
• Planification et organisation personnelle du travail, autonomie
• Souplesse, flexibilité et adaptation au changement
• Sens des responsabilités, initiative, dynamisme
• Partage des connaissances (expertise)

Profil de compétencesCompétences professionnelles/techniques de base

• Maîtrise des outils bureautiques (Microsoft Office)
• Maîtrise du français parlé et écrit
• Habiletés de rédaction et de mise en forme de documents
• Capacité à prioriser et à travailler sous pression
• Habiletés relationnelles
• Travail d’équipe et sens de la collaboration
• Responsable, sens de l’organisation
• Autonomie et rigueur
• Discrétion, devoir de réserve et loyauté

Autres connaissances, habiletés et aptitudes souhaitables et à développer en cours d’emploi

• Connaissance des services offerts en soins de longue durée sera considéré comme un atout ;
• Habiletés à travailler auprès et avec des personnes en perte d’autonomie sévère.

Remarques :Nous remercions toutes les personnes qui poseront leur candidature, mais ne communiquerons qu’avec celles retenues pour une entrevue.Le CISSS de la Montérégie-Ouest applique un programme daccès à légalité en emploi et invite les Autochtones, les minorités visibles, les minorités ethniques, les femmes et les personnes handicapées à présenter leur candidature. Les personnes handicapées peuvent également nous faire part de leurs besoins particuliers relativement au processus de sélection pour lemploi sollicité afin de faciliter létude de leur candidature.Si vous postulez dun appareil mobile (téléphone intelligent, tablette), vous recevrez un courriel daccusé réception vous demandant daller mettre à jour votre dossier et déposer votre CV afin que votre candidature soit prise en considération.Quick Apply

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