Réceptionniste / Receptionist - Jobs in Amos, QC

Job Description

Brandt est actuellement à la recherche d'une Réceptionniste pour sa succursale d'Amos.Ce poste est responsable des tâches générales de bureau et du soutien aux différents service de la succursale.Les tâches et les responsabilités incluent, mais ne se limitent pas à:Répondre aux demandes de renseignements des clients, candidats et autres parties par téléphone, par courriel et en personneDiriger toutes les demandes de renseignements vers les personnes, les divisions ou les services appropriés de l’organisationTaper des formulaires, des lettres, des rapports et des notes de service au besoinRecevoir et distribuer toutes les formes de correspondance papierAu besoin, aider à la compilation des données pour divers rapportsCoordonner les aspects logistiques de différents départements, comme les réunions, les conférences, les ateliers, les projets spéciaux et les événementsOrganiser et réserver des réunions dans des salles de conférence interne et hors site; s’assurer que l’équipement de présentation approprié est présentEn tant que travailleur de première ligne, présenter une image positive et professionnelle de l’organisation à tous les visiteurs, fournisseurs, demandes de renseignements et autres interactionsInformer le personnel et/ou les clients au sujet des activités spécialesAdministrer et gérer le courrier entrant/sortant, y compris les envois prioritaires, les colis, les services de messageries et d’autres types de correspondanceMaintenir la réception de façon ordonnée et présentableS’assurer que les fournitures de bureau nécessaires sont en inventaire et obtenues au meilleur prix possibleCoordonner les combinaisons des employés avec le fournisseur de choixD’autres tâches peuvent être assignéesCompétences requises:Connaissance pratique de Microsoft OfficeSolides compétences organisationnelles requisesSolide connaissance des procédures générales du bureau concernant l’approvisionnement, les préparatifs de voyage, la gestion budgétaire, etc.Capacité de rédiger des correspondances, y compris des notes de service, des lettres, etc.Compétences mathématiques généralesCapacité d’appliquer ses connaissances pour exécuter des instructions sous forme écrite, verbale ou schématiqueCapacité à maintenir des systèmes de classement et des bases de données de baseExcellentes compétences d’analyse et de résolution de problèmesCompétences méticuleuses en matière de tenue de dossiersBonnes manières au téléphone et excellentes compétences relationnellesSolides compétences de communication écrite et verbale avec tous les niveaux de l’organisationExpérience requise:Expérience du travail sur une console multi-lignes considérée comme un atoutDiplôme d’études secondaires, ou combinaison acceptable d’études et d’expérienceDe deux à quatre ans d’expérience de travail direct à titre de réceptionniste souhaitable-Brandt is currently seeking a Receptionist for our Amos location.This position is responsible for general office duties and departmental assistance.Duties and responsibilities include, but are not limited to:Respond to telephone, e-mail, and in-person inquiries from clients, candidates, and other partiesRefer all inquiries to the appropriate individuals, divisions, or departments across the organizationType forms, letters, reports, and memos as necessaryReceive and distribute all forms of paper correspondenceWhere necessary, assist in the compilation of data for various reportsCoordinate the logistical aspects of departmental programs, such as meetings, seminars, workshops, special projects, and eventsArrange and book meetings in boardrooms, off-site conference halls, and other locations; ensure the appropriate presentation equipment is thereAs a front-line worker, present a positive and professional image of the organization to all visitors, suppliers, inquiries, and other interactionsProvide information to staff and/or clients about special activitiesAdminister and manage inbound/outbound mail, including priority post, packages, courier services, and other correspondenceMaintain the reception in a tidy and presentable mannerEnsure the necessary office supplies are stocked and obtained at the best possible priceCoordinate employee coveralls with the vendor of choiceOther duties as assignedRequired Skills:Must have working knowledge of Microsoft OfficeStrong organizational skills are requiredStrong knowledge of general office procedures involving procurement, travel arrangements, budget management, etc.Able to write simple correspondence, including memos, letters, etcGeneral mathematical skillsAbility to apply understanding to carry out instructions in written, verbal, or diagram formAble to maintain filing systems and basic databasesExcellent analytical and problem solving skillsMeticulous records maintenance skillsSuperior telephone manners and strong interpersonal skillsStrong written and verbal skills to communicate with all levels of the organizationRequired Experience:Experience working on a multi-line switchboard is considered an assetHigh school diploma or GED, or an acceptable combination of education and experience2-4 years of direct work experience in a receptionist capacity preferredRequired SkillsRequired Experience