ADJOINT ADMINISTRATIF - Jobs in Boisbriand, QC

Job Description

Sous la supervision du responsable et des associés, l’adjoint administratif accueille les clients, répond au téléphone, prend les messages lorsque requis et transfère les appels aux professionnels appropriés. Il informe les clients sur les différents services offerts par la firme. Il apporte son soutien à l’équipe de direction en matière de rédaction, de correction, de mise en page et d’expédition de divers documents administratifs. Il effectue l’entrée de données dans le système informatique et s’assure de communiquer l’information complète et pertinente aux évaluateurs afin d’assurer un service professionnel aux clients. Il maintient la réception accueillante, propre et ordonnée. Il respecte les politiques d’entreprise et participe activement dans la réalisation des objectifs de l’entreprise. Il travaille en équipe et suggère des améliorations quant à l’organisation du travail et du service à la clientèle. Il est le lien entre l’évaluateur et le client et il agit de façon professionnelle en tout temps.

• Tâches et responsabilité
• Exigences
• Conditions de travail

• Répondre aux appels téléphoniques et établir une relation de confiance avec les clients;
• Offrir à la clientèle, les différents services offerts par la firme;
• Répondre aux demandes de renseignements reçues par téléphone et par courrier électronique, transmettre au besoin, les appels téléphoniques et les messages;
• Confirmer les rendez-vous avec les clients/évaluateurs;
• Faire l’entrée de données dans le système informatique et procéder à l’ouverture et la fermeture des dossiers;
• Effectuer les appels de suivi avec les clients suite aux visites des évaluateurs;
• Rédiger les politiques, les procédures et divers documents à la demande de la direction;
• Corriger et effectuer la mise en page des rapports d’évaluation et autres documents;
• Recevoir et expédier les rapports et autres documents aux diverses instances;
• Voir à l’organisation des tâches afin de maximiser l’efficacité;
• Communiquer régulièrement avec la clientèle;
• Apporter du soutien au département des finances en ce qui a trait la vérification des paies et certaines tâches de base en comptabilité;
• Réaliser à la demande de la direction, les présentations corporatives Power Point;
• Remplacer ses collègues lors de vacances et ou congés;
• Participer activement dans la réalisation des objectifs de l’entreprise en mettant de l’avant les opportunités d’amélioration et en participant au plan d’action;
• Effectuer toutes autres tâches connexes.

• Formation en secrétariat, comptabilité
• Excellente connaissances du français et de l’anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit;
• Excellente connaissance de la suite Microsoft;
• Excellent sens de l’organisation;
• Bonne gestion des priorités et respect des échéanciers;
• Esprit analytique et soucis du détail;
• Excellentes aptitudes en relations interpersonnelles et capacités de négociation
• Énergie, dynamisme ainsi que capacité à travailler efficacement sous pression et dans un environnement en constante évolution.

• Le poste est situé au siège social de Boisbriand;
• Du lundi au vendredi de 8 :30 à 17 :00.

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