Office Agent Principal Class - Jobs in Dorval, QC

Job Description

NOTICE OF VACANCY PLEASE POSTANY VACANCIES RESULTING FROM THE STAFFING OF THIS POSITION WILL BE POSTEDOFFICE AGENT PRINCIPAL CLASSEQUIPMENT SERVICES1925 Brookdale, Dorval, QuebecDirector: Peter AmosStatus of post: Replacement full-timeStart date: ImmediateWorking Schedule: 35 hours per week8:00am – 4:00pmQualifications:Hold a Diploma of Vocational Studies in a specialty appropriate for the class of employment, or an attestation of studies recognized as equivalent by the competent authority, and have six (6) years of pertinent experience.ANDHave a thorough knowledge of office automation.Other Requirements:English language compulsory (working knowledge of French is an asset)Must have excellent knowledge and demonstrated ability in Microsoft WORD, EXCEL, ACCESS, POWERPOINT & Google suitesMust have excellent interpersonal and communication skillsDemonstrated ability to deal with the public in a professional mannerDemonstrated above-average organizational skills and the ability to meet strict deadlinesDemonstrated ability to work independently as well as effectively on a teamDemonstrated ability to multi-task and work effectively under pressureAbility to treat documents with diligence while respecting confidentialityMust be willing to work additional hours during very busy periodsMust be able to start work at 8:00 am (flexible)Knowledge of PAIE GRH would be an assetBe able to perform the responsibilities and duties of the job with minimal supervisionSalary scale as per the IASS’ Collective Agreement :$23.12 To $28.31 per hourNature of the workThe principal and customary work of an employee in this class of employment consists in organizing, coordinating and monitoring the work performed by his or her team composed of administrative support staff. This class of employment also includes employees who perform principally and customarily highly specialized work characterized by the complexity1, expertise2 and autonomy3 required.Daily Tasks/Dossiers:Being the main point of contact for all caretaking and maintenance employees pertaining to human resource and payroll questions and concerns.Verification of caretaking absence line throughout the dayManaging and entry of absences for all caretaking and maintenance personnelMaintain the equipment services ACCESS database for caretaking and maintenance vacationsScheduling and managing of replacement caretakersCoordination of overtime shiftsMaintenance of Overtime Priority ListPayroll entry for all a replacement caretakersAssisting in the movement of personnel/posting sessionsDrafting of Human Resource Transaction FormsPreliminary processing of activity and expense, overtime, salary adjustment and school activity formsManaging the accumulated time dossier for caretaking and maintenance personnelThe board wide programming of devices (key fobs, access cards and micro-tags) for card access entry on AVIGILONManaging of split shift merge dossierDrafting of letters and memos for the Assistant Director of Equipment ServicesOther related tasksAVIS DE POSTE VACANT VEUILLEZ AFFICHERLE POSTE QUI DEVIENDRA VACANT LORSQUE CELUI-CI SERA COMBLÉ SERA AFFICHÉ, DE MÊME QUE TOUS LES AUTRES PAR LA SUITE..AGENTE OU AGENT DE BUREAU, CLASSE PRINCIPALEEQUIPMENT SERVICES1925, avenue Brookdale, Dorval, QuébecDirectrice: Peter AmosStatut du poste : Remplacement à temps pleinHoraire de travail: 35 heures par semaine8h00 – 16h00Date de début: ImmédiatementQualifications requises:Être titulaire d’un diplôme d’études professionnelles dans une spécialité appropriée à la classe d’emplois ou être titulaire d’un diplôme de 5e année du secondaire ou être titulaire d’un diplôme ou d’une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente, et avoir six (6) années d’expérience pertinente.ETAvoir des connaissances approfondies en bureautique.Autres exigences:Langue anglaise obligatoire (une connaissance pratique du français est un atout)Avoir une connaissance des logiciels Microsoft Office, Access, Excel et WordExcellentes habiletés en relations interpersonnelles et communicationsAvoir une capacité supérieure à la moyenne pour traiter avec le public de manière professionnelleAvoir des habiletés d’organisation supérieures à la moyenne et la capacité de respecter les échéanciers serrésAvoir une capacité d’exécuter plusieurs tâches à la fois et de travailler efficacement sous pressionAvoir la capacité de travailler en équipeÊtre capable d’assumer les responsabilités et les tâches de l’emploi avec une supervision minimaleAccepter de travailler selon un horaire flexible lors des périodes très occupéesDoit être en mesure de commencer à travailler à 8h00 (flexible).La connaissance du système de paie GRICS - un atoutÊtre capable d’assumer les responsabilités et les taches du poste avec un minimum de supervisionÉchelle de salaire selon la convention collective del’UIES:23,12 $ à 28,31 $ de l’heureNature du travailLe travail principal et habituel dune personne salariée de cette classe demplois consiste à organiser, coordonner et surveiller le travail effectué par son équipe composée de personnel de soutien administratif. Cette classe demploi comprend également les employés qui effectuent principalement et habituellement un travail hautement spécialisé caractérisé par la complexité1, lexpertise2 et lautonomie3 requises.Tâches quotidiennes/dossiers :

• Être le principal point de contact pour tous les employés de conciergerie et dentretien en ce qui concerne les questions et les préoccupations relatives aux ressources humaines et à la paie.
• Vérification de la ligne dabsence des concierges tout au long de la journée.
• Gestion et saisie des absences pour tout le personnel de gardiennage et dentretien
• Maintien de la base de données ACCESS des services déquipement pour les congés de conciergerie et dentretien
• Programmation et gestion des concierges de remplacement
• Coordination des quarts de travail en heures supplémentaires
• Tenue à jour de la liste de priorité des heures supplémentaires
• Saisie de la paie pour tous les concierges remplaçants
• Aide au mouvement du personnel/sessions daffectation
• Rédaction des formulaires de transaction des ressources humaines
• Traitement préliminaire des formulaires dactivités et de dépenses, dheures supplémentaires, dajustement salarial et dactivités scolaires
• La gestion du dossier des heures accumulées pour le personnel de conciergerie et dentretien
• La programmation à léchelle de létablissement des dispositifs (porte-clés, cartes daccès et micro-tags) pour la saisie des accès par carte sur AVIGILON
• La gestion du dossier de fusion des équipes fractionnées
• Rédaction de lettres et de mémos pour le directeur adjoint des services de léquipement
• Autres tâches connexes

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