Assistant(e) Personnel(le) Exécutif(ve) à Montréal 1967 - Jobs in Downtown Montreal Northeast, Quebec, Canada, H2Z

Job Description

SommaireNous recherchons un(e) assistant(e) exécutive/personnel(le) pour effectuer diverses tâches administratives et soutenir un président exécutif (principal) et sa famille. Les responsabilités de ce poste comprennent la gestion des calendriers, l #39;organisation des voyages et la préparation des notes de frais. Pour réussir dans cette fonction, vous devez être bien organisé, avoir d #39;excellentes compétences en matière de gestion du temps, faire preuve de discrétion et être capable d #39;agir sans directives. En fin de compte, vous contribuerez à l #39;efficacité de l #39;organistion en fournissant un soutien personnalisé et opportun.Responsabilités

• Agir en tant que premier point de contact du principal, répondre/filtrer les appels et les correspondances.
• Gérer l #39;emploi du temps du principal et de sa famille, organiser les réunions et les rendez-vous, contrôler l #39;accès au principal.
• Réserver et organiser les voyages, les transports et l #39;hébergement en collaboration avec l #39;agence de voyage.
• Être disponible en tant que personne de contact lorsque le principal et la famille sont en déplacement (certains soirs et week-ends sont nécessaires).
• Participer à l #39;organisation d #39;événements de collecte de fonds, de fêtes privées et de retraites pour les cadres supérieurs.
• Assurer le suivi et le rappel des tâches importantes, des rendez-vous et des échéances.
• Gérer les bases de données et les systèmes de classement.
• Assurer la liaison avec le personnel de l #39;entreprise.
• Assurer la liaison avec le gérant du domaine et le personnel domestique.
• Tenir à jour et soumettre les notes de frais à la comptabilité.
• Soumission des demandes de remboursement de frais médicaux pour le principal et sa famille.
• Organiser le calendrier des activités des enfants, les rendez-vous chez le médecin, etc.
• Passer des commandes/retour d #39;achats en ligne pour le principal et la famille.
• Maintenir toutes les informations personnelles du principal et de la famille, en s #39;assurant qu #39;elles sont à jour.
• Gérer la petite caisse.
• Gérer la distribution des billets de saison pour le hockey, le football et le tennis, ainsi que les diverses demandes de billets.
• Soutien et remplacement, au besoin, des autres assistants(es) de direction.

Qualifications et exigences

• Expérience d #39;au moins 5 ans en tant qu #39;assistant(e) de direction/personnel(le).
• Capacité à traiter des informations confidentielles avec discrétion.
• Excellentes compétences en matière d #39;organisation et de gestion du temps et capacité à mener plusieurs tâches de front.
• Capacité à être proactif et à prendre des initiatives.
• Faire preuve de tact et de diplomatie
• Excellentes aptitudes à la communication orale et écrite en français et en anglais.
• Excellente connaissance de Microsoft Office/Outlook, Word, Excel et Power Point, un atout.

Informations supplémentaires

• Possibilité de travail hybride.
• Salaire compétitif basé sur l #39;expérience.
• Avantages sociaux et assurance collective offerts.
• Horaire du lundi au vendredi (flexibilité requise).
• Trois semaine de vacance.

Comment postulerVeuillez soumettre votre CV et une brève lettre de motivation soulignant votre expérience pertinente à nicolas@elitedomo.com ou en postulant en ligne. Nous remercions tous les candidats de leur intérêt, mais seuls ceux sélectionnés pour un entretien seront contactés.