Coordonnateur(rice) - Bureau de la chef de la direction - Jobs in Loretteville

Job Description

Être au cœur de ce que vous faites le mieuxEn plus d’offrir des défis stimulants, nous vous offrons de libérer votre véritable potentiel tout en évoluant dans un milieu de travail dynamique et authentique, où règne un esprit d’équipe hors du commun. Nous nous distinguons par notre approche humaine, autant à l’égard de notre personnel que des personnes que l’on assure. C’est dans un esprit familial que tous les employés et employées participent au succès de Promutuel.Être reconnu pour votre savoir, vous êtes rendu LÀ!

• Vous joindrez une organisation orientée vers le changement et l’innovation
• Vous intégrerez une équipe bienveillante qui a à cÅ“ur votre réussite
• Vous ferez vivre notre culture d’entreprise à votre façon
• Vous participerez aux processus stratégiques et décisionnels
• Vous serez accompagné vers l’atteinte de vos objectifs professionnels

Une panoplie d’avantages ici et LÀ

• Rémunération concurrentielle avec échelles évolutives
• Horaire flexible permettant de conserver une vie équilibrée
• Congés mobiles dès la première année
• Possibilité de travailler en mode hybride
• Assurance collective pour vous et votre famille
• Accès à la télémédecine pour répondre rapidement à vos préoccupations de santé
• Régime de retraite à prestations déterminées avec participation de l’employeur
• Activités sociales organisées par l’employeur et initiatives de bénévolat
• Rabais sur vos assurances auto et habitation
• Programme d’aide aux employés

À propos du posteÀ titre de coordonnateur (trice) – bureau de la chef de la direction vous allez soutenir la directrice du bureau de la chef de la direction dans son rôle. Planifier, coordonner et assurer la logistique des rencontres des différentes instances opérationnelles.Assurer une priorisation et cohérence dans les dossiers des différentes instances, du plan de réalisation et des priorités de l’organisation.Assurer le fonctionnement optimal du bureau de la chef de la direction en assurant une coordination efficace et efficiente des demandes, projets et initiatives.Principales responsabilités

• Préparer la logistique de chaque rencontre.
• Assister aux rencontres, afin de rédiger les points saillants.
• Effectuer le suivi des décisions prises et des dossiers soumis, auprès des différents intervenants.
• Agir comme point de contact auprès des différentes parties prenantes.
• Assurer la coordination des demandes, projets et initiatives du bureau de la chef de la direction.
• Coordonner l’affectation des demandes parmi les membres de l’équipe pour assurer une gestion optimale du flux de travail et ainsi garantir un maximum d’efficacité. Assurer les suivis.
• Concevoir différents documents, rapports et présentations.
• Recueillir et préparer l’information requise pour les activités. Coordonner les activités.
• Contribuer à l’organisation des événements internes, relevant du bureau de la chef de la direction, en collaboration avec les collègues de l’équipe de direction ainsi que les collègues de l’équipe des communications.
• Émettre des recommandations de thématiques pour la mise en Å“uvre, la planification et le déroulement de différents événements.
• Être la personne-ressource auprès des fournisseurs, lors des événements.
• Élaborer le plan de travail des événements, préparer une recommandation budgétaire et effectuer les suivis budgétaires et administratifs.
• Effectuer le suivi des demandes du bureau de la chef de la direction.Assurer la révision de documents de présentation.
• Mettre en place un système d’archivage des fichiers et de dossiers.
• Assurer un soutien dans différents dossiers.

Exigences académiques/expérience professionnelle/connaissances

• Baccalauréat en communication ou marketing et au moins deux (2) ans d’expérience dans un poste similaire.
• OU Diplôme d’études collégiales en administration des affaires et au moins sept (7) ans d’expérience dans un poste similaire.
• Toute combinaison de formations académiques ainsi que d’expériences professionnelles sera considérée.
• Très bonne connaissance des logiciels de la suite Microsoft Office.
• Excellente maîtrise de la langue française, autant à l’oral qu’à l’écrit.
• Excellente maîtrise de la langue anglaise, autant à l’oral qu’à l’écrit, afin de répondre aux objectifs de croissance de Groupe Promutuel.

Compétences recherchées

• Solides compétences en coordination, organisation du travail, sens des priorités et gestion du temps.
• Proactivité et savoir anticiper les besoins.
• Capacité à mener plusieurs dossiers de front en même temps.
• Flexibilité et capacité à performer sous pression dans un environnement en transformation au rythme soutenu.
• Autonomie et capacité d’adaptation.
• Esprit d’équipe et sens du service à la clientèle.
• Flexibilité interpersonnelle et habiletés communicationnelles.
• Professionnalisme, rigueur, souci de l’excellence.
• Confidentialité, diplomatie, tact et discrétion.

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