Adjoint(e) Administratif(ive) - Jobs in Mechanicsville

Job Description

Devenez bâtisseur citoyen Nous avons besoin de votre talent, de vos idées et de votre engagement pour nourrir la croissance de l’entreprise et contribuer à bâtir une région exceptionnelle. Chez Brigil, c’est toute une carrière qui vous attend. Brigil est actuellement à la recherche d’un(e) Adjoint(e) administratif(ve) Sous la supervision du Directeur pré-construction, le/la titulaire du poste veille à coordonner et soutenir le Vice-Président dans ses activités professionnelles, ses relations d’affaires, ses projets spéciaux, ses évènements et la gestion de son emploi du temps. Become a citizen builderWe need your talent, ideas, and commitment to fuel the company’s growth and help build an exceptional region.At Brigil, a whole career awaits you. Brigil is currently seeking an Administrati(ve) Assistant.Under the supervision of the Pre-Construction Director, the successful candidate will coordinate and support the Vice President in their professional activities, business relationships, special projects, events, and time management.RequirementsResponsabilités

• Gestion des bons de commande (PO) et des factures, y compris leur fusion.
• Mise à jour des fichiers de budget sur Excel.
• Suivi des portails « gates » et des tâches prioritaires.
• Soutien aux projets de l’équipe, y compris la relecture et la mise en page de documents.
• Réalisation de divers suivis avec les clients, fournisseurs, services, et organismes.
• Préparation et envoi de documents tels que courriels officiels, présentations, publications, discours, rapports, et invitations.
• Assistance au directeur pré-construction pour le suivi de ses tâches.
• Coordination avec les autres adjoints pour assurer une communication efficace et faire avancer les projets communs.
• Vérification de la qualité et de l #39;exhaustivité des propositions.
• Administration des contrats et des bons de commande.
• Rédaction des documents contractuels pour révision et approbation.
• Conception de tableaux de synthèse et d #39;analyses comparatives.
• Préparation des bons de commande selon les procédures internes.
• Révision des factures pour leur exactitude et conformité.
• Analyse des relevés de compte et gestion du recouvrement des paiements des factures.

Habiletés recherchées

• Expérience de 2-3 ans dans le domaine de la construction (un atout)
• Diplôme en administration ou domaine connexe
• Bilingue – communiquer efficacement à l’oral et à l’écrit, en français et en anglais.
• Connaissance de Dynamics 365 (un atout)
• Communiquer et démontrer de fortes habiletés relationnelles ;
• Exercer un bon jugement et capacité d’intervenir rapidement dans des situations difficiles avec tact et diplomatie ;
• Être très organisé(e), polyvalent(e), vigilant(e), attentif(ive), et avoir le sens de l’initiative et de l’observation
• Capacité d’adaptation face aux imprévus et de résoudre des problèmes

Responsibilities

• Manage purchase orders (POs) and invoices, including their consolidation.
• Update budget files in Excel.
• Monitor “gates” portals and prioritize tasks.
• Support team projects, including proofreading and formatting documents.
• Conduct various follow-ups with clients, suppliers, services, and organizations.
• Prepare and send documents such as official emails, presentations, publications, speeches, reports, and invitations.
• Assist the pre-construction director with task tracking.
• Coordinate with other administrative staff to ensure effective communication and advance joint projects.
• Quality and completeness verification of proposals.
• Administration of contracts and purchase orders.
• Drafting of contractual documents for review and approval.
• Creation of summary tables and comparative analyses.
• Preparation of purchase orders according to internal procedures.
• Invoice review for accuracy and compliance.
• Analysis of account statements and management of invoice payment collections.

Desired Qualifications

• 2-3 years of experience in the construction industry (an asset).
• Degree in administration or a related field.
• Bilingual – effective communication in both French and English, both orally and in writing.
• Knowledge of Dynamics 365 (an asset).
• Strong interpersonal skills and ability to demonstrate effective communication.
• Good judgment and ability to handle difficult situations with tact and diplomacy.
• Highly organized, versatile, vigilant, attentive, with a strong sense of initiative and observation.
• Ability to adapt to unexpected situations and solve problems.
• Strong organizational skills and agility in a fast-paced and evolving environment.

BenefitsCe que Brigil peut vous offrir :

• Salaire compétitif
• Assurances collectives
• Régime enregistré d #39;épargne-retraite (RÉERamp; RPDB) collectif avec contribution de l’employeur
• Dîner subventionner ainsi que petit-déjeuner, café, boissons et collations offerts gratuitement
• Gym sur place
• Faire partie d #39;une équipe de bâtisseurs citoyens au sein d #39;une entreprise en pleine croissance
• Stationnement gratuit au bureau

Nous vous invitons à faire parvenir votre cv ainsi que votre portfolio au département des ressources humaines à rh@brigil.com. Bien que toutes les demandes d #39;emploi soient prises en considération, seuls les candidats retenus seront contactés. À propos de Brigil Depuis 1985, Brigil laisse son empreinte dans la région de la capitale nationale, tant dans le marché immobilier qu’en philanthropie. Notre parc immobilier actuel compte 4000 unités résidentielles locatives et près d’un million de pieds carrés d’espaces commerciaux.Nos ambitions :üConstruire 10 000 unités locatives d’ici 5 ans, et 20 000 unités locatives d’ici 10 ansüRecruter les 1000 meilleurs candidats d’ici 10 ans afin de développer, concevoir, construire, marketer, louer et gérer les 44 500 unités qui sont dans notre plan de match à long terme.Fondée en 1985 par Gilles Desjardins, Brigil a grandement contribué à l #39;essor économique de la région de la capitale nationale. Brigil a donné un chezsoi à toute une génération et entend bien continuer à en bâtir pour celles à venir. Étroitement liée aux communautés qu’elle dessert, Brigil a versé plusieurs millions de dollars à plus de 300 organismes dans la région de la capitale nationale. Gilles Desjardins a aussi été reconnu comme l’un des plus grands mécènes québécois et a reçu la Médaille du Services Méritoire du Canada des mains de la gouverneure générale, le 5 novembre 2018. L’entreprise compte présentement une quarantaine de communautés dans la région de la capitale nationale (12 500 unités) et compte bâtir 44 500 nouvelles unités d’habitation d’ici les prochaines années. Le développement durable et la protection de l’environnement font partie de l’ADN de Brigil, tout comme la valorisation du patrimoine et des bâtiments historiques. C’est pourquoi notre mission dépasse celle du bâtisseur. Nous sommes des bâtisseurs citoyens.What Brigil Offers:

• Competitive salary.
• Group insurance.
• Group Registered Retirement Savings Plan (RRSPamp; DPSP) with employer contribution.
• Subsidized lunch, with free breakfast, coffee, drinks, and snacks.
• On-site gym.
• Opportunity to be part of a team of community builders within a growing company.
• Free parking at the office.

Please send your resume and cover letter to our Human Ressources department at hr@brigil.com. Although each application is taken into consideration, only selected candidates will be contacted.Come build with purpose Since 1985, Brigil has been making its mark on the National Capital Region, both in the real estate market and in philanthropy. Our current real estate holdings include 4,000 residential rental units and nearly one million square feet of commercial space. Our ambition:üBuild 10,000 rental units within 5 years, and 20,000 rental units within 10 yearsüRecruit the best 1,000 candidates within 10 years to develop, design, build, market, lease and manage the 44,500 units that are in our longterm game plan.About BrigilFounded in 1985 by Gilles Desjardins, Brigil has greatly contributed to the economic development of the National Capital Region. Brigil has provided homes for an entire generation, and intends to continue building for those to come. Closely linked to the communities it serves, Brigil has donated several million dollars to more than 300 organizations in the National Capital Region. Gilles Desjardins has also been recognized as one of Quebec #39;s greatest patrons of the arts, and was awarded the Meritorious Service Medal of Canada by the Governor General on November 5, 2018. The company currently has some 40 communities in the National Capital Region (12,500 units) and plans to build 44,500 new housing units over the next few years. Sustainable development and environmental protection are part of Brigil #39;s DNA, as is the enhancement of heritage and historic buildings. This is why our mission goes beyond that of a builder. We build with purpose.