Adjoint.e Administratif.ve - Jobs in Montréal

Job Description

À propos de MilaFondé par le professeur Yoshua Bengio de l’Université de Montréal, Mila rassemble des chercheurs spécialisés en intelligence artificielle et plus précisément en apprentissage automatique, apprentissage profond et apprentissage par renforcement. Reconnu mondialement pour ses importantes contributions au domaine de l’apprentissage profond, Mila s’est particulièrement distingué dans la modélisation du langage, la traduction automatique, la reconnaissance d’objets et les modèles génératifs. Depuis 2017, Mila est le fruit d’une collaboration entre l’Université de Montréal et l’Université McGill, en lien étroit avec Polytechnique Montréal et HEC Montréal.Mila s’est donné pour mission d’être un pôle mondial d’avancées scientifiques qui inspire l’innovation et l’essor de l’intelligence artificielle (IA) au bénéfice de tous.Pour en connaitre davantage, veuillez consulter https://mila.quebec/Description du rôle: L #39;Adjoint.e Administratif.ve joue un rôle essentiel dans la gestion efficace des opérations au sein de son équipe. En étroite collaboration avec le Directeur de la Recherche Appliquée en Apprentissage Automatique et d’une équipe d’experts en intelligence artificielle, vous veillerez à assurer une fluidité optimale dans la réalisation des opérations administratives à l’interface avec d’autres équipes multidisciplinaires. L #39;objectif principal de cette équipe est d #39;accompagner les entreprises dans leur démarche d #39;innovation en concrétisant des preuves de concept basées sur l #39;apprentissage automatique.La candidature idéale ira au-delà de la simple exécution des tâches administratives en contribuant proactivement au suivi et au maintien de relations à long terme avec les partenaires de Mila ainsi qu #39;avec les acteurs clés de l #39;écosystème de l #39;IA. Votre rôle s #39;étend également à la construction d #39;une synergie collaborative tant en interne qu #39;avec les partenaires externes. Vous serez un acteur clé dans le maintien d #39;une dynamique opérationnelle fluide et efficiente, contribuant ainsi de manière significative aux réalisations et aux succès de notre équipe dédiée à l #39;innovation et à la recherche en intelligence artificielle.Exemples de fonctions et responsabilités:

• Gestion Administrative Générale:

• Administrer de multiples agendas.
• Suivi des documents administratifs avec les clients.
• Répondre aux questions concernant les congés, avantages sociaux, etc.
• Suivi des participations aux conférences et formations.
• Vérification et correction des demandes de remboursement.
• Amélioration continue du format des processus.
• Traduction préliminaire de documents en français ou en anglais.

• Gestion des Feuilles de Temps:

• Créer les projets et les tâches dans l’outil informatique.
• Vérifier et demander les corrections aux feuilles de temps chaque semaine.
• Valider les demandes et vérifier le solde des vacances de l’équipe.

• Coordination des Projets avec des acteurs externes:

• Réception des demandes de projet de consultation
• Mise à jour des rapports de temps

Coordination des Réunions:

• Coordination des participants.es pour les réunions comprenant plusieurs entités.
• Mise à jour des documents de planification d’équipe.
• Gestion des planifications des présentations dans l’équipe.

Communication et Suivi:

• Envoi et réception des dialogues talents.
• Envoi et réception des demandes d’utilisation de textes pour des témoignages sur nos plateformes.
• Vérification des pièces justificatives des rapports de dépense.

• Evénementiel:

• Organisation d’évènements tels que le repas de Noël

RequirementsCompétences Requises:

• Excellentes compétences en organisation et en gestion du temps.
• Maîtrise des outils informatiques et logiciels de gestion administrative (Suite Google).
• Capacité à travailler de manière autonome et en équipe.
• Excellentes compétences en communication, tant à l #39;écrit qu #39;à l #39;oral.
• Souci du détail et aptitude à effectuer des tâches multiples simultanément.
• Capacité à gérer les priorités et à respecter des délais.
• Aptitude à mener plusieurs tâches simultanément.
• Facilité d’adaptation et d’apprentissage dans un contexte de changement en continu.
• Minutie et souci du détail.
• Compétences interpersonnelles favorisant le travail d’équipe.
• Être bilingue, en raison des interactions que vous aurez dans le cadre de votre emploi avec certains de nos partenaires, parties prenantes, ou membres de notre communauté académique anglophones.
• Deux (2) années d’expérience pertinente.

BenefitsDe bonnes raisons pour travailler à Mila

• L’occasion de contribuer à une mission unique avec un impact important;
• Un programme d’assurance collective complet (maladie, dentaire, invalidité, vie, assurance voyage et garanties complémentaires);
• Un programme d’aide aux employés et à la famille;
• Un accès à un service de télémédecine;
• Une politique de congés annuels offrant une base de 20 jours de vacances dès l’embauche;
• Un régime d’épargne retraite avec contribution de l’employeur minimale de 4%;
• Une généreuse enveloppe flexible vous permettant de personnaliser vos avantages sociaux en fonction de ce qui contribue à votre bien-être. Vous pouvez sélectionner et combiner les options qui correspondent à vos besoins parmi les crédits style de vie, une assurance bonifiée, des journées de vacances supplémentaires et une contribution enrichie au régime de retraite;
• Un horaire flexible, un horaire d’été et une possibilité de télétravail;
• Un milieu de travail au cœur de la Petite Italie, dans le quartier branché Mile-Ex, à proximité des transports en commun;
• Une équipe d’experts de leur domaine, des gens passionnés et passionnants;
• Une ambiance de travail collaborative et inclusive.

Nous voulons vous connaîtreÀ Mila, la diversité nous tient à cœur. Nous valorisons un environnement de travail équitable, ouvert et respectueux des différences. Nous encourageons toute personne souhaitant œuvrer dans un écosystème en progression continue et stimulée à contribuer à l’application et la définition d’une culture saine et inclusive, à postuler.Veuillez noter que seules les personnes sélectionnées seront contactées.