Adjointe de direction (Bilingue) - Jobs in Montréal

Job Description

ENGLISH FOLLOWSQui sommes-nous Cœur + AVC valorise la promotion de la santé et privilégie l’action dans la lutte contre les maladies du cœur et l’AVC. Notre mission consiste à promouvoir la santé, à préserver la vie et à favoriser le rétablissement. Nous préconisons une culture qui représente nos valeurs fondamentales : favoriser la santé, faire preuve d’humilité, accueillir le changement, maximiser notre impact, apprendre et évoluer, et être chaleureux.À Cœur + AVC, nous croyons à l’importance de l’équité, de la diversité et de l’inclusion, qui fait partie intégrante de nos valeurs et de notre mission principale : aider les gens de partout au pays à améliorer leur santé. Nous nous engageons à appliquer ce principe afin de créer un environnement accueillant qui favorise la diversité parmi nos employés. Les candidats issus de divers groupes, y compris, sans toutefois s’y limiter, les peuples autochtones, les communautés racialisées, les communautés 2SLGBTQIA+, les femmes et les personnes en situation de handicap sont encouragés à postuler.Pour en savoir plus sur notre mission, nos valeurs, notre engagement en matière d’équité, de diversité et d’inclusion, ainsi que sur l’impact de Cœur et AVC dans la vie des personnes vivant au Canada, veuillez visiter notre site web.De qui avons-nous besoinL’adjoint ou adjointe de direction fait preuve d’initiative, de jugement et d’autonomie en ce qui a trait à la gestion de l’agenda et des activités quotidiennes de la vice-présidente principale. Le poste demande de la proactivité et un sens de l’organisation développé. L’adjoint ou adjointe de direction offre du soutien aux membres du conseil consultatif provincial et fait preuve de discrétion quant à la diffusion de l’information aux membres du conseil consultatif, des comités et du personnel, ainsi qu’aux divers intervenants.Comment allez-vous avoir un impact au quotidienSoutien administratif aux membres de la haute direction

• Offrir du soutien administratif à la vice-présidente principale et aux membres du conseil consultatif provincial du Québec.
• Transcrire et préparer des procès-verbaux précis des réunions de la vice-présidente principale, du conseil consultatif et des comités et assurer le suivi des questions en suspens.
• Rédiger des ébauches de lettres, de mémos et de rapports en effectuant les recherches nécessaires afin de communiquer les décisions, les idées et l’agenda de la vice-présidente principale ; préparer la correspondance, des rapports et des présentations PowerPoint ; relire et modifier des documents.
• Coordonner l’emploi du temps et les rendez-vous de la vice-présidente principale.
• Planifier, organiser et fixer les réunions de la vice-présidente principale, des membres du conseil consultatif et des comités.
• Gérer le système de classement électronique de la vice-présidente principale : créer des fichiers et des dossiers en faisant preuve de jugement en fonction des besoins du bureau, et mettre à jour, conserver, supprimer et récupérer les fichiers et dossiers, au besoin.
• Offrir de l’assistance à la vice-présidente principale pour la planification du budget. Collaborer avec d’autres membres du personnel pour planifier, organiser et coordonner les activités de Cœur + AVC, des événements spéciaux et des projets impliquant plusieurs équipes, au besoin.
• Assurer le traitement, la consignation et le suivi des dépenses et d’autres documents contractuels exigeant l’approbation de la vice-présidente principale, Québec.
• Coordonner et organiser des téléconférences et des vidéoconférences.
• Effectuer une grande variété de tâches administratives complexes et contribuer à des projets particuliers selon les directives de la vice-présidente principale.
• Organiser les déplacements de la vice-présidente principale et s’occuper des frais de déplacement.
• Coordonner et soutenir les activités philanthropiques de la vice-présidente principale.

Soutien administratif des membres des conseils consultatifs provinciaux

• Coordonner la logistique et le soutien lors des réunions du conseil consultatif et des comités au Québec.
• Coordonner et distribuer les documents des réunions du conseil consultatif ; organiser les réunions et y participer ; prendre des notes et transcrire les procès-verbaux.
• Faire le suivi et la gestion des nominations et de la durée des mandats des membres du conseil consultatif provincial et assurer le respect du mandat du conseil consultatif.

Soutien relatif aux installations du bureau de Montréal

• Agir comme premier point de contact pour les membres du personnel et les visiteurs qui ont besoin de soutien relatif aux installations.
• Appuyer et à l’occasion prendre en charge les besoins relatifs aux installations en agissant notamment comme intermédiaire avec les gestionnaires de l’immeuble et les fournisseurs de service (éclairage, électricité, plomberie, ventilation et climatisation, nettoyage de tapis, sécurité, serrures) lorsque la personne-ressource principale n’est pas disponible.
• S’assurer que les locaux de rangement du bureau sont en ordre et accessibles aux membres du personnel et aux bénévoles lorsqu’ils en ont besoin.
• Aider à configurer la salle de conférence et toute autre salle de réunion.
• Activer, vérifier, distribuer et récupérer les clés et les laissez-passer de sécurité.
• S’assurer que la trousse de premiers soins est à jour et complète et agir à titre de responsable en matière de santé et sécurité du bureau.
• Gérer les réserves d’équipement de protection individuelle du bureau (désinfectant, lingettes, masques supplémentaires, filtres à haute efficacité de rechange pour le purificateur d’air).
• Gérer le courrier, le service de messagerie et les livraisons (expédition/réception).
• Gérer les stocks de fournitures de bureau (commande, entreposage).
• S’occuper de la cuisine (approvisionnement en ustensiles, tasses, café/eau, entreposage).
• Veiller au bon fonctionnement des télécopieurs (encre, entretien).
• S’occuper d’autres tâches administratives ponctuelles comme demandé (service à la clientèle, entrée de données, inventaire).

Réception et service à la clientèle

• Être responsable de la réception, accueillir les visiteurs et aviser les collègues concernés de leur arrivée.

• Recueillir les dons en personne conformément aux processus de traitement des dons.
• Inscrire les visiteurs/bénévoles au registre d’accueil, distribuer et récupérer les laissez-passer de sécurité des employés, des bénévoles et des visiteurs et tenir un registre des lieux de réunion des visiteurs/bénévoles.
• Agir à titre de spécialiste du système de réservation du bureau et en assurer la gestion, notamment par la résolution de conflits d’horaire et la production de rapports au besoin.

Ce que vous apportezFormation et expérience

• Études postsecondaires en administration des affaires ou expérience pertinente
• Trois à cinq années d’expérience pertinentes en administration et en service à la clientèle, particulièrement dans la gestion d’un agenda complexe pour un cadre supérieur. (On entend par « agenda complexe » un emploi du temps influencé par des partenaires externes, des collègues, des impondérables, la météo et la politique.)
• Expérience dans la préparation d’ordres du jour, la prise de notes et la transcription de procès-verbaux.
• Expérience dans le soutien à la prise de décisions confidentielles et de haut niveau, en faisant preuve de discrétion.
• Expérience avec une base de données de gestion de la clientèle, un atout.

Compétences

• Parfaitement bilingue (français et en anglais) à l’oral et à l’écrit.
• Aptitudes marquées en rédaction administrative et bonne maîtrise du français et de l’anglais (usage, grammaire, ponctuation, orthographe).
• Normes élevées en matière d’éthique et de confidentialité, dans le traitement des renseignements de nature délicate.
• Excellentes compétences en communication orale et écrite.
• Aptitudes éprouvées en rédaction administrative.
• Aptitude démontrée à établir les priorités et à travailler efficacement de façon très autonome.
• Excellente capacité à régler des problèmes, à s’adapter au changement et à résoudre des conflits de façon professionnelle et collaborative.
• Capacité à effectuer plusieurs tâches à la fois, souci du détail et de la précision, capacité à respecter des échéanciers serrés.
• Excellentes aptitudes organisationnelles et décisionnelles.
• Approche axée sur le service à la clientèle.
• Sens de l’initiative, esprit critique et bon jugement.
• Solide éthique professionnelle et capacité à travailler selon un horaire flexible.
• Esprit d’équipe et sens de la collaboration développés, et volonté de favoriser un environnement de travail positif.
• Approche proactive à l’égard du travail. Excellente maîtrise des outils numériques, y compris de la suite Microsoft (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams et Publisher) et des outils collaboratifs/audiovisuels.

Ce que nous offronsEn plus d’offrir un salaire concurrentiel, Cœur + AVC considère que les congés sont essentiels à la santé et au bien-être personnels des employés. Nous offrons de généreux congés payés comprenant des jours de vacances, des congés personnels, des jours de congé bien-être et des congés payés entre Noël et le jour de l’An. De plus, nous offrons un régime d’avantages sociaux avantageux, comprenant les soins de santé, les soins médicaux, les soins dentaires et les soins de la vue, en plus d’une assurance-vie de base, d’une assurance invalidité, d’un programme d’aide aux employés (PAE) et d’un régime de retraite à cotisations déterminées auquel l’employeur cotise à parité avec l’employé. De plus, nos employés bénéficient de modalités de travail hybride flexibles et de mesure de soutien comprenant le remboursement des coûts associés à l’utilisation d’un téléphone cellulaire et à l’aménagement de bureaux à domicile.Postulez dès maintenantCombattons ensemble. Si vous voulez vous joindre à la lutte contre les maladies du cœur et l’AVC tout en bâtissant une communauté engagée et généreuse, présentez votre candidature d’ici au 19 mars 2024. Nous nous engageons à assurer un milieu de travail inclusif, accessible et sans obstacle. Si vous êtes invité à passer une entrevue et que vous avez besoin de certaines mesures d’adaptation pour pouvoir participer au processus de recrutement et de sélection, veuillez-nous en aviser, et nous travaillerons avec vous pour répondre à vos besoins.Bien que la maîtrise du français soit une exigence clé pour vivre et travailler au Québec, la maîtrise de l #39;anglais parlé et écrit est également requise pour une communication efficace avec des collègues et partenaires à travers le pays. En exigeant la maîtrise de l #39;anglais pour ce poste au Québec, nous visons à promouvoir une communication efficace, une collaboration interfonctionnelle et des opportunités de développement de carrière pour tous les employés. Cette approche s #39;aligne sur l #39;engagement de notre organisation à maintenir une main-d #39;œuvre cohésive et unie à travers le pays. Si vous êtes enthousiaste à l’idée de rejoindre une organisation inclusive qui valorise une communication efficace et le travail d’équipe au-delà des frontières linguistiques, nous vous encourageons à postuler.______________________________________________________________Who we areAt Heartamp; Stroke our mission is to promote health, save lives and enhance recovery. We are committed to a culture that exemplifies our core values: champion health, practice humility, embrace change, drive impact, learn and grow and be heartfelt as we work together to beat heart disease and stroke.We believe in equity, diversity and inclusion ― it’s embedded in our values and core mission work to support all people in Canada to lead healthier lives. We are committed to applying this principle to cultivate a welcoming environment that embraces diversity among our employees. Candidates from diverse backgrounds, including but not limited to, Indigenous peoples, racialized communities, 2SLGBTQIA+ communities, women, and people living disabilities are encouraged to apply.To learn more about our mission, values, commitment to EDI, and the difference Heartamp; Stroke makes in the lives of people in Canada at every age, please visit our website.The opportunityReporting to the SVP QC, the Executive Assistant and office administrator (EA) is responsible for the high-level, confidential administrative support to the office of the SVP and to the Provincial Advisory Board (PAB) in QC. This role is also accountable for supporting general office administration tasks and providing on-site facilities assistance.The Executive Assistant exercises initiative and independent judgment in managing the SVP’s calendar, and daily activities, is proactive and highly organized.The EA supports the PAB and uses discretion in the dissemination of information to board members, committee members, staff and the various stakeholders served by Heartamp; Stroke.How you will make an impact every day

• Provide administrative support to the SVP and Provincial Advisory Board in QC
• Transcribe and prepare accurate minutes of SVP, Board and Committee meetings as required and track and monitor pending issues for follow-up
• Research, develop and draft letters, memos or reports to communicate the SVP’s decisions, ideas, agenda, and prepare correspondence, reports, PowerPoint presentations, proofread and edit documents.
• Coordinate the SVP’s schedule and appointments
• Plan, organize and schedule SVP, Board, and Committee meetings
• Manage the SVP electronic filing system, creating files and records as necessary using judgment and knowledge of office requirements, updating files and records, determining retention, and purging, and retrieving files and documents as needed.
• Assist the SVP with budget planning . Coordinate with other staff to plan, organize and co-ordinate Heartamp; Stroke functions, special events and interdepartmental projects as required
• process, record and track expenses and other contractual documents requiring SVP, QC approval or for which he is accountable
• to reconcile themonthly corporate credit card statement.
• Coordinate and organize teleconference and videoconference calls
• Perform a wide variety of complex administrative duties and assist with special projects as directed by the SVP.
• Handle designated projects for the SVP and keep SVP apprised of the progress and outcomes of such projects
• On behalf of the SVP, monitor leave requests from reporting staff
• Safeguard the confidentiality of Heartamp; Stroke exercising discretion in communicating information to staff and the various stakeholders served by the Heartamp; Stroke and in handling administrative records, personnel actions, performance evaluations, promotion, and similar confidential items.
• Arranges SVP travel and prepares travel expenses.
• Coordinate and support the Development activity of the SVP
• Liaise with other teams and volunteers as an ambassador of the office of the SVP QC.

Supporting the Provincial Advisory Boards

• Coordinate logistics and support for all QC Board and Committee meetings
• Coordinate and distribute Board meeting package(s), set up for and attend meetings, record, and transcribe minutes.
• Track, manage and ensure compliance with terms of reference for terms and nominations of provincial board members.

Support On-site Facilities needs

• First point of contact for employees and guests requiring facilities support
• Support and sometimes lead facilities needs such as being a liaison to property management and service providers (lights, electrical, plumbing, HVAC, carpet

• cleaning, security, locksmith) when the primary liaison is not available.
• Responsible for on-site storage rooms to ensure they are kept in an orderly fashion and are accessible to employees and volunteers as warranted
• Boardroom and other meeting space setup support (where warranted)
• Key and security card activation / d’ activation, audit, distribution / collection as needed
• Maintain First Aid Kit and act as the Health and Safety representative for the office

• Maintain/replenish stock of PPE-related office supplies - sanitizer, wipes, supplemental masks, air purifier Hepa filter replacements
• Daily mail, courieramp; delivery processing (shipping/receiving, administration)
• Maintain office supply inventory (ordering, stocking, administration)
• Facility-related administration
• Maintain kitchensamp; reveries, utensils, cups, coffee / water (supplies, admin, stocking)
• Maintain the copier fleet (toner, servicing, administration)
• Other ad hoc administrative projects as assigned (customer service, data entry, inventory, etc.)

Who we needExperience

• 3-5 years of relevant administrative and customer service experience, especially managing a complex calendar for a senior executive. (Complex means a calendar driven by external partners, colleagues, situations, weather and politics.)
• Experience preparing agendas, recording, and transcribing minutes
• Experience supporting confidential and senior-level decision-making, demonstrating discretion

Education

• Post-Secondary education with a focus on business administration or applicable experience

Skills

• Fully bilingual in both English and French.
• Strong business writing skills with command of grammar, punctuation, spelling and correct use of French and English language;
• High standards of ethics and confidentially to handle sensitive information
• Excellent oral, written communication skills, including editorial skills;
• Proven abilities in business writing
• Demonstrated ability to prioritize workload and operate effectively with a high level of autonomy
• Excellent ability to problem solve, manage change and resolve conflict in a professional and collaborative manner
• Strong multi-tasking skills; attention to detail, accuracy; ability to meet deadlines under pressure;
• Excellent organizational and decision-making skills;
• Customer service oriented
• Demonstrate initiative, critical thinking and good judgment
• A strong work ethic and ability to work to a flexible schedule;
• Strong teamwork and collaborative skills, demonstrating a concern for people to promote a positive work environment.
• Proactive approach to work Strong digital fluency including Microsoft suite (Word, Excel, Power Point, Outlook, Teams, Publisher) and collaboration/AV tools
• Experience with a CRM database would be an asset.

What we offerAt Heartamp; Stroke, we make it a priority to foster a culture of caring by implementing practices and programs that foster respect, compassion, trust and attentiveness to our own and others’ health and well-being.In addition to a competitive salary, we believe that time off is integral to the personal health and wellness of our employees. We offer a generous paid time-off package including vacation days, personal days, wellness days, and paid company-wide closure between December 25 and January 1. We also provide competitive health, medical, dental and vision benefits, life insurance, disability benefits, an employee assistance program (EAP) and a defined contribution pension plan with employer matching. Our employees also enjoy a flexible hybrid working model and reimbursement for mobile phones and home office setup, as well as opportunities for professional development. Apply nowIf you want to join the fight to beat heart disease and stroke, please apply by sending your resume by March 19, 2024. Applicants must be currently residing in Canada and legally entitled to work in Canada.Only those candidates that qualify will be selected for an interview. At this time, all interviews are being conducted via phone and/or video call ― we look forward to “virtually” meeting you! AccommodationWe are committed to fostering an inclusive, barrier-free and accessible environment. If you have been contacted for an interview and require accommodation to participate in the recruitment and selection process, please let us know and we will do our best to address your needs. Powered by JazzHR