Agente ou agent de secrétariat à la direction des services professionnels - Jobs in Montréal

Job Description

Renseignements générauxTu crois que tu saurais mettre à profit toute ton expérience et tes aptitudes professionnelles au sein de notre organisationNous sommes à la recherche d’une personne motivée avec un grand sens de l’organisation qui désire s’épanouir et faire partie de notre grande équipe.Agente ou agent de secrétariat à la direction des services professionnelsUn emploi régulier est à pourvoir au 800, boul. Gouin Ouest à MontréalMinistère de la Sécurité publique : Sous-ministériat des services correctionnels (SMSG) - Direction générale de Montréal - Établissement de détention de Montréal - Direction des services professionnels.L’employé pourrait être autorisé à travailler en mode hybride (télétravail/présentiel).Notre grande mission : Le ministère de la Sécurité publique (MSP) assure, de concert avec ses partenaires, la sécurité publique au Québec et est appelé à diminuer la vulnérabilité des Québécoises et des Québécois, notamment face aux risques liés à la criminalité et aux sinistres.Les défis de notre organisation : Le SMSC contribue à assurer à la population un milieu de vie sécuritaire. En effet, en collaboration avec les institutions et les organismes avec lesquels elle partage cette mission, elle éclaire les tribunaux et assure la prise en charge, dans la communauté ou en détention, des personnes qui lui sont confiées en favorisant leur réinsertion sociale. Les établissements de détention sont responsables des programmes de garde, d’hébergement, d’évaluation, d’encadrement et d’accompagnement des personnes prévenues et des personnes condamnées à une peine d’incarcération de moins de deux ans. L’établissement de détention de Montréal héberge quotidiennement 1200 personnes prévenues, détenues ou condamnées à une peine discontinue. Il assure la gestion du quartier cellulaire du Centre des services judiciaires Gouin (CSJG).Ton rôle au sein de notre équipe : Sous l’autorité du directeur des services professionnels, la personne titulaire de l’emploi agit comme agente de secrétariat et est appelée à effectuer diverses activités de soutien administratif en matière opérationnelle. Elle :

• Assure un suivi rigoureux des différents mandats de la Direction des services professionnels (DSP) en veillant au respect des échéances et au suivi des actions à réaliser;
• Fait la saisie de données et compile des statistiques en lien avec les mandats;
• Prépare certaines notes, et effectue la mise en page et la révision linguistique de documents;
• Voit à la logistique des réunions administratives et produit les comptes rendus de celles-ci;
• Fait la gestion des appels téléphoniques, de la documentation, de la correspondance et de l’agenda du directeur;
• Effectue le suivi de l’assiduité des membres de l’équipe;
• Assure le traitement du courrier, ainsi que l’acheminement et le suivi des documents;
• Utilise des outils, procédures et méthodes de travail susceptibles d’améliorer les besoins de l’organisation.

Échelle de traitement : De 38 352 $ à 49 036 $**Les montants associés aux différents échelons peuvent être consultés sur le site Web du Secrétariat du Conseil du trésor. Le nombre d’heures hebdomadaires de travail pour cet emploi est de 35 heures.Profil recherchéCe qu’il te faut pour faire partie de l’équipe :

• Détenir un diplôme d’études professionnelles (DEP) avec spécialisation dans le domaine du secrétariat ou une attestation d’études pertinentes dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente. La candidature d’une personne qui est en voie de terminer la dernière année de scolarité exigée pour l’obtention du diplôme requis pourrait être considérée.
  • Chaque année de scolarité manquante peut être compensée par une année de scolarité pertinente de niveau égal ou supérieur à celle exigée.

OU

• Détenir un diplôme d’études secondaires équivalant à une 11e année ou à une 5e année du secondaire reconnue par l’autorité compétente ou une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente ET posséder une année d’expérience en tant qu’agente ou agent de secrétariat.
  • Une personne qui a un nombre d’années de scolarité inférieur à une 11e année ou à une 5e année du secondaire peut compenser chaque année de scolarité manquante par deux années d’expérience de travail rémunéré ou non, y compris la charge de travail familiale.
  • La candidature d’une personne qui est en voie de terminer la dernière année de scolarité exigée pour l’obtention du diplôme requis pourrait être considérée.
• Pour être considérée, toute scolarité effectuée hors du Canada doit faire l’objet d’une évaluation comparative (attestation d’équivalence) délivrée par le ministère de l’Immigration, de la Francisation et de l’Intégration.

ET

• Posséder la citoyenneté canadienne, le statut de résident permanent ou un permis de travail émis par l’autorité fédérale compétente pour occuper un emploi dans la fonction publique du Québec.
  • Une personne en attente de la preuve de son statut de résident permanent ou d’un permis de travail peut soumettre sa candidature au présent processus de sélection. Toutefois, elle devra être autorisée à travailler légalement au Canada au moment de sa nomination.
• Avoir une connaissance du français appropriée aux fonctions.
• La personne retenue pourrait devoir satisfaire aux exigences d’une enquête de sécurité.

Autres éléments du profil recherché :

• La personne recherchée doit être à l’aise de travailler dans un environnement carcéral.
• Elle doit avoir une facilité avec les systèmes informatiques, une grande capacité d’apprentissage et être en mesure d’effectuer des tâches multidisciplinaires.
• Elle doit posséder une bonne maîtrise de la langue française, une connaissance de l’environnement Windows ainsi que des logiciels Word, Excel, PowerPoint et Outlook.
• Elle doit avoir un bon niveau d’autonomie et d’initiative, avoir la capacité de bien organiser son travail, faire preuve de rigueur et d’esprit d’équipe, avoir le sens des responsabilités et avoir de l’initiative.
• Elle doit également avoir une grande facilité d’accueil et de communication puisqu’elle doit maintenir de nombreux contacts avec les employés et les directions.
• Finalement, elle doit faire preuve de discrétion et de diplomatie.

Modalités d #39;inscriptionPrêt à te joindre à nousPériode d’inscription : Du 24 octobre au 6 novembre 2023, à 23 h 59.Au terme du traitement de votre candidature, il est possible que cette offre ne soit plus accessible dans votre dossier en ligne. Par conséquent, nous vous suggérons de conserver une copie de cette offre pour consultation ultérieure.Inscription : Pour soumettre votre candidature, vous devez cliquer sur « Poser ma candidature ». Prenez note que l’inscription doit obligatoirement s’effectuer à l’aide du formulaire d’inscription en ligne. Seuls les renseignements contenus dans votre formulaire d’inscription seront considérés.Veuillez noter qu’il est de votre responsabilité de fournir un dossier complet et détaillé. Il est important de bien détailler vos expériences de travail et d’indiquer, à l’aide du menu déroulant de la section « Exigences et atouts », si vous détenez les exigences de l’emploi et atouts spécifiques indiqués à la section « Profil recherché ». C’est notamment avec cette information que les candidatures répondant le mieux au profil recherché seront repérées. Lorsque vous aurez soumis votre candidature, les informations contenues dans le formulaire ne pourront plus être modifiées.Aucune candidature transmise par courrier, courriel ou télécopieur ne sera acceptée. Seules les personnes retenues seront contactées.Ce ou ces postes sont à pourvoir dans la ou les villes suivantes : MontréalInformations sur le processus de sélection : dotation-drh@msp.gouv.qc.caInformations sur les attributions de l’emploi : Monsieur Fadi Wakim, directeur des services professionnels, fadi.wakim@msp.gouv.qc.caInformations sur les modalités d’inscription en ligne : Si vous éprouvez des difficultés à postuler en ligne ou si vous croyez nécessaire d’apporter des modifications à votre formulaire pendant la période d’inscription, vous pouvez communiquer avec le Centre d’assistance en dotation pour la région de Québec, au 418 528-7157, ou ailleurs au Québec, au numéro sans frais au 1 866 672-3460.La fonction publique du Québec applique des mesures d’accès à l’égalité en emploi à l’intention des femmes (pour certaines classes d’emplois particulières), des membres des minorités visibles et ethniques, des personnes handicapées, des anglophones et des Autochtones.