Adjoint(e) exécutif(ve) - Jobs in Montreal, Quebec, H4P 2M2

Job Description

Axxel RH est une firme RH et d’acquisition de talents et nous sommes actuellement à la recherche d’un(e) Adjoint(e) exécutif(ve) à Montréal pour un gros acteur de l’évènementiel (centre-ville, 3 jours en présentiel et 2 jours de travail à distance). Il s’agit d’un contrat de 6 mois avec forte possibilité de prolongation et permanence.Sous la supervision de la présidente-directrice générale (PDG) et du secrétaire général, vous aurez l’opportunité d’assister à la coordination et à l’exécution des tâches administratives nécessaires au bon fonctionnement du bureau de la présidence et du secrétariat général. Vous aurez l’opportunité de mettre à profit vos habiletés pour l’organisation en jouant un rôle déterminant dans l’organisation et la coordination du travail du bureau de la direction et de l’encadrement des suivis administratifs du comité de direction.   Responsabilités et tâches :

• Optimiser la gestion du temps de la PDG en coordonnant efficacement son horaire de travail en fonction des priorités stratégiques et opérationnelles;  
• Assurer la planification des réunions du comité de direction en coordonnant la préparation des ordres du jour, selon les directives de la PDG et selon les dossiers prioritaires découlant des rencontres antérieures, de l’agenda corporatif et du plan d’action annuel; 
• Assurez la rédaction des procès-verbaux des rencontres du comité de direction en identifiant les suivis et les actions des membres du comité en découlent;  
• Assurer le classement efficace de l’ensemble de la documentation de la direction sur les différentes plateformes et selon les pratiques établies et conformément à la politique d’archivage de la Société;  
• Assurer la gestion des appels téléphoniques et de la correspondance électronique et le courrier du bureau de la présidence, du secrétariat général et de la direction des affaires corporatives; 

• Rédiger la correspondance telle que les lettres, documents et rapports administratifs ainsi que développer des documents pour présentation;  
• Assurer la liaison avec la Présidente du conseil d’administration et les membres du conseil pour des demandes de nature administrative; 
• Assurer le suivi et la mise à jour du budget de la direction générale et du secrétariat général et de la direction des affaires corporatives ; préparer les réquisitions de paiement des comptes d’honoraires pour les mandats confiés à des professionnels externes et préparer les allocations de dépenses;  
• Améliorer les outils de gestion et les méthodes de travail (procédures, échéanciers, etc.) visant à assurer l’efficacité de la gestion du bureau de la PDG et du secrétariat général et de la direction des affaires corporatives; 
• Préparer le calendrier des réunions du conseil, exécuter les tâches administratives reliées à l’organisation de réunions du conseil et de ses comités telles que les convocations, la coordination et la préparation des ordres du jour, sous la supervision du secrétaire général et directeur des affaires corporatives; 
• Assurer la rédaction des procès-verbaux et des résolutions des réunions du Conseil d’administration et des comités du conseil;  
• Collaborer à la rédaction et aux suivis des ententes contractuelles variées et offrir l’appui administratif concernant les demandes reliées au secrétariat général.

Qualifications et habiletés :

• Détenir un diplôme d’études collégiales en administration, en bureautique ou dans un autre programme d’études pertinent à l’emploi; 
• Avoir un minimum de 8 années d #39;expérience pertinente dont un minimum de 3 ans à titre d’ajointe exécutive auprès d’un poste de haut dirigeant; 
• Toute combinaison de formation et d’expérience jugée équivalente sera considérée;  
• Posséder une expérience dans l’organisation de réunions et la préparation de la documentation d’un conseil d’administration et de l’utilisation d’un logiciel de gestion de cette dernière (Dilitrust, Diligent Boards ou autre);  
• Posséder une connaissance approfondie de la langue française et une bonne connaissance de la langue anglaise autant écrite que parlée; 
• Maîtriser la suite Microsoft et l’environnement de travail TEAMS;
• Être occasionnellement disponible en soirée pour assister aux rencontres du Conseil d’administration
• Posséder de l’autonomie, du tact, un très bon jugement, de l’initiative, de l’entregent et avoir un sens de l’organisation très développé; 
• Capacité de travail et démontrer de la rigueur dans la préparation et la révision de documents; 
• Avoir le sens des priorités et la capacité de gérer plusieurs dossiers efficacement.

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